Tipurile de documente din e-Factura sunt categoriile în care sistemul încadrează fiecare fișier transmis: factură obișnuită, notă de credit, factură de avans și altele, fiecare cu rolul ei. Aceeași structură de date, adică același format XML, poate transporta documente cu înțeles diferit, iar ce le deosebește este un cod din antet.
Alegerea tipului corect nu este o formalitate. De ea depinde cum interpretează clientul documentul, ce înregistrare face contabilitatea și cum se leagă documentele între ele. Textul de mai jos explică logica generală. Tratamentul fiscal al fiecărei situații depinde de reglementările în vigoare, care se pot schimba, așa că pentru cazul tău consulți un contabil sau ANAF. Pentru contextul sistemului, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
Ce este o factură obișnuită în sistemul electronic?
Factura obișnuită este documentul prin care vinzi bunuri sau servicii și ceri plata, iar în fișierul electronic este marcată cu un cod de tip standard pentru „factură comercială”. Este documentul cel mai frecvent, cel pe care îl emiți zilnic, și cel cu care se învață fluxul de bază.
Ea conține identificarea părților, liniile cu bunuri sau servicii, bazele de impozitare, TVA-ul pe cote și totalul de plată. Dacă totul e corect, sistemul o validează, iar clientul o primește. Dacă ceva nu e corect, o corectezi înainte de transmitere sau, după acceptare, printr-un alt document. Pașii practici sunt în Cum trimiți o factură în e-Factura: pași și validări.
Cum deosebește sistemul tipul documentului?
Printr-un cod numeric din antetul fișierului. Pentru tine, ca utilizator, alegerea se face într-un meniu din program („factură”, „notă de credit”, „factură de avans”), iar programul completează singur codul. Dacă alegi greșit tipul în program, fișierul va avea un cod care nu corespunde intenției tale.
Ce este nota de credit și când se folosește?
Nota de credit este documentul prin care micșorezi sau anulezi valoarea unei facturi emise anterior, de exemplu după o returnare de marfă, o reducere acordată ulterior sau o eroare descoperită după transmitere. Ea nu „șterge” factura inițială, ci o compensează printr-un document nou, care face trimitere la ea.
Logica seamănă cu cea a unui extras de cont: o înregistrare greșită nu se rupe din registru, ci se corectează printr-o înregistrare de sens opus. Prin această metodă, istoricul rămâne vizibil și se poate urmări oricând.
| Situație | Document potrivit, în principiu | Observație |
|---|---|---|
| Marfă returnată integral | notă de credit pentru toată valoarea | face referire la factura inițială |
| Reducere acordată după emitere | notă de credit parțială | valoarea e doar diferența |
| Eroare de cantitate sau preț | notă de credit și, după caz, factură nouă | depinde de cum se rezolvă contabil |
| Servicii anulate înainte de prestare | notă de credit sau factură de avans corectată | verifici cu contabilul |
Care e diferența dintre nota de credit și stornare?
În limbajul obișnuit, cele două se folosesc aproape ca sinonime, iar în programe apar uneori sub denumiri apropiate. Ideea este aceeași: un document de sens contrar care diminuează factura inițială. Cum se aplică în detaliu, mai ales în privința TVA-ului, găsești în Stornarea facturii: cum corectezi factura și TVA-ul, iar pentru partea specifică sistemului electronic, în Factură greșită în e-Factura: cum o corectezi și ce documente emiți.
Atenție: Nu transforma o notă de credit într-o scurtătură pentru orice greșeală. Dacă factura inițială a fost respinsă la validare, ea nu a fost transmisă, deci nu are ce să compenseze: o corectezi și o retransmiți. Nota de credit se folosește pentru facturi deja acceptate.
Ce este factura de avans?
Factura de avans este documentul emis pentru o plată făcută sau cerută înainte de livrare ori de prestare, și are în sistem un tratament propriu. Ulterior, factura finală ține cont de suma deja facturată ca avans, iar totalul de plată se reduce corespunzător.
Aici apar cele mai multe confuzii. Un avans poate fi privit ca o tranzacție de sine stătătoare, cu propriile efecte, iar relația dintre factura de avans și cea finală trebuie reflectată clar în documente: cea finală arată avansurile deja facturate și le scade din total. Modul exact de completare diferă între programe și depinde de regulile în vigoare, deci merită testat cu contabilul pe un exemplu real înainte de prima utilizare.
Ce greșeli apar des la avansuri?
- se emite factura finală pe valoarea întreagă, fără a scădea avansul, ceea ce duce la dublă facturare;
- se uită legătura dintre documente, iar clientul nu poate reconcilia plățile;
- se alege tipul de document greșit în program, deși valorile sunt corecte.
Verificarea se face simplu: după emitere, compară totalul facturii finale cu suma tuturor documentelor emise și cu încasările primite.
Există și alte tipuri de documente?
Da, sistemul recunoaște mai multe coduri de documente, dar în activitatea curentă a unei firme mici apar rar altele în afara celor de mai sus. Programele de facturare ascund de obicei complexitatea și oferă doar tipurile uzuale. Dacă ai o situație neobișnuită, de pildă facturi proforma, autofacturare sau operațiuni cu regimuri speciale, întrebarea corectă pentru furnizorul programului este dacă și cum sunt acoperite în circuitul electronic.
Merită reținut că nu orice document comercial este o e-Factură. Oferta, confirmarea comenzii sau avizul de însoțire a mărfii pot circula în alte canale, iar uneori au propriile obligații de raportare, cum este cazul transporturilor, descrise în e-Transport: ce bunuri se declară și cum obții codul UIT.
Sfat: Înainte de a emite un tip de document pe care nu l-ai mai folosit, trimite un exemplu contabilului. Zece minute de verificare costă mult mai puțin decât o serie de corecții ulterioare.
Cum se leagă documentele între ele?
Documentele se leagă printr-o referință la factura inițială, înscrisă într-un câmp special din fișier. Prin această referință, nota de credit „știe” pe ce factură acționează, iar clientul și sistemul pot reconstitui istoricul tranzacției.
Dacă referința lipsește sau este greșită, nota de credit rămâne un document izolat, greu de reconciliat. Mulți furnizori de programe completează automat referința atunci când generezi nota din factura originală, nu de la zero. De aceea, procedura recomandată este să pornești din factura inițială, nu dintr-un document nou.
Ce înseamnă asta pentru arhivare?
Fiecare document din lanț se păstrează la fel ca factura obișnuită, în formatul în care a fost transmis. Pentru detalii, vezi Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect. Iar pentru modul în care clientul găsește aceste documente, poți citi Facturile primite în SPV: cum le descarci și le verifici.
Întrebări frecvente
Nota de credit anulează factura inițială din sistem?
Nu o șterge, ci o compensează printr-un document de sens contrar. Ambele rămân vizibile, iar legătura dintre ele este făcută prin referința din fișier.
Pot corecta o factură acceptată prin retransmiterea ei?
De obicei nu. O factură acceptată se corectează prin documente suplimentare, precum nota de credit. Pentru cazul tău, discută cu contabilul.
Factura de avans este o factură obișnuită?
Are același format, dar un înțeles diferit, iar factura finală trebuie să ia în calcul avansul deja facturat. Modul de completare diferă între programe.
Cum aleg tipul de document în program?
Din meniul de emitere, unde de obicei apar opțiuni precum factură, notă de credit sau factură de avans. Dacă nu ești sigur, cere sprijin de la furnizorul programului.
Regulile pentru aceste documente se schimbă?
Pot fi modificate de autorități sau ajustate în specificații. Ca să rămâi la zi, urmărești informările ANAF și actualizările programului.
