Ce este nota contabilă și cum arată un exemplu simplu

Nota contabilă este documentul intern în care se consemnează o operațiune economică sub forma unei înregistrări contabile: ce conturi se debitează, ce conturi se creditează și cu ce valoare. Ea nu înlocuiește factura sau extrasul de cont, ci explică modul în care acestea sunt trecute în evidență.

Ce rol are nota contabilă?

Rolul notei contabile este să facă legătura dintre actul justificativ și evidența firmei. O factură de la un furnizor, un extras bancar sau un stat de plată spun ce s-a întâmplat în realitate, dar nu spun în ce conturi se reflectă. Nota contabilă adaugă această traducere: arată, într-un format standard, care este efectul operațiunii asupra patrimoniului firmei.

Pentru că fiecare înregistrare trebuie să poată fi verificată ulterior, nota contabilă se leagă întotdeauna de un document de bază. Cine o citește peste câteva luni, de exemplu un auditor sau un inspector fiscal, trebuie să înțeleagă fără explicații suplimentare ce s-a înregistrat și de ce.

Ce conține o notă contabilă?

O notă contabilă conține câteva elemente fixe, indiferent de programul în care este generată. Cele mai întâlnite sunt:

• data înregistrării și un număr de ordine, pentru a o putea regăsi;
• explicația operațiunii, scrisă pe scurt, cu trimitere la documentul justificativ;
• contul debitor și contul creditor, scrise într-o formulă de tipul „cont debitor = cont creditor”;
• suma înregistrată, care trebuie să fie identică la debit și la credit;
• semnătura sau identificarea persoanei care a întocmit-o și, după caz, a celei care a verificat-o.

Regula de bază este egalitatea dintre totalul debitelor și totalul creditelor. Dacă acestea diferă, înregistrarea este greșită și va apărea ca neconcordanță în balanța de verificare. Principiul se leagă direct de partida dublă, cu debitul și creditul explicate pe exemple simple.

Cum arată un exemplu simplu de notă contabilă?

Un exemplu simplu este achiziția de marfă pe baza unei facturi de la un furnizor, neplătită încă. Presupunem că valoarea mărfii, fără TVA, este notată cu A, iar TVA aferentă cu B. Înregistrarea se face astfel:

Datoria față de furnizor crește cu A plus B, iar stocul de marfă crește cu A. Când firma plătește factura din cont, se întocmește o a doua notă: debit furnizori, credit conturi la bănci. Furnizorul dispare din datorii, iar disponibilul din bancă scade cu aceeași valoare.

Exemplul arată de ce o singură operațiune poate genera mai multe note: fiecare moment (primirea facturii, plata, eventual o corecție) are propria înregistrare.

Cine întocmește nota contabilă și când?

În mod obișnuit, nota contabilă este întocmită de contabil sau generată automat de programul de contabilitate, pe baza documentelor primite de la firmă. Momentul înregistrării contează, pentru că operațiunile trebuie cuprinse în perioada la care se referă. De aceea, lucrările de la finalul lunii sunt descrise în materialul despre închiderea lunii contabile și operațiunile pe care le face contabilul, unde se întocmesc de regulă și note pentru regularizări, amortizări sau diferențe de curs.

Notele care nu provin dintr-un document extern, ci dintr-o decizie internă, de pildă o corecție sau o regularizare, trebuie să aibă o justificare scrisă clară. Altfel, ele pot ridica întrebări la un control.

Ce greșeli apar cel mai des?

Cele mai frecvente probleme sunt explicațiile vagi (de exemplu „diverse”), lipsa legăturii cu documentul justificativ, alegerea unui cont greșit și înregistrarea într-o perioadă care nu corespunde operațiunii. O notă greșită nu se șterge pur și simplu după închiderea perioadei, ci se corectează prin înregistrări distincte, care păstrează istoricul. Pentru o imagine de ansamblu asupra categoriei, merită parcursă și secțiunea dedicată contabilității.

Informațiile din acest material sunt generale și au rol de orientare. Pentru situația concretă a firmei tale, modul de înregistrare corect se stabilește împreună cu contabilul sau cu persoana autorizată care ține evidența.

Pe scurt

• Nota contabilă transformă un document justificativ într-o înregistrare în conturi.
• Ea indică contul debitor, contul creditor și suma, iar cele două părți sunt întotdeauna egale.
• Fiecare moment al operațiunii (primire factură, plată, corecție) are nota lui.
• Explicația trebuie să fie clară și legată de documentul de bază.
• Greșelile se corectează prin note noi, nu prin ștergerea celor vechi.