O creanță incertă este o sumă pe care ai de încasat de la un client, dar pentru care ai motive reale să crezi că nu o vei primi în întregime. Poate fi un client care întârzie constant, unul aflat în dificultăți, unul care contestă factura sau unul care nu mai răspunde. În evidența ta, suma arată ca orice altă creanță, dar riscul este diferit, iar contabilitatea are mecanisme prin care îl poți recunoaște.
Subiectul contează pentru că o firmă poate arăta profit pe hârtie, în timp ce o parte din veniturile facturate nu vor ajunge niciodată în cont. Cu cât tratezi problema mai devreme, cu atât ai mai multe șanse să recuperezi ceva și mai puține surprize în bilanț.
Ce este o creanță incertă și când devine problemă?
O creanță devine incertă atunci când cresc semnele că încasarea nu va avea loc, parțial sau total. Nu este suficientă întârzierea de câteva zile; contează un ansamblu de semnale.
Semnale frecvente:
- plăți amânate repetat, fără motiv clar;
- contestarea facturii sau a calității serviciului;
- clientul nu mai răspunde la mesaje sau apeluri;
- informații publice despre dificultăți financiare, insolvență sau radiere;
- litigii în curs, pe care le poți afla din surse publice.
Despre cum verifici un partener înainte de contract, ai Verificarea unui partener de afaceri: ce date publice poți consulta, unde se explică datele publice care pot fi consultate.
Cum urmărești creanțele ca să nu ajungi la neplată?
Urmărești creanțele printr-un scadențar, adică o listă a facturilor emise, ordonată după data scadenței, actualizată după fiecare încasare. Este instrumentul de bază care te ajută să vezi la timp ce întârzie.
Pentru facturile ajunse la scadență, documentele de bază sunt cele din Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului. Un scadențar bun arată pentru fiecare client suma, data facturii, scadența, zilele de întârziere și observațiile. Cere contabilului un raport periodic cu vechimea creanțelor, grupate pe intervale de întârziere. Creanțele foarte vechi sunt cele care cer atenție imediată.
Sfat: Stabilește o rutină internă: o reamintire politicoasă imediat după scadență, un apel la scurt timp și o notificare scrisă dacă nu primești răspuns. Cu cât acționezi mai repede, cu atât clientul ia mai în serios relația.
Ce sunt ajustările pentru depreciere și provizioanele?
Ajustarea pentru deprecierea creanțelor este înregistrarea contabilă prin care recunoști că o creanță valorează probabil mai puțin decât suma facturată. Efectul este o cheltuială în perioada în care riscul devine evident, nu în anul în care pierderea se confirmă.
Provizionul este un concept apropiat, folosit pentru obligații de valoare sau termen incert. Pentru creanțe, termenul folosit în mod obișnuit este cel de ajustare, dar în vorbirea curentă cele două se amestecă.
Ideea de bază: dacă știi că o parte din bani nu va veni, nu arăți întreaga sumă ca bun sigur. Astfel, rezultatul firmei devine mai realist, în spiritul principiului din Contabilitatea de angajament: venit nu înseamnă încasare. Cum se calculează ajustarea pentru fiecare client ține de politica firmei și de informațiile pe care le ai, deci o stabilești cu contabilul. Ajustarea apare în evidență la închiderea lunii (Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul) sau a anului (Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le depune).
Cum este tratată fiscal o creanță neîncasată?
Tratamentul fiscal al ajustărilor și al creanțelor scoase din evidență are condiții proprii, diferite de cele contabile. Nu orice ajustare contabilă este automat cheltuială deductibilă, iar nu orice creanță neîncasată se poate trece pe pierdere în sens fiscal.
De obicei, legea cere să poți dovedi demersurile făcute pentru recuperare sau situația clientului, iar în anumite cazuri contează și existența unor hotărâri sau a unor proceduri de insolvență. Condițiile exacte și efectele asupra TVA și impozitului sunt detaliate de reglementările în vigoare și se pot modifica. De aceea, nu te baza pe reguli generale, ci verifică la momentul respectiv cu contabilul. Pentru logica deductibilității în general, vezi Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești.
Atenție: Nu ștergi singur o creanță din evidență doar pentru că „nu mai ai speranțe”. Scoaterea din evidență se face cu documente și aprobări, iar efectele fiscale trebuie analizate înainte.
Ce pași poți urma pentru a recupera banii?
Pașii se așază de la cel mai blând la cel mai ferm: reamintire, negociere, notificare scrisă și, la nevoie, calea legală. Fiecare pas ar trebui documentat, ca să ai dovezi.
- Reamintirea amiabilă, prin email sau telefon, cu referire la factură și scadență.
- Negocierea, de exemplu un grafic de plată în rate, scris și asumat de client.
- Notificarea scrisă, trimisă prin mijloace care îți permit dovada comunicării.
- Calea legală, prin proceduri de recuperare, pentru care consulți un avocat sau un consultant juridic.
- Protecția în relațiile viitoare, prin avansuri, garanții sau limite de credit comercial.
Costurile și șansele variază de la caz la caz, așa că merită comparat cât ai de recuperat cu cât costă procedura.
Prevenția este mai ieftină decât recuperarea
- verifică clientul înainte de prima livrare mare;
- cere avans pentru comenzi neobișnuite;
- stabilește o limită de credit pentru fiecare client;
- documentează acordurile, livrările și recepțiile.
Aceste măsuri țin de organizare și nu de bani în plus, iar contabilul te poate ajuta să le integrezi în fluxul firmei. Ghidul general Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori arată unde se leagă ele de evidență.
Ce rol are contabilul în toată povestea?
Contabilul urmărește creanțele în evidență, calculează ajustările și te informează despre efectele lor. El nu poate însă decide în locul tău cu cine continui relația sau cum negociezi.
Colaborarea funcționează cel mai bine când vii cu informații: că un client a spus că nu poate plăti, că a contestat factura, că a intrat în procedură. Pe baza lor, contabilul poate ajusta evidența la timp. Pentru orice caz concret, mai ales dacă suma e importantă pentru firma ta, cere explicații precise și, la nevoie, o părere juridică.
Întrebări frecvente
O factură neplătită este automat creanță incertă?
Nu. Întârzierea simplă nu o face incertă. Devine incertă când apar semnale serioase că suma nu va fi încasată integral.
Ajustarea pentru depreciere este o pierdere definitivă?
Nu neapărat. Este o recunoaștere a riscului. Dacă încasezi suma ulterior, ajustarea se reia, iar efectul se reflectă în rezultat.
Pot scoate din evidență o creanță dacă clientul a dispărut?
Doar pe baza documentelor și respectând regulile contabile și fiscale. Procedura se stabilește împreună cu contabilul.
Ce documente păstrez pentru o eventuală recuperare?
Contractul, factura, dovada livrării sau prestării, corespondența și notificările. Cu ele poți susține pretenția în fața clientului sau a instanței.
Cine mă poate ajuta să recuperez banii?
Contabilul pentru partea de evidență și un avocat pentru partea juridică. Pentru situația ta concretă, consultă-i pe amândoi.
