Fila 3 · Contabilitate
Cum se înregistrează o factură de la furnizor, pas cu pas
Afli ce verifici la o factură primită, cum o contabilizezi cu TVA deductibilă și cum treci plata către furnizor, în pași simpli și cu exemple de conturi.
Pentru a înregistra o factură de la furnizor, verifici mai întâi dacă documentul este complet și corespunde unei achiziții reale, apoi o treci în evidența contabilă ca datorie către furnizor, cu TVA deductibilă separată, dacă este cazul. Când o plătești, datoria se stinge prin contul de bancă sau prin casă. Informațiile din acest ghid sunt generale; pentru situația concretă a firmei, consultă contabilul care ți-o ține.
Ce verifici înainte de orice înregistrare
Primul pas este controlul documentului, nu scrierea lui în program. O factură primită trebuie să conțină datele de identificare ale furnizorului și ale cumpărătorului, numărul și data emiterii, descrierea bunurilor sau a serviciilor, cantitățile, valoarea fără TVA, taxa și totalul de plată.
- Datele firmei tale (denumire, cod de identificare fiscală, adresă) sunt scrise corect, altfel documentul poate fi contestat la un control.
- Bunurile au fost primite sau serviciul a fost prestat; pentru marfă există, de regulă, un aviz sau un proces-verbal de recepție.
- Prețul și cantitățile se potrivesc cu comanda sau cu contractul.
- Factura nu a mai fost înregistrată o dată, ceea ce se întâmplă des când documentul vine și pe e-mail, și prin sistemul electronic.
Dacă ceva nu se potrivește, nu înregistra factura și cere furnizorului o corectură înainte de a trece mai departe.
Cum se contabilizează factura primită
Factura se înregistrează în data în care apare obligația de plată, folosind principiul partidei duble: o cheltuială sau un stoc crește, iar datoria către furnizor crește și ea. Logica de fond este cea din contabilitatea de angajament, unde contează momentul operațiunii, nu al plății.
Un exemplu simplu, fără sume: firma cumpără marfă de revândut. Se debitează contul de mărfuri cu valoarea fără TVA, se debitează contul de TVA deductibilă cu taxa din factură și se creditează contul de furnizori cu totalul facturii. Dacă este un serviciu, în loc de contul de mărfuri se folosește un cont de cheltuieli potrivit, de pildă cel pentru servicii prestate de terți sau pentru întreținere.
| Element din factură | Unde ajunge |
|---|---|
| Valoarea fără TVA | Debit: stoc sau cheltuială |
| TVA din factură | Debit: TVA deductibilă, dacă firma este plătitoare |
| Total de plată | Credit: furnizori |
Ce se întâmplă cu TVA-ul din factură
TVA-ul din factura primită se poate deduce numai dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, iar achiziția servește activității taxabile. Taxa se evidențiază separat și apare în jurnalul de cumpărări, de unde ajunge în decontul lunar sau trimestrial. Dacă firma nu este plătitoare de TVA, taxa nu se deduce și face parte din costul bunului sau al serviciului.
Ordinea în care ții evidența contează: jurnalul de cumpărări trebuie să urmeze numerotarea internă a documentelor primite, iar fiecare factură păstrează trimiterea către documentul justificativ. Dacă ai dubii despre dreptul de deducere, întreabă contabilul înainte de depunerea decontului.
Cum înregistrezi plata către furnizor
Plata unei facturi este o operațiune separată de înregistrarea ei și se face pe baza extrasului de cont sau a chitanței. Se debitează contul de furnizori și se creditează contul de bancă sau de casă, astfel încât soldul datoriei față de acel furnizor scade cu suma plătită. Dacă plătești doar o parte, datoria rămâne deschisă pentru diferență.
La sfârșitul lunii, soldul din contul de furnizori trebuie să corespundă cu cel confirmat de furnizor. O diferență apare, de obicei, din facturi neînregistrate, plăți neidentificate sau diferențe de curs, iar verificarea periodică te scutește de surprize la închiderea anului.
Ce faci când factura conține erori sau vine în format electronic
O factură greșită nu se modifică, ci se corectează prin documentele prevăzute de lege, adică stornare sau notă de credit emisă de furnizor. Dacă primești documente prin sistemul național, e util să știi ce tipuri de documente există în e-Factura, pentru că nota de credit și factura obișnuită se înregistrează diferent.
Pentru întregul circuit al documentelor de la achiziție la bilanț, vezi și ghidul complet de contabilitate pentru antreprenori, iar pentru alte subiecte similare poți parcurge categoria Contabilitate.
Pe scurt
- Verifică datele, bunurile primite și prețul înainte de înregistrare.
- Factura crește stocul sau cheltuiala și datoria către furnizor, iar TVA-ul se evidențiază separat.
- Plata stinge datoria prin bancă sau casă și se înregistrează pe baza extrasului ori a chitanței.
- Greșelile se corectează prin stornare sau notă de credit, nu prin modificarea facturii.
Întrebări frecvente
Cât timp am la dispoziție să înregistrez o factură primită?
Factura se înregistrează în luna în care a fost emisă sau primită, ca să intre în jurnalul de cumpărări și în decontul corect. Verifică termenele aplicabile situației tale cu contabilul.
Pot înregistra o factură fără aviz de însoțire?
Depinde de tipul achiziției. Pentru servicii, factura și contractul sunt de regulă suficiente, iar pentru marfă este indicat un document de recepție care să dovedească intrarea în gestiune.
Ce fac dacă furnizorul a greșit unele date de pe factură?
Cere furnizorului să emită o factură de stornare și una nouă, corectă. Nu corecta singur documentul original și păstrează ambele acte în dosar.
Material informativ; pentru situația firmei tale consultă un contabil sau un consultant fiscal.
