În fiecare lună, contabilul are nevoie de toate actele care dovedesc ce s-a întâmplat în firmă: ce ai vândut, ce ai cumpărat, ce bani au intrat și au ieșit, ce bunuri au circulat și ce angajamente ai semnat. Aceste acte se numesc documente justificative și sunt singura bază legală pentru înregistrările contabile. O operațiune fără document nu poate fi înregistrată corect, iar o cheltuială fără document nu este recunoscută fiscal.
Lista de mai jos te ajută să pregătești un pachet complet, într-un ritm constant, și să înțelegi de ce contează fiecare act. Formularele exacte și detaliile le stabilești cu contabilul tău, în funcție de activitatea firmei; principiile, însă, sunt aceleași pentru aproape orice SRL.
Ce face ca un act să fie document justificativ
Un document justificativ este actul scris, pe hârtie sau electronic, care consemnează o operațiune economică în momentul în care are loc și o face verificabilă ulterior. Regulile generale vin din Legea contabilității nr. 82/1991, iar conținutul și circulația formularelor sunt reglementate prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Elementele care nu trebuie să lipsească
În principiu, un document justificativ conține:
- denumirea documentului și, de regulă, un număr de ordine;
- data întocmirii;
- identificarea firmei emitente și a celei care primește documentul (denumire, cod fiscal, adresă);
- conținutul operațiunii și, când e cazul, temeiul ei (contract, comandă);
- cantitățile, prețurile unitare și valorile;
- numele și semnăturile persoanelor care au întocmit, verificat sau aprobat operațiunea, acolo unde formularul o cere.
Documentele electronice sunt la fel de valabile ca cele pe hârtie, cu condiția să poată fi păstrate, reproduse și verificate. Locul documentelor în întregul circuit contabil, de la înregistrare la bilanț, este explicat în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori. Facturile între firme circulă, în prezent, prin RO e-Factura, unde originalul este fișierul XML validat de ANAF, nu PDF-ul.
Atenție: Factura proformă, oferta de preț sau un e-mail de confirmare nu sunt documente justificative pentru înregistrarea unei cheltuieli. Ele pot însoți dosarul, dar nu înlocuiesc factura fiscală.
Lista lunară, pe scurt
Pachetul lunar al unei firme obișnuite cuprinde câteva familii de acte, iar fiecare are rolul ei în contabilitate. Tabelul te ajută să verifici rapid dacă ai adunat tot.
| Familia de acte | Exemple | De ce contează |
|---|---|---|
| Vânzări | facturi emise, rapoarte Z, facturi storno | stabilesc veniturile și TVA colectată |
| Cumpărări | facturi primite, bonuri fiscale cu codul fiscal al firmei | justifică cheltuielile și TVA dedusă |
| Bancă | extrase de cont pentru fiecare cont și monedă | confirmă încasările și plățile |
| Casă | registrul de casă, chitanțe, dispoziții de plată și încasare | justifică mișcarea numerarului |
| Stocuri | note de recepție, avize, bonuri de consum | arată ce a intrat și a ieșit din gestiune |
| Contracte și dovezi | contracte noi, acte adiționale, procese-verbale, rapoarte de activitate | probează realitatea operațiunilor |
| Personal | pontaje, concedii, contracte de muncă, deconturi de deplasare | stau la baza salariilor și a deducerilor |
Unele acte se repetă lunar (extrase, facturi), altele apar doar când se întâmplă ceva (un contract nou, o achiziție de echipament). Tocmai acestea din urmă se uită cel mai des.
Facturile emise și primite, în era e-Factura
Facturile rămân scheletul contabilității, chiar dacă o mare parte dintre ele circulă acum electronic, prin Spațiul Privat Virtual (SPV). Contabilul le poate descărca direct din sistem, dar asta nu înseamnă că rolul tău s-a încheiat.
Ce faci cu facturile primite
- Confirmi că sunt reale și corecte: ai primit bunul sau serviciul, prețul corespunde comenzii, firma este identificată corect.
- Semnalezi facturile contestate: dacă o factură din SPV este greșită sau nu îți aparține, spune-i contabilului înainte să o înregistreze.
- Trimiți facturile care nu trec prin e-Factura: facturile de la furnizori din alte state, unele facturi de servicii digitale sau abonamente plătite cu cardul, facturile din perioade sau situații exceptate.
Cum descarci și verifici facturile din sistem afli din Facturile primite în SPV: cum le descarci și le verifici, iar regulile de păstrare a fișierelor electronice sunt în Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect.
Ce faci cu facturile emise
Dacă emiți facturile din propriul program, contabilul are nevoie de jurnalul de vânzări sau de acces la program, plus confirmarea că fiecare factură a fost validată în e-Factura. Facturile anulate, stornate sau corectate trebuie să apară și ele, cu explicația aferentă. Pentru vânzările prin casa de marcat, raportul zilnic Z și rapoartele lunare sunt documentele de bază.
Banca și casa: extrasele și actele de numerar
Extrasele de cont sunt documentele care leagă toate celelalte acte între ele, pentru că arată ce s-a plătit și s-a încasat efectiv. Contabilul are nevoie de extrasul complet al lunii pentru fiecare cont deschis, inclusiv conturile în valută, conturile de depozit, conturile deschise la Trezorerie și cardurile de credit ale firmei.
Pentru plățile cu cardul firmei, extrasul nu ajunge: fiecare tranzacție trebuie susținută de factură sau de bon fiscal pe numele firmei. Un extras plin de plăți cu cardul fără facturi este una dintre cele mai frecvente surse de cheltuieli nedeductibile.
Numerarul se justifică prin registrul de casă, chitanțe pentru încasări și documente de plată pentru ieșiri. Regulile de completare și limitele legale pentru plățile cash sunt explicate în Registrul de casă și plățile în numerar: reguli de bază.
Sfat: Creează un obicei simplu: după fiecare plată cu cardul firmei, fotografiezi bonul sau descarci factura și o pui în folderul lunii. La final de lună nu mai cauți acte vechi de trei săptămâni.
Stocurile și mișcarea bunurilor
Dacă firma vinde marfă sau consumă materiale, contabilul are nevoie de documentele care arată intrările și ieșirile din gestiune. Fără ele, stocul scriptic se îndepărtează treptat de stocul real, iar diferențele ies la inventar.
- Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) atestă primirea mărfii, cu cantitățile efectiv recepționate.
- Avizul de însoțire a mărfii însoțește bunurile care circulă fără factură (de exemplu, între gestiuni sau spre un client care primește factura ulterior).
- Bonul de consum arată ce materiale au fost date în consum pentru producție sau pentru activitatea curentă.
- Procesul-verbal de punere în funcțiune marchează momentul în care un echipament intră în folosință, important pentru calculul amortizării; detalii în Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal.
- Procesele-verbale de casare sau de degradare justifică ieșirea din gestiune a bunurilor stricate sau expirate.
Pentru transporturile de bunuri cu risc fiscal ridicat, există și obligația declarării în sistemul e-Transport, explicată în e-Transport: ce bunuri se declară și cum obții codul UIT.
Dovada că o cheltuială este reală
Factura arată că cineva ți-a cerut bani, dar nu întotdeauna dovedește că ai primit ceva în schimb. La serviciile greu de vizualizat, cum sunt consultanța, marketingul, managementul sau intermedierea, autoritatea fiscală cere dovezi suplimentare că serviciul a fost efectiv prestat și că a fost necesar activității firmei.
Ce poate dovedi prestarea unui serviciu
| Tip de serviciu | Dovezi utile |
|---|---|
| Consultanță, management | contract, rapoarte de activitate, analize, e-mailuri de lucru, procese-verbale de recepție |
| Marketing și publicitate | campaniile efective, capturi, rapoarte de performanță, materialele livrate |
| Servicii IT | specificații, livrabile, acces la cod sau la platformă, procese-verbale de predare |
| Construcții și reparații | situații de lucrări, procese-verbale de recepție, devize |
| Transport și curierat | documente de transport, confirmări de livrare |
Aceste dovezi nu se înregistrează contabil, dar se păstrează la dosar, lângă factură. La o inspecție fiscală, lipsa lor poate duce la refuzul deducerii cheltuielii și a TVA aferente. Logica deductibilității este explicată în Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești, iar condițiile pentru TVA în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
Personalul, deplasările și avansurile
Actele de personal alimentează calculul salariilor și declarația lunară a contribuțiilor, așa că întârzierea lor întârzie tot circuitul. Chiar dacă salarizarea este făcută de altcineva decât contabilul financiar, cele două evidențe trebuie să se întâlnească.
Ce predai pentru salarii
- foaia colectivă de prezență (pontajul) sau confirmarea că nu există modificări față de programul normal;
- concediile de odihnă, concediile medicale cu certificatele aferente, absențele;
- angajările, încetările și modificările de contract, comunicate din timp;
- sporurile, primele, tichetele și alte beneficii acordate în luna respectivă.
Pe baza lor se calculează salariile și se depune declarația explicată în Declarația 112: contribuțiile și impozitul pe salarii.
Ce predai pentru deplasări și avansuri
Pentru fiecare deplasare de serviciu: ordinul de deplasare, documentele de transport și de cazare și decontul. Pentru fiecare avans dat în numerar sau pe card: decontul de justificare cu documentele aferente. Regulile sunt detaliate în Diurna și deplasările de serviciu: tratamentul fiscal și în Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate.
Cum organizezi predarea: termene, format și păstrare
Un sistem bun de predare a documentelor este simplu, repetabil și nu depinde de memoria cuiva. Stabilește cu contabilul trei lucruri: ziua, canalul și formatul.
- Ziua: o dată fixă după încheierea lunii, suficient de devreme ca declarațiile să fie pregătite la timp. Calendarul termenelor fiscale este în Calendarul obligațiilor fiscale: cum nu ratezi un termen.
- Canalul: un folder partajat, o platformă de documente sau un dosar fizic, același de fiecare dată.
- Formatul: scanări lizibile, denumite consecvent (dată, furnizor, sumă), originalele pe hârtie păstrate ordonat.
Păstrarea originalelor
Faptul că ai trimis o copie scanată nu te scutește de păstrarea originalului pe hârtie, atunci când documentul a fost emis pe hârtie. Registrele contabile și documentele justificative se păstrează pe perioadele prevăzute de Legea contabilității, care sunt lungi și diferă pe categorii; verifică forma în vigoare înainte de orice distrugere de arhivă.
Important: Informațiile au caracter general. Formularele, termenele și obligațiile de documentare se pot modifica, iar pentru activitatea concretă a firmei tale stabilește lista completă împreună cu expertul contabil sau consultantul fiscal.
Pe scurt: pachetul lunar complet
Documentele justificative sunt singura bază a contabilității: fără ele nu există înregistrare, deducere sau apărare la un control. Lunar, contabilul are nevoie de vânzări și cumpărări, de extrasele tuturor conturilor, de actele de casă, de documentele de stoc, de contractele noi și de dovezile serviciilor, plus actele de personal și de deplasare. E-Factura simplifică circulația facturilor, dar nu îți preia rolul de a confirma ce e real și de a trimite actele care nu trec prin sistem.
De reținut:
- un act valabil identifică părțile, data, operațiunea și valorile;
- proforma și oferta nu justifică o cheltuială;
- plățile cu cardul firmei cer factură sau bon cu codul fiscal al firmei;
- serviciile nemateriale se probează cu rapoarte și livrabile;
- o zi fixă de predare valorează mai mult decât orice program sofisticat.
Întrebări frecvente
Mai trebuie să îi trimit contabilului facturile primite, dacă le are în SPV?
Facturile din e-Factura le poate descărca singur, dacă are acces, dar trebuie să îi confirmi care sunt reale și să îi trimiți separat facturile care nu circulă prin sistem, cum sunt cele de la furnizori străini.
Un bon fiscal fără codul fiscal al firmei poate fi înregistrat?
De regulă, nu poate justifica o cheltuială deductibilă și TVA dedusă a firmei. Cere întotdeauna înscrierea codului fiscal al firmei pe bon sau o factură.
Ce fac dacă un furnizor nu îmi trimite factura?
Cere-o în scris și anunță contabilul, care poate înregistra la final de lună o estimare pentru facturile nesosite, dacă bunul sau serviciul a fost primit. Cheltuiala devine deplin documentată abia la sosirea facturii.
Cât de repede trebuie să predau actele după încheierea lunii?
Cât mai devreme, într-o zi fixă convenită cu contabilul, astfel încât declarațiile lunare să poată fi întocmite înainte de termen. Primele zile ale lunii următoare sunt o practică frecventă.
Pot păstra doar copiile scanate și arunca originalele pe hârtie?
Nu, ca regulă. Originalele emise pe hârtie se păstrează pe perioada legală de arhivare, chiar dacă ai și copii electronice; verifică regulile în vigoare cu contabilul.
