Evidența stocurilor este modul în care firma ține socoteala mărfurilor, materiilor prime și a produselor pe care le deține, atât în cantitate, cât și în valoare. Partea cantitativă pare simplă: știi cât ai intrat și cât ai ieșit. Partea valorică este cea care ridică întrebări, pentru că aceeași marfă poate fi cumpărată la prețuri diferite, iar la vânzare trebuie stabilit cu ce cost ai ieșit din gestiune.
Metoda de evaluare nu schimbă cât ai cheltuit în realitate, dar schimbă modul în care costul se împarte între ce ai vândut și ce a rămas în depozit. Prin urmare, schimbă profitul unei perioade și valoarea stocului din bilanț.
Ce înseamnă evidența stocurilor într-o firmă?
Evidența stocurilor înseamnă urmărirea intrărilor, ieșirilor și a soldului pentru fiecare articol, cu documente justificative și cu o metodă clară de evaluare. Documentele obișnuite sunt factura sau avizul de intrare, nota de recepție și bonul de consum sau factura de livrare la ieșire.
Pot fi urmărite stocuri de mărfuri destinate revânzării, de materii prime și materiale, de produse finite sau obiecte de inventar. Fiecare categorie are conturi proprii, așa cum arată Planul de conturi: cum îl înțelegi fără să fii contabil. Verificarea periodică prin inventar, descrisă în Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect, confirmă dacă ce arată evidența există și fizic.
Cum funcționează metoda FIFO?
FIFO, adică „primul intrat, primul ieșit”, evaluează ieșirile la costul loturilor cele mai vechi. Presupui că ai vândut mai întâi marfa cumpărată prima, indiferent în ce ordine ai scos-o efectiv din raft.
Exemplu simplu, cu sume rotunde, doar ilustrative: ai cumpărat un lot de 10 bucăți la 10 lei și apoi un lot de 10 bucăți la 12 lei. Vinzi 12 bucăți. Prin FIFO, primele 10 ies la 10 lei, iar următoarele 2 la 12 lei. Rămân 8 bucăți evaluate la 12 lei.
Avantajul este că stocul rămas în bilanț reflectă prețurile cele mai noi, apropiate de realitate. Dezavantajul este că, în perioade cu prețuri în creștere, costul vânzărilor este mai mic, iar profitul pare mai mare.
Cum funcționează costul mediu ponderat?
Costul mediu ponderat (CMP) evaluează fiecare ieșire la o medie a costurilor, calculată ținând cont de cantitățile cumpărate. După fiecare intrare sau la sfârșitul perioadei, se recalculează prețul mediu.
Pe aceleași date: 10 bucăți la 10 lei și 10 la 12 lei înseamnă un cost total pentru 20 de bucăți, iar media ponderată este între cele două prețuri. Toate cele 12 bucăți vândute ies la acest preț mediu, iar stocul rămas se evaluează tot la el.
Metoda netezește fluctuațiile de preț și este comodă pentru mărfuri omogene. Poate fi aplicată după fiecare operațiune sau la finalul lunii, în funcție de programul de gestiune și de politica firmei.
| Aspect | FIFO | Cost mediu ponderat |
|---|---|---|
| Cum evaluează ieșirea | la costul loturilor cele mai vechi | la media costurilor |
| Stoc rămas | la prețuri apropiate de cele noi | la costul mediu |
| Preț în creștere | cost vânzări mai mic | cost intermediar |
| Calcul | urmărește loturile | recalculează o medie |
| Potrivit pentru | produse perisabile, loturi distincte | mărfuri omogene, volum mare |
Sfat: Alege metoda în funcție de ce poate urmări programul tău de gestiune și de felul în care circulă marfa, nu de impactul asupra profitului. Consecvența este mai valoroasă decât orice avantaj de moment.
De ce contează metoda aleasă?
Metoda aleasă influențează costul vânzărilor, deci profitul și, indirect, impozitul pe rezultat, plus valoarea stocului din bilanț. Dacă prețurile se schimbă mult, diferențele pot fi vizibile de la o metodă la alta.
Din acest motiv, politica de evaluare trebuie stabilită, aplicată consecvent și menționată în politicile contabile. Schimbarea ei nu se face ad-hoc, ci după reguli și cu justificare. Pentru efectul asupra impozitului, ghidul Impozitul pe profit: cum se calculează și cum se declară explică mecanismul general.
Cum se alege și cum se schimbă metoda în cazul tău ține de activitate și de reglementările aplicabile; discută cu contabilul înainte de a modifica ceva.
Ce alte elemente intră în valoarea unui stoc?
Valoarea unui stoc nu include doar prețul din factură, ci toate costurile necesare aducerii bunului în gestiune. Poți avea nevoie de transport, taxe vamale, manipulare sau alte costuri direct atribuibile.
Pe de altă parte, reducerile comerciale primite scad costul. Sunt și costuri care nu se adaugă la stoc, ci rămân cheltuieli ale perioadei, de exemplu depozitarea de lungă durată fără legătură cu producția sau risipa evidentă. Tratamentul fiecărui cost se stabilește cu contabilul, pe baza documentelor.
Stocuri cu probleme
- marfa deteriorată sau expirată, care poate necesita scoatere din gestiune cu documente;
- marfa fără mișcare, care poate fi depreciată;
- diferențele de inventar, constatate la numărare, care se tratează după reguli precise.
În toate aceste cazuri contează procesul-verbal și aprobarea, nu simpla ștergere din program.
Cum eviți erorile frecvente?
Eviți erorile păstrând disciplina documentelor: fiecare intrare și fiecare ieșire trebuie să aibă un act. Cele mai frecvente probleme sunt vânzarea înainte de recepția în program, ceea ce duce la stoc negativ, și diferențele de nomenclator, când același produs apare cu mai multe denumiri.
Câteva reguli practice:
- Recepționează marfa în program în aceeași zi cu intrarea fizică.
- Folosește coduri unice de produs, nu denumiri libere.
- Nu permite stocuri negative decât în situații justificate.
- Compară periodic stocul din program cu cel din depozit.
- Reconciliază soldul valoric cu balanța, așa cum arată Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor.
Atenție: Un stoc negativ în program nu este o curiozitate tehnică: poate duce la costuri calculate greșit și la rezultate false. Cere contabilului să îți explice sursa lui, nu îl ignora.
Pentru contextul general al evidențelor, vezi și Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Întrebări frecvente
Pot folosi FIFO la un loc cu costul mediu ponderat?
De regulă se alege o singură metodă pentru aceeași categorie de stocuri, aplicată consecvent. Combinările se stabilesc cu contabilul, în politicile contabile ale firmei.
Metoda aleasă schimbă cât am plătit pentru marfă?
Nu. Schimbă doar modul în care costul se împarte între marfa vândută și cea rămasă în stoc. Banii plătiți rămân aceiași.
Ce este stocul negativ?
Este situația în care programul arată ieșiri mai mari decât intrări. Apare de obicei din recepții întârziate sau erori de nomenclator și trebuie corectat.
Cât de des fac inventarul stocurilor?
Obligația de inventariere există periodic, dar firma poate verifica mai des anumite stocuri. Frecvența exactă o stabilești cu contabilul.
Unde văd valoarea stocurilor?
În bilanț, la active circulante, și în balanța de verificare, pe conturile clasei de stocuri. Detaliile pe produse se văd în fișele de magazie.
