Inventarierea este momentul în care contabilitatea se confruntă cu realitatea: ce scrie în evidență că ar trebui să existe este comparat cu ce există efectiv în depozit, în casierie, în birouri și în conturile partenerilor. Diferențele găsite spun multe despre firmă: despre controlul intern, despre disciplina documentelor și, uneori, despre pierderi care altfel nu s-ar fi văzut.
Legea contabilității nr. 82/1991 obligă firmele să facă inventarierea patrimoniului, iar procedura este detaliată în OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii. Mai jos găsești pașii practici, de la decizia de numire a comisiei la înregistrarea rezultatelor.
Ce este inventarierea
Inventarierea este ansamblul operațiunilor prin care se constată existența cantitativă și valorică a tuturor elementelor de activ și de datorii ale firmei, la o anumită dată, și se compară cu datele din contabilitate. Ea are două componente:
- componenta faptică: numărare, cântărire, măsurare, verificarea existenței fizice a bunurilor și a numerarului;
- componenta documentară: confirmarea soldurilor cu clienții, furnizorii, băncile și alte terțe părți.
Scopul nu este doar găsirea lipsurilor. Inventarierea stabilește și valoarea de inventar a elementelor, adică valoarea lor actuală, care poate fi mai mică decât cea din evidență, de exemplu pentru stocuri învechite sau creanțe greu de încasat. Rezultatele stau la baza situațiilor financiare anuale, explicate în Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le depune.
Când este obligatorie inventarierea
Inventarierea se face cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul exercițiului financiar, dar și în alte situații prevăzute de reglementări. Tabelul rezumă momentele în care trebuie să te gândești la ea.
| Situația | De ce se face inventarierea |
|---|---|
| Sfârșitul exercițiului financiar | pentru ca bilanțul să reflecte realitatea |
| Începutul activității | pentru stabilirea patrimoniului de pornire |
| Fuziune, divizare, încetarea activității | pentru predarea sau lichidarea patrimoniului |
| Schimbarea gestionarului | pentru predarea-primirea gestiunii între persoane |
| Furturi, incendii, inundații sau alte calamități | pentru stabilirea pagubei |
| La cererea organelor de control sau în caz de litigii | pentru verificarea situației reale |
| Reorganizarea gestiunilor | pentru separarea corectă a bunurilor |
Data inventarierii anuale poate fi apropiată de sfârșitul anului, nu neapărat 31 decembrie, cu condiția ca mișcările dintre data inventarierii și închiderea exercițiului să fie luate în calcul. Discută momentul cu contabilul din toamnă.
Comisia de inventariere și decizia administratorului
Inventarierea o face o comisie de inventariere numită prin decizie scrisă a administratorului, care răspunde de organizarea ei. Decizia stabilește componența comisiei, gestiunile de inventariat, data începerii și a terminării operațiunilor și metodele folosite.
Reguli pentru comisie
- Comisia este formată din persoane cu pregătire potrivită, care cunosc bunurile inventariate.
- Gestionarul bunurilor inventariate nu poate face parte din comisia care îi inventariază propria gestiune, dar este prezent la inventariere.
- În firmele foarte mici, unde nu există suficient personal, inventarierea poate fi făcută și de o singură persoană desemnată, în condițiile reglementărilor.
- Inventarierea poate fi făcută, pe bază de contract, și de firme specializate sau de profesioniști contabili.
Sfat: Emite decizia de inventariere cu câteva săptămâni înainte, nu în ziua numărării. Comisia are timp să-și organizeze lucrul, gestionarii să pună ordine în depozit, iar contabilul să pregătească listele cu stocurile scriptice.
Pașii inventarierii
Procedura urmează o succesiune clară, gândită ca să împiedice atât erorile, cât și ascunderea diferențelor. Ordinea pașilor contează, mai ales la gestiunile de bunuri.
- Emiterea deciziei de inventariere de către administrator.
- Declarația scrisă a gestionarului la început: gestionarul declară dacă are bunuri ale terților în păstrare, documente de intrare sau ieșire neînregistrate, plusuri sau minusuri cunoscute.
- Sigilarea sau închiderea temporară a gestiunii, dacă este necesar, pentru ca bunurile să nu circule în timpul numărării.
- Numărarea efectivă și înscrierea bunurilor în listele de inventariere, cu denumire, cantitate, unitate de măsură și stare.
- Semnarea listelor de către comisie și gestionar.
- Declarația gestionarului la final: confirmă că toate bunurile au fost inventariate în prezența lui.
- Compararea cu evidența contabilă și stabilirea diferențelor.
- Explicațiile gestionarului pentru plusuri și minusuri.
- Procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, cu propuneri de regularizare.
- Decizia administratorului asupra propunerilor și înregistrarea rezultatelor în contabilitate și în registrul-inventar.
Listele de inventariere pot fi întocmite pe hârtie sau cu aplicații informatice, inclusiv cu cititoare de coduri de bare, dacă se păstrează urma operațiunilor.
Ce se inventariază: fiecare categorie de patrimoniu
Inventarierea acoperă tot patrimoniul, nu doar depozitul. Fiecare categorie are propriul mod de verificare.
| Categoria | Cum se verifică | Ce poate ieși la iveală |
|---|---|---|
| Stocuri de mărfuri și materiale | numărare, cântărire, măsurare | lipsuri, plusuri, produse expirate sau deteriorate |
| Mijloace fixe și obiecte de inventar | verificarea existenței și a stării, după fișe și etichete | bunuri care nu mai există, bunuri neînregistrate, bunuri inutilizabile |
| Numerar și valori | numărarea casieriei, inclusiv a valutei | diferențe de casă |
| Conturi bancare | compararea cu extrasele la data inventarierii | operațiuni neînregistrate |
| Clienți și furnizori | confirmări de sold, fișe de cont | creanțe incerte, datorii prescrise, sume neidentificate |
| Decontări cu salariații și asociații | verificarea avansurilor și a sumelor datorate | avansuri nejustificate |
| Bunuri ale terților | evidență separată | bunuri primite în custodie sau consignație |
Numerarul se inventariază după regulile casieriei explicate în Registrul de casă și plățile în numerar: reguli de bază, iar avansurile nejustificate se rezolvă înainte de bilanț, după procedura din Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate. Pentru mijloacele fixe, inventarierea este și momentul în care identifici bunurile care trebuie casate; tratamentul lor este descris în Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal.
Plusurile și minusurile: cum se tratează
Diferențele dintre stocul faptic și cel scriptic se analizează caz cu caz, iar tratamentul depinde de cauza lor. Nu orice minus înseamnă furt și nu orice plus este un câștig.
Compensarea
Reglementările permit, în anumite condiții, compensarea lipsurilor cu plusurile, atunci când există risc de confuzie între sortimente asemănătoare, diferențele privesc aceeași perioadă și aceeași gestiune. Compensarea se face numai în cantități egale și cu regulile de valoare stabilite de norme.
Perisabilitățile
Unele bunuri se pierd natural, prin evaporare, uscare, spargere sau manipulare. Pierderile în limitele normelor de perisabilitate stabilite potrivit legii sau de firmă, în condițiile prevăzute, se tratează ca pierderi normale ale activității.
Lipsurile imputabile și neimputabile
- Lipsurile imputabile, pentru care răspunde o persoană (de obicei gestionarul), se recuperează de la aceasta, la valoarea stabilită de reglementări, pe baza unei decizii de imputare.
- Lipsurile neimputabile, pentru care nu se poate stabili vinovăția, se înregistrează pe cheltuieli, cu documentarea cauzei.
- Plusurile se înregistrează în contabilitate, la valoarea stabilită de norme, ca intrări în gestiune.
Efectele fiscale
Lipsurile pot avea consecințe asupra impozitelor, de aceea nu le trata ca simple corecturi:
| Situația | Posibil efect asupra impozitului pe profit | Posibil efect asupra TVA |
|---|---|---|
| Perisabilități în limitele legale | cheltuială recunoscută fiscal | de regulă fără ajustarea TVA |
| Bunuri distruse din cauze de forță majoră, documentate | tratament favorabil, în condițiile legii | de regulă fără ajustare, cu dovezi |
| Lipsuri neimputabile, nedocumentate | cheltuială nedeductibilă, de regulă | TVA dedusă poate trebui ajustată sau colectată |
| Lipsuri imputate gestionarului | suma recuperată este venit | tratament specific, de verificat cu contabilul |
Regulile de detaliu sunt în Codul fiscal și se schimbă; pentru cazul tău verifică forma în vigoare și discută cu contabilul. Logica generală a deductibilității este explicată în Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești, iar ajustarea TVA în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
Atenție: Un minus de stoc mare și neexplicat poate fi interpretat la inspecția fiscală ca vânzare nedeclarată, cu TVA și impozit stabilite suplimentar. Documentează imediat cauza fiecărei diferențe semnificative: procese-verbale de degradare, sesizări la poliție, constatări ale asigurătorului.
Evaluarea la inventar și ajustările de valoare
Pe lângă cantități, inventarierea stabilește și dacă valoarea din evidență mai este realistă. Un bun poate exista fizic, dar să valoreze mai puțin decât costul lui istoric.
- Stocurile lente, expirate sau demodate pot avea o valoare de inventar mai mică decât costul de achiziție.
- Creanțele asupra clienților aflați în insolvență sau care nu au plătit de mult pot fi greu recuperabile.
- Mijloacele fixe deteriorate sau neutilizate pot valora mai puțin decât valoarea contabilă netă.
În aceste cazuri, contabilitatea înregistrează ajustări pentru depreciere, care reduc valoarea din bilanț fără ca bunul să fie scos din evidență. Tratamentul fiscal al acestor ajustări este restrictiv și diferă de cel contabil; contabilul ține evidența separat la calculul impozitului, explicat în Impozitul pe profit: cum se calculează și cum se declară.
Greșeli frecvente la inventariere
Cele mai multe probleme de inventar vin din grabă și din lipsa unor documente simple.
- Inventarierea „din scriptic”: listele completate după stocul din program, fără numărare reală.
- Gestionarul în comisie la propria gestiune.
- Lipsa confirmărilor de sold cu clienții și furnizorii importanți.
- Mijloace fixe fantomă: bunuri vândute sau aruncate de ani de zile, dar rămase în evidență.
- Ignorarea bunurilor terților, numărate ca bunuri proprii.
- Rezultate neînregistrate până la bilanț sau înregistrate fără decizia administratorului.
Integrarea inventarului în ciclul anual al contabilității este descrisă în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Important: Informațiile au caracter general. Normele de inventariere, regulile privind perisabilitățile și efectele fiscale ale lipsurilor se pot modifica; pentru firma ta verifică reglementările în vigoare și consultă un expert contabil sau un consultant fiscal autorizat.
Ideile principale despre inventariere
Inventarierea compară evidența cu realitatea pentru tot patrimoniul firmei: stocuri, mijloace fixe, numerar, conturi bancare, creanțe și datorii. Se face cel puțin anual și ori de câte ori se schimbă gestionarul, apar calamități sau o cer organele de control, de o comisie numită de administrator, după OMFP nr. 2861/2009. Plusurile și minusurile se explică, se compensează doar în condițiile normelor și se înregistrează înainte de bilanț, iar lipsurile neexplicate pot avea efecte de TVA și impozit.
De reținut:
- decizia de inventariere vine de la administrator, din timp;
- gestionarul nu își inventariază singur gestiunea;
- clienții și furnizorii se inventariază prin confirmări de sold;
- fiecare diferență semnificativă are nevoie de o cauză documentată;
- valoarea de inventar poate impune ajustări pentru depreciere.
Întrebări frecvente
O firmă fără stocuri trebuie să facă inventariere?
Da. Inventarierea privește tot patrimoniul, nu doar stocurile: mijloacele fixe, numerarul, conturile bancare, creanțele și datoriile se verifică anual și la o firmă de servicii.
Pot face inventarierea singur, ca administrator al unei firme mici?
În firmele foarte mici, reglementările permit inventarierea de către o singură persoană desemnată, dar regulile privind gestionarul și documentarea rămân valabile. Verifică cu contabilul condițiile aplicabile.
Ce fac cu un mijloc fix care nu mai există?
Se consemnează în listele de inventariere ca lipsă, se stabilește cauza și se decide scoaterea din evidență, cu tratamentul contabil și fiscal potrivit. Dacă bunul a fost vândut sau aruncat fără documente, efectele fiscale trebuie analizate.
Când se înregistrează rezultatele inventarierii?
În contabilitatea exercițiului pentru care s-a făcut inventarierea, înainte de întocmirea situațiilor financiare, pe baza procesului-verbal și a deciziei administratorului.
Confirmările de sold de la clienți sunt obligatorii?
Ele sunt modul obișnuit de inventariere a creanțelor și datoriilor. Fără ele, diferențele cu partenerii ies la iveală abia la încasare, plată sau într-un litigiu.
