Termenul de transmitere a facturilor: cum îl calculezi corect

Termenul de transmitere a facturilor se calculează pornind de la data emiterii documentului, nu de la momentul în care îl deschizi sau îl trimiți în program. Contează data înscrisă pe factură și regula aplicabilă tipului ei de operațiune. Valoarea exactă a termenului o verifici în legislația în vigoare sau la contabil, pentru că poate fi modificată.

De ce contează data emiterii?

Data emiterii este punctul de plecare pentru orice termen de transmitere. De la ea se numără zilele aplicabile, iar respectarea sau depășirea termenului se judecă prin comparație cu momentul în care fișierul a fost încărcat și înregistrat de sistem.

Din acest motiv, o factură emisă într-o zi și transmisă mult mai târziu poate depăși termenul, chiar dacă a fost corect întocmită. Invers, o factură transmisă imediat, cu o dată de emitere aleasă greșit, poate crea probleme la verificarea ulterioară. Data trebuie să reflecte momentul real al emiterii.

Cum numeri corect zilele?

Numărătoarea pornește din ziua următoare celei de emitere, iar regula exactă privind zilele calendaristice sau lucrătoare trebuie verificată în actul normativ aplicabil. Nu te baza pe o amintire sau pe un termen auzit de la un coleg, pentru că nu știi dacă mai este valabil.

Pentru a evita erorile, urmează o rutină simplă:

1. Notezi data emiterii exact așa cum apare pe factură.
2. Verifici în sursa oficială termenul aplicabil tipului de operațiune.
3. Calculezi data-limită și o treci într-un calendar intern al firmei.
4. Compari data-limită cu momentul încărcării, vizibil în stările facturii.

Unde verifici dacă ai respectat termenul?

Dovada respectării termenului este momentul înregistrat de sistem la încărcare, nu cel afișat de calculatorul tău. Îl găsești în informațiile despre starea facturii, explicate în materialul despre stările facturii în e-Factura.

Verifică și dacă încărcarea s-a încheiat cu succes. O factură aflată în curs de procesare sau respinsă nu poate fi considerată transmisă corect. Dacă ai primit un mesaj de eroare, corectarea trebuie făcută repede, ca să nu pierzi termenul, iar pașii sunt discutați în ghidul despre corectarea unei facturi greșite.

Ce se întâmplă dacă termenul este depășit?

Depășirea termenului poate atrage consecințe stabilite prin lege, care depind de situație și de modul în care sunt tratate de organul fiscal. Nu putem enumera aici sancțiunile, pentru că ele se schimbă. Ceea ce poți face este să identifici rapid cauza întârzierii și să o documentezi: o defecțiune a programului, o problemă de acces sau o eroare de date.

Dacă întârzierea a fost provocată de o indisponibilitate a sistemului, păstrează dovezile și informează-te asupra regulilor aplicabile în astfel de cazuri. Documentele păstrate rămân utile la un eventual control; pentru termenele și forma de păstrare vezi păstrarea documentelor contabile.

Cum eviți întârzierile în firmă?

Cea mai sigură metodă este un circuit clar: cine emite, cine verifică și cine transmite. Când aceste roluri sunt împărțite fără o regulă, facturile rămân uneori „în așteptare” în program și nimeni nu observă.

• Transmite facturile în aceeași zi cu emiterea, ori de câte ori este posibil.
• Stabilește o persoană care verifică zilnic facturile neîncărcate.
• Păstrează un calendar al termenelor și al zilelor nelucrătoare.
• Verifică lunar facturile emise față de cele confirmate ca transmise.

Pentru o evidență coerentă, urmărește și felul în care datele ajung în contabilitate, explicat în articolul e-Factura și contabilitatea. Mai multe materiale găsești în categoria e-Factura și SAF-T.

Informațiile de aici sunt generale și nu înlocuiesc consultarea contabilului sau a instituției competente. Pentru termenul aplicabil în cazul tău concret, verifică valoarea actuală în sursa oficială.

Pe scurt

• Termenul se calculează de la data emiterii înscrisă pe factură.
• Valoarea termenului se verifică în sursa oficială, nu din memorie.
• Dovada transmiterii este momentul înregistrat de sistem la încărcare.
• O factură respinsă sau neprocesată nu este transmisă corect.
• Un calendar intern și un responsabil clar reduc riscul de întârziere.