Închiderea anului fiscal este momentul în care firma își reconciliază evidența, verifică documentele și pregătește situațiile financiare. Cu cât ordinea se face mai din timp, cu atât scad corecturile de ultim moment și riscul de erori în declarații. Lista de mai jos este generală și nu înlocuiește indicațiile contabilului, care cunoaște specificul firmei tale. Termenele și formele de raportare se verifică în regulile în vigoare.
Cu 4-6 săptămâni înainte de final
Începe devreme, pentru că unele verificări cer răspunsuri de la terți.
- Documentele lipsă. Parcurge împreună cu contabilul lista facturilor, extraselor și contractelor care nu au fost încă predate. Vezi ce actele cere lunar contabilul în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
- Soldurile cu partenerii. Cere confirmări de sold de la clienții și furnizorii importanți și clarifică diferențele.
- Creanțele greu de încasat. Identifică facturile vechi și discută dacă e necesară o ajustare, vezi Creanțele incerte: ce faci când un client nu plătește.
- Avansurile și deconturile. Verifică dacă toate avansurile acordate angajaților au fost decontate, conform Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate.
- Reconcilierea bancară. Extrasele trebuie să se potrivească cu evidența, vezi Reconcilierea bancară: cum verifici extrasul de cont.
Cu 2-3 săptămâni înainte
În această etapă se pregătesc operațiunile specifice închiderii.
- Planul inventarierii. Stabilește comisia, data și zonele de verificat. Detalii în Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.
- Stocurile. Verifică dacă evidența corespunde cu realitatea și dacă metoda de evaluare este aplicată consecvent, vezi Evidența stocurilor: FIFO și costul mediu ponderat explicate.
- Mijloacele fixe. Confirmă că sunt înregistrate și că amortizarea este corectă, vezi Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal.
- Cheltuielile și veniturile în avans. Cele care privesc anul următor se repartizează corect.
- Facturile neprimite. Estimează serviciile prestate în decembrie, dar facturate în ianuarie.
Tabel de control rapid
| Zonă | Întrebare de verificat | Cine ajută |
|---|---|---|
| Clienți | toate facturile sunt emise pentru ce am livrat? | administrator, vânzări |
| Furnizori | avem toate facturile pentru serviciile primite? | administrator, contabil |
| Casă și bancă | soldurile sunt reconciliate? | contabil |
| Stocuri | inventarul coincide cu evidența? | comisia de inventariere |
| Personal | concediile și drepturile sunt evidențiate corect? | contabil, resurse umane |
| Regim fiscal | rămân valabile condițiile de încadrare? | contabil |
Probleme de regim fiscal
Finalul de an este momentul potrivit pentru a analiza ce regim fiscal se potrivește firmei în anul următor. Dacă veniturile s-au apropiat de limita permisă pentru microîntreprinderi, verifică ce se întâmplă la depășire, vezi Ce se întâmplă când o microîntreprindere depășește plafonul de venituri. Dacă firma este plătitoare de impozit pe profit, estimează rezultatul și plățile anticipate, vezi Plățile anticipate la impozitul pe profit: cum funcționează.
Discută și despre dividende. Distribuirile se fac în limite legale și cu documentele corecte, iar decizia depinde de profitul net și de rezerve. Un punct de plecare este Dividendele: cum se distribuie și cum se reține impozitul. Nu lua decizii de distribuire fără să cunoști rezultatul real al anului.
Obligațiile declarative și raportările
Pe lângă evidență, verifică calendarul declarațiilor care urmează după închiderea anului: situațiile financiare, declarațiile anuale și eventualele raportări electronice. Pentru o privire de ansamblu, folosește Calendarul obligațiilor fiscale: cum nu ratezi un termen. Dacă firma raportează prin sistemele electronice ale ANAF, verifică și valabilitatea certificatelor digitale și a împuternicirilor, ca să nu apară blocaje la termen.
Ce poți face singur, ce lași contabilului
Tu poți aduna documentele, verifica soldurile cu partenerii, face inventarul fizic și lista contractelor. Contabilul face înregistrările de regularizare, calculează amortizările, ajustările și impozitul. Împarte clar sarcinile, cu un termen pentru fiecare, ca să nu rămână totul pe ultima zi.
Greșeli frecvente
- documente predate după închiderea lunii de decembrie, ceea ce complică regularizările;
- inventar făcut formal, fără verificarea reală a stocurilor;
- creanțe vechi lăsate neanalizate;
- cheltuieli personale amestecate cu cele ale firmei;
- decizii fiscale luate fără o estimare a rezultatului.
Un dosar ordonat la finalul anului te ajută și în caz de control. Despre organizarea lui găsești idei în Dosarul fiscal al firmei: cum îl organizezi pentru control.
Cum îți faci propria listă
Folosește lista de mai sus ca schelet și adaptează-o la specificul firmei. Un magazin va pune accent pe stocuri, o firmă de servicii pe lucrările în curs și pe creanțe, iar una cu flotă auto pe documentele vehiculelor. Notează pentru fiecare punct responsabilul, termenul și dovada că a fost făcut. Întâlnește-te scurt cu contabilul la jumătatea perioadei de pregătire, pentru a vedea ce a rămas. O listă care trăiește în calendar și în dosarul firmei este mai valoroasă decât una ținută doar în minte.
Ce merită reținut despre sfârșitul anului fiscal
- Începe verificările cu câteva săptămâni înainte de închidere.
- Confirmă soldurile, creanțele, stocurile și avansurile.
- Planifică inventarierea și reconcilierea bancară din timp.
- Analizează regimul fiscal și dividendele pe baza unei estimări reale.
- Împarte sarcinile cu contabilul și fixează termene clare.
Întrebări frecvente
Când ar trebui să încep pregătirea de sfârșit de an?
Cu cel puțin o lună înainte, pentru ca terții să aibă timp să răspundă. Dacă firma are stocuri sau multe creanțe, începe chiar mai devreme.
Trebuie să fac inventar în fiecare an?
Inventarierea anuală este, în general, o obligație a firmelor, cu anumite excepții și reguli de organizare. Contabilul îți spune ce se aplică în situația ta.
Pot emite facturi pe data de 31 decembrie pentru servicii din ianuarie?
Nu ar trebui, pentru că factura trebuie să corespundă operațiunii efective. Discută cu contabilul tratamentul avansurilor și al veniturilor în avans.
Ce fac cu clienții care nu plătesc?
Începe cu o somație documentată și analizează cu contabilul eventualele ajustări sau provizioane. Nu șterge facturile din evidență fără temei legal.
Cât de repede pot închide anul după 31 decembrie?
Depinde de volumul de documente și de termenele legale pentru situațiile financiare. Cu o evidență curată pe parcursul anului, închiderea merge mai repede.
