Contabilitatea de angajament este metoda prin care veniturile și cheltuielile se înregistrează în momentul în care apar, nu în momentul în care se mișcă banii. O prestare de servicii terminată în decembrie este venit de decembrie, chiar dacă clientul plătește în februarie. O factură de utilități aferentă lunii trecute este cheltuială a lunii trecute, chiar dacă o achiți după două săptămâni.
Metoda pare nenaturală pentru cine gândește în termeni de „intră bani, ies bani”, dar este cea folosită de firmele din România la ținerea contabilității. Imaginea de ansamblu a evidenței o găsești în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori. Înțelegerea ei explică multe lucruri care te pot surprinde pe un raport: un profit pe hârtie fără bani în bancă, sau o lună „pe pierdere” deși ai încasat mult.
Ce este contabilitatea de angajament și cum diferă de cea de casă?
Contabilitatea de angajament leagă veniturile și cheltuielile de perioada în care au luat naștere, în timp ce evidența de casă le leagă de momentul încasării sau al plății. Diferența se vede în cifre, nu doar în teorie.
Termenul tehnic este independența exercițiilor: fiecare perioadă trebuie să conțină veniturile ei și cheltuielile necesare obținerii lor, fără să fie amestecate cu cele ale altei perioade. Scopul este ca rezultatul unei luni sau al unui an să arate cât a lucrat de fapt firma, nu cât de punctuali au fost clienții.
| Element | De angajament | De casă (numerar) |
|---|---|---|
| Venit | când livrezi sau prestezi | când încasezi banii |
| Cheltuială | când consumi sau primești serviciul | când plătești |
| Imagine oferită | performanța perioadei | mișcarea banilor |
| Folosit la | situații financiare | urmărirea lichidității |
Ambele vederi sunt utile. Cea de angajament răspunde la întrebarea „cum a mers firma?”, iar cea de casă răspunde la „am cu ce plăti?”.
De ce un venit se înregistrează înainte să încasezi banii?
Un venit se înregistrează când ai transferat bunul sau ai prestat serviciul, pentru că atunci ai câștigat dreptul de a primi plata. Încasarea este doar o consecință, care poate veni mai devreme sau mai târziu.
Pe partea de documente, momentul este legat de factură, de livrare și de condițiile din contract. Pentru servicii care se întind pe mai multe luni, venitul poate fi recunoscut treptat, în funcție de cât din serviciu s-a prestat. Cum se tratează exact o situație ține de contract și de politica contabilă a firmei, deci o discuți cu contabilul.
Când emiți factura și clientul nu a plătit încă, în evidență apare o creanță în contul de clienți. În momentul plății, creanța dispare și cresc banii din bancă. Veniturile nu se mișcă a doua oară. Mecanismul, văzut prin debit și credit, este explicat în Partida dublă: debit și credit explicate pe exemple simple.
Cum se aplică același principiu la cheltuieli?
Cheltuiala se înregistrează în perioada în care ai primit bunul sau serviciul, nu în perioada în care ai plătit factura. Dacă ai folosit serviciul de curățenie în ultima lună a anului, costul aparține acelui an, chiar dacă factura sosește în ianuarie.
Aici apar două situații pe care contabilul le numește „ajustări”:
- cheltuieli de înregistrat fără factură încă, când ai primit serviciul, dar documentul întârzie;
- cheltuieli plătite anticipat, când ai achitat acum ceva ce vei folosi în lunile următoare.
Ajustările apar la închiderea fiecărei luni, așa cum arată Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul, iar pentru rezultatul anual vezi Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le depune. Pe a doua situație, mai ales, merită să citești Cheltuieli și venituri în avans: ce sunt și când apar, unde se vede cum o plată se „întinde” pe mai multe perioade.
De ce poți avea profit contabil și puțini bani în cont?
Poți avea profit contabil și puțini bani în cont pentru că profitul include venituri încă neîncasate, iar banii din cont depind de momentul plăților. Dacă ai vândut mult, dar clienții plătesc la termene lungi, profitul apare, iar banii întârzie.
Se mai adaugă alte cauze: plata unor investiții care nu se văd imediat în cheltuieli, ratele de credit, stocurile cumpărate care nu s-au vândut încă sau impozitele plătite din acele sume. Despre acest decalaj, cu mai multe exemple, vezi Profit contabil și bani în cont: de ce nu coincid niciodată.
Sfat: Urmărește două tablouri în paralel: rezultatul din contul de profit și pierdere și fluxul banilor din extrasele bancare. Lipsa unuia dintre ele te poate induce în eroare.
Cum folosești principiul în conducerea firmei?
Folosești principiul urmărind separat ce ai câștigat și ce ai încasat, ca să nu iei decizii pe o singură cifră. Dacă te bazezi doar pe soldul din bancă, subestimezi lunile bune cu încasări amânate. Dacă te bazezi doar pe profit, riști să cheltui bani pe care încă nu i-ai primit.
Câteva obiceiuri utile:
- Verifică lunar lista creanțelor neîncasate și vechimea lor.
- Stabilește termene de plată realiste în contractele cu clienții.
- Pune deoparte, pe cât poți, sumele pentru taxele care urmează să fie plătite, chiar dacă încasarea de la clienți încă întârzie.
- Cere contabilului un raport simplu cu venituri, cheltuieli și mișcarea banilor, lunar.
Când poate fi mai simplă evidența pe bază de încasări?
Există regimuri fiscale și forme de organizare, de exemplu pentru unele persoane fizice autorizate, în care evidența se ține mai simplu, pe încasări și plăți. Nu este cazul unei societăți obișnuite cu contabilitate completă. Care regim ți se aplică depinde de forma de organizare și de situația concretă, deci confirmă cu un contabil înainte să te bazezi pe o variantă.
Ce greșeli apar când nu se înțelege diferența?
Cea mai comună greșeală este să consideri o factură emisă ca bani câștigați definitiv. Dacă clientul nu plătește, venitul rămâne în evidență ca o creanță care poate deveni problemă. Altă greșeală este să crezi că o cheltuială „nu există” până nu o plătești, ceea ce duce la rapoarte care par mai bune decât sunt.
Mai apare și confuzia dintre momentul contabil și cel fiscal. Pentru anumite taxe, regulile de exigibilitate sunt diferite de cele contabile. Un exemplu frecvent este TVA, unde momentul taxei poate fi legat de factură sau de încasare, după regimul aplicat. Nu presupune că aceeași dată se aplică peste tot; ghidul TVA pentru firme: ghid complet de la înregistrare la decont arată cum funcționează mecanismul taxei.
Atenție: Dacă ți se pare că un raport nu se potrivește cu realitatea din bancă, cere contabilului reconcilierea dintre rezultat și bani, nu ajusta singur cifrele.
Întrebări frecvente
Contabilitatea de angajament este obligatorie pentru toate firmele?
Societățile care țin contabilitate în partidă dublă o aplică, ca regulă generală. Alte forme de organizare pot avea reguli mai simple, deci verifică cu un contabil în cazul tău.
Ce este independența exercițiilor?
Este principiul prin care veniturile și cheltuielile se atribuie perioadei în care au apărut, indiferent de momentul plății. Scopul este ca rezultatul fiecărei perioade să fie corect.
De ce raportul arată profit, dar contul bancar este aproape gol?
Profitul include sume încă neîncasate și nu arată ce ai plătit pentru investiții, stocuri sau rate. Banii din bancă depind de momentul încasărilor și plăților.
Înseamnă o factură emisă că am câștigat banii?
Înseamnă că ai înregistrat un venit și un drept de încasare. Banii sunt câștigați efectiv abia când clientul plătește, deci creanța trebuie urmărită.
Cine decide când se recunoaște un venit?
Decizia se bazează pe regulile contabile și pe contractul cu clientul, aplicate de contabil. Pentru situații speciale, ca servicii pe termen lung, cere explicații concrete de la el.
