Factura proformă este un document comercial care arată clientului ce ar urma să cumpere, la ce preț și în ce condiții, fără să fie o factură fiscală. Seamănă cu factura la aspect, dar nu produce efecte de contabilitate sau de TVA: nu se înregistrează în venituri, nu apare în jurnalele de TVA și nu dă clientului dreptul să deducă ceva. Rolul ei este practic: clientul știe ce are de plătit, iar tu ai un document clar de pornire pentru comandă.
În multe firme mici proforma este folosită ca un fel de ofertă fermă. Confuziile apar când este tratată ca factură adevărată, de aici și erorile de înregistrare. Informațiile de mai jos sunt generale; pentru cazuri concrete, mai ales cele cu TVA, întreabă contabilul firmei.
La ce folosește o proformă
Există câteva situații în care proforma este utilă și des întâlnită:
- clientul are nevoie de un document pentru a aproba intern o achiziție;
- vinzi pe bază de plată în avans și vrei să fie clar ce sumă se așteaptă în cont;
- pregătești o livrare complexă, iar prețul trebuie confirmat înainte de producție;
- exporți sau vinzi către parteneri care cer un document pentru formalități bancare sau vamale.
Proforma nu obligă la livrare prin ea însăși. Condițiile din ea, valabilitate, termen de plată, mod de livrare, contează însă ca angajament comercial, așa că scrie-le cu grijă.
Proformă și factură fiscală: diferențele care contează
| Aspect | Factura proformă | Factura fiscală |
|---|---|---|
| Natura documentului | ofertă / document informativ | document justificativ cu valoare fiscală |
| Serie și număr | serie proprie, separată | serie și numerotare din registrul de facturi |
| Înregistrare în contabilitate | nu se înregistrează | se înregistrează în venituri sau cheltuieli |
| Efect asupra TVA | niciunul | generează TVA colectată sau deductibilă |
| Transmitere în e-Factura | nu se transmite | se transmite, în cazurile prevăzute de lege |
Un sfat practic: numerotează proformele într-o serie distinctă și menționează clar pe document că nu are valoare fiscală. Așa nu se amestecă cu facturile reale și nu apar goluri în seria fiscală.
Ce faci când primești bani pe baza proformei
Dacă clientul plătește, banii intră în contul firmei, dar încasarea nu înseamnă automat venit. Până la livrare sau prestare, suma reprezintă un avans primit de la client. Contabilul îl înregistrează la conturile destinate clienților, iar tratamentul TVA depinde de momentul în care devine exigibilă taxa. Mecanismul este explicat în articolul Avansul și TVA: când devine exigibilă taxa la încasare.
Când livrezi bunurile sau prestezi serviciul, emiți factura fiscală. Pe ea se scade avansul deja primit, iar clientul plătește doar diferența, dacă există. Dacă firma emite și facturi de avans, se aplică regulile specifice acestora, iar proforma rămâne doar documentul de pornire.
Ce nu faci cu o proformă
- nu o trimiți în e-Factura ca și cum ar fi factură;
- nu o folosești ca justificare pentru deducerea TVA;
- nu o lași în evidență ca „vânzare”, ci doar ca document de ofertă;
- nu o schimbi ulterior pe aceeași serie cu factura, pentru că documentele sunt diferite.
Proforma primită de la un furnizor
Și firma ta primește proforme. Plata pe baza unei proforme este normală, dar documentul justificativ pentru contabilitate rămâne factura fiscală pe care o emite furnizorul după încasare sau livrare. Notează în dosar legătura dintre cele două: numărul proformei, extrasul de cont cu plata și factura primită ulterior. Așa contabilul poate închide corect decontul cu furnizorul. Despre actele pe care le predai lunar găsești detalii în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Un lucru de urmărit: dacă furnizorul nu emite factura după ce ai plătit, ai un avans plătit care rămâne deschis în evidență. Cere factura în scris și păstrează corespondența.
Cum se pot evita problemele
Câteva obiceiuri simple reduc riscurile:
- scrie pe proformă data valabilității ofertei și condițiile de plată;
- folosește o serie separată și o numerotare proprie;
- verifică ca datele clientului (denumire, cod de identificare) să coincidă cu cele de pe factura finală;
- după încasare, informează contabilul care este factura aferentă;
- arhivează proformele împreună cu comanda, nu în registrul de facturi.
Dacă un client cere „factura” doar pentru a plăti, explică-i diferența. Unii consideră proforma suficientă pentru deducere, dar fiscal nu este, iar clientul ar putea avea probleme la propriul control.
Un exemplu din practică
Un atelier primește o comandă de mobilier la comandă, cu execuție de câteva săptămâni. Înainte de a cumpăra materialele, cere clientului un avans și îi trimite o proformă cu descrierea produselor, prețul total și suma avansului. Clientul o aprobă intern și plătește. Atelierul înregistrează banii ca avans primit, nu ca vânzare. La livrare emite factura fiscală pentru întreaga valoare, scade avansul și cere diferența. Exemplul arată de ce ordinea documentelor contează, iar pentru alegerea unui program care ține corect astfel de fluxuri poți citi Program de facturare pentru e-Factura: ce criterii contează.
Ce merită reținut despre factura proformă
- Proforma este ofertă sub formă de factură și nu are valoare fiscală.
- Nu se înregistrează în venituri și nu intră în jurnalele de TVA.
- Banii încasați pe baza ei sunt, până la livrare, un avans primit.
- Factura fiscală se emite la livrare sau la prestare, cu avansul scăzut.
- Folosește serie separată și arhivează documentele împreună.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu să emit proformă înainte de factură?
Nu. Proforma este un document facultativ, folosit când clientul sau relația comercială o cere. Poți emite direct factura fiscală atunci când condițiile sunt îndeplinite.
Poate clientul deduce TVA pe baza proformei?
Nu, deducerea se sprijină pe factura fiscală sau pe alt document legal prevăzut. Proforma rămâne un document informativ, așa că clientul trebuie să aștepte factura.
Trebuie să raportez proforma în SAF-T sau în e-Factura?
Nu, pentru că nu este document fiscal și nu se înregistrează în contabilitate. Se raportează factura emisă ulterior, conform regulilor aplicabile firmei tale.
Ce fac dacă am emis o proformă greșită?
Emiți una nouă, corectă, și o marchezi pe cea veche drept anulată în evidența internă. Nu e nevoie de storno fiscal, fiindcă documentul nu a produs efecte în contabilitate.
Cât timp păstrez proformele?
Sunt documente comerciale utile ca probă a înțelegerii cu clientul. Păstrează-le împreună cu comanda și factura aferentă, iar durata exactă o discuți cu contabilul, în funcție de regulile de arhivare ale firmei.
