Avansul spre decontare este soluția practică pentru cheltuielile mici și urgente pe care firma nu le poate plăti direct prin bancă: o achiziție de materiale de la un magazin, taxele unei deplasări, o plată la o instituție publică. Firma dă banii unei persoane de încredere, iar aceasta aduce înapoi documentele care arată pe ce i-a cheltuit, plus restul de bani, dacă există. Documentul care închide operațiunea se numește decont de cheltuieli.
Mecanismul pare simplu, dar este unul dintre locurile în care contabilitatea firmelor mici se încurcă cel mai des: avansuri date fără document, justificate cu întârziere sau niciodată, bonuri fără codul fiscal al firmei. Ghidul explică regulile de bază, pașii și riscurile, fără să fixeze plafoane care se pot schimba.
Ce este avansul spre decontare
Avansul spre decontare este o sumă de bani acordată de firmă unei persoane, de regulă un salariat sau administratorul, pentru a plăti în numele firmei anumite cheltuieli, cu obligația de a le justifica ulterior prin documente. Până la justificare, suma rămâne o creanță a firmei asupra persoanei respective.
În contabilitate, avansurile se urmăresc într-un cont de avansuri de trezorerie (542), din clasa conturilor de trezorerie. Soldul acestui cont arată, la orice moment, cât au primit persoanele din firmă și încă nu au justificat. Un sold vechi în acest cont este un semnal de alarmă descris și în Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor.
Avansul nu este o plată pentru persoană
Diferența esențială față de un salariu, o primă sau un împrumut este destinația: banii avansați nu aparțin persoanei, ci se cheltuie pentru firmă. Dacă nu sunt cheltuiți sau justificați, se returnează.
Cine poate primi avans și cum se acordă
Avansul spre decontare se acordă, de regulă, persoanelor care au o relație de muncă sau de administrare cu firma: salariați, administratori, persoane cu contract de mandat. Acordarea se face pe baza unei aprobări și a unui document care consemnează suma.
Pașii acordării
- Aprobarea: administratorul sau persoana împuternicită aprobă suma și scopul (de exemplu, deplasarea la un client, cumpărarea de materiale).
- Documentul de plată: pentru numerar din casierie se întocmește o dispoziție de plată către casierie, semnată de primitor.
- Înregistrarea în registrul de casă a ieșirii de numerar, după regulile din Registrul de casă și plățile în numerar: reguli de bază.
- Alternativ, transferul bancar în contul persoanei sau încărcarea unui card de firmă, cu aceeași aprobare și evidență.
Sfat: Stabilește printr-o procedură internă scurtă cine poate primi avansuri, pentru ce tipuri de cheltuieli, cine aprobă și în ce termen se predă decontul. O pagină de reguli scrise elimină majoritatea discuțiilor de la final de lună.
Limitele legale pentru avansurile în numerar
Legea nr. 70/2015 privind operațiunile de încasări și plăți în numerar stabilește reguli și pentru avansurile spre decontare acordate cash: plafoane pentru sumele acordate și pentru plățile făcute din ele, precum și obligația de justificare într-un termen. Valorile și termenele exacte se verifică în forma în vigoare a legii. Regula practică: pentru sume mari, folosește transferul bancar sau cardul firmei.
Decontul de cheltuieli: ce conține
Decontul de cheltuieli este documentul prin care persoana care a primit avansul justifică sumele cheltuite și stabilește diferența de restituit sau de primit. El închide circuitul avansului și stă la baza înregistrării cheltuielilor în contabilitate.
| Element al decontului | Ce înseamnă |
|---|---|
| Datele persoanei | numele, funcția, eventual compartimentul |
| Suma primită ca avans | totalul avansurilor din perioada justificată |
| Lista cheltuielilor | fiecare document, cu dată, furnizor, natura cheltuielii și sumă |
| Totalul justificat | suma documentelor anexate |
| Diferența | suma de restituit firmei sau de plătit persoanei |
| Semnături | persoana care justifică, cine verifică și cine aprobă |
| Anexe | facturi, bonuri fiscale, bilete, chitanțe |
Ce documente acceptă decontul
- Facturi emise pe numele firmei, cu codul fiscal al acesteia.
- Bonuri fiscale pe care s-a înscris codul fiscal al firmei, în limitele în care bonul poate ține loc de factură simplificată.
- Bilete și tichete de transport, chitanțe de taxe, documente de plată la instituții publice.
- Documente de cazare pe numele firmei sau al salariatului delegat, însoțite de ordinul de deplasare.
Un bon fiscal fără codul fiscal al firmei sau o factură pe numele persoanei fizice nu justifică o cheltuială deductibilă a firmei. Lista completă a actelor acceptate este în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Termenul de justificare și restituirea diferenței
Avansul trebuie justificat într-un termen scurt după efectuarea cheltuielii sau după încheierea deplasării, stabilit de lege pentru numerar și, suplimentar, de procedura internă a firmei. Legea nr. 70/2015 prevede atât termenul de justificare, cât și restituirea sumelor necheltuite; verifică termenul exact în forma în vigoare.
Cele trei situații posibile
| Situația | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Cheltuieli egale cu avansul | decontul închide avansul, fără diferențe |
| Cheltuieli mai mici decât avansul | persoana restituie diferența în casierie sau prin bancă |
| Cheltuieli mai mari decât avansul | firma plătește diferența persoanei, pe baza decontului aprobat |
În practică, multe firme nu mai acordă un nou avans până la justificarea celui anterior. Regula previne acumularea de sume nejustificate și este ușor de aplicat.
Cheltuielile plătite fără avans
Uneori salariatul sau administratorul plătește o cheltuială a firmei din banii proprii, fără să fi primit un avans. Și în acest caz decontul de cheltuieli este documentul potrivit: persoana prezintă actele pe numele firmei, decontul se aprobă, iar firma îi restituie suma.
- documentele trebuie să fie emise pe numele firmei, la fel ca la avans;
- restituirea se face pe baza decontului aprobat, nu doar a unui bon prezentat informal;
- pentru plăți mari, este preferabil ca firma să plătească direct furnizorul.
Situația este frecventă la administratorii care plătesc cu cardul personal abonamente sau achiziții online ale firmei. Dacă se repetă, un card de firmă rezolvă problema mai simplu.
Înregistrarea contabilă, pe înțeles
Nu trebuie să cunoști conturile pentru a urmări un avans, dar logica înregistrărilor te ajută să înțelegi rapoartele contabilului. Circuitul are trei momente.
| Momentul | Ce se întâmplă în contabilitate |
|---|---|
| Acordarea avansului | scade casa sau banca, crește contul de avansuri de trezorerie |
| Justificarea prin decont | se înregistrează cheltuielile și, dacă e cazul, TVA deductibilă; scade avansul |
| Restituirea sau plata diferenței | crește casa (la restituire) sau scade casa (la plata diferenței); avansul se închide |
La sfârșitul lunii, soldul contului de avansuri ar trebui să conțină doar sumele date recent și aflate încă în termenul de justificare. Contabilul verifică acest sold la fiecare închidere de lună, așa cum explicăm în Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul, iar la sfârșitul anului avansurile se inventariază împreună cu celelalte creanțe, după Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.
TVA și deductibilitatea cheltuielilor decontate
Cheltuielile justificate prin decont urmează aceleași reguli fiscale ca orice altă cheltuială a firmei. Faptul că plata s-a făcut prin intermediul unei persoane nu schimbă condițiile.
- Pentru impozitul pe profit, cheltuiala trebuie să fie făcută în scopul activității economice și să fie susținută de documente; unele categorii au limite sau sunt nedeductibile, după regulile din Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești.
- Pentru TVA, deducerea cere un document care să conțină informațiile cerute de lege, de regulă factură sau bon cu codul fiscal al firmei, și o achiziție destinată operațiunilor taxabile; condițiile sunt în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
- Pentru deplasări, transportul și cazarea se justifică prin decont, iar diurna are reguli proprii, explicate în Diurna și deplasările de serviciu: tratamentul fiscal.
Atenție: Cheltuielile personale nu devin cheltuieli ale firmei doar pentru că au fost trecute într-un decont. La un control, o masă în familie sau o achiziție pentru casă, decontată ca cheltuială a firmei, poate fi considerată avantaj sau venit al persoanei.
Riscurile avansurilor rămase nejustificate
Un avans care rămâne ani la rând în evidență nu dispare: el devine o problemă la primul control sau la vânzarea firmei. Riscurile principale sunt de trei feluri.
- Fiscal: sumele acordate și nejustificate pot fi tratate de inspecția fiscală ca venituri ale persoanei, de exemplu ca venituri de natură salarială sau ca dividende, cu impozit, contribuții și accesorii. Ce se întâmplă în timpul unei inspecții afli din Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai.
- Contabil: bilanțul arată creanțe care nu vor fi încasate niciodată, ceea ce distorsionează imaginea firmei.
- Disciplinar și juridic: în cazul salariaților, sumele nejustificate pot fi recuperate prin mijloacele prevăzute de Codul muncii (Legea nr. 53/2003); în cazul administratorilor, pot ridica întrebări privind folosirea bunurilor societății.
Cum cureți soldurile vechi
- obține documentele lipsă, dacă există;
- solicită restituirea sumelor necheltuite;
- discută cu contabilul tratamentul sumelor care nu mai pot fi justificate, înainte de închiderea anului.
Pentru imaginea de ansamblu a evidenței firmei, vezi Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Important: Informațiile au caracter general. Plafoanele și termenele pentru avansurile în numerar și tratamentul fiscal al sumelor nejustificate se pot modifica; pentru situația ta verifică forma în vigoare și consultă expertul contabil sau un consultant fiscal autorizat.
Pe scurt: avansul, decontul și termenul
Avansul spre decontare este o sumă dată unei persoane pentru cheltuieli în numele firmei, cu obligația de justificare. Se acordă cu aprobare și document de plată, se justifică prin decont de cheltuieli cu acte pe numele firmei, iar diferența se restituie sau se plătește. Legea nr. 70/2015 limitează avansurile în numerar și stabilește termenul de justificare, iar sumele rămase nejustificate pot deveni venituri impozabile ale persoanei.
De reținut:
- avansul este o creanță a firmei până la justificare;
- documentele din decont trebuie să fie pe numele firmei;
- termenul și plafoanele se verifică în forma în vigoare a legii;
- nu acorda un avans nou până nu se justifică cel vechi;
- soldurile vechi de avansuri se curăță înainte de bilanț.
Întrebări frecvente
Pot primi avans spre decontare ca administrator și asociat unic?
Da, dacă suma este destinată cheltuielilor firmei și se justifică prin decont cu documente pe numele firmei. Avansul nu poate înlocui dividendele sau salariul.
Ce se întâmplă dacă pierd un bon din decont?
Cheltuiala respectivă nu mai poate fi justificată, iar suma trebuie restituită sau tratată ca nejustificată. Uneori se poate obține un duplicat de factură de la furnizor.
Avansul se poate da pe card, nu în numerar?
Da. Transferul în contul persoanei sau un card de firmă sunt chiar preferabile, pentru trasabilitate, iar justificarea prin decont rămâne obligatorie.
Trebuie decont și pentru cheltuielile plătite cu cardul firmei?
Plățile cu cardul firmei nu sunt avansuri, dar fiecare tranzacție trebuie susținută de factură sau bon pe numele firmei. Multe firme folosesc totuși un decont lunar pe card, pentru ordine.
Poate un colaborator fără contract de muncă să primească avans?
În principiu, avansurile se acordă persoanelor care au o relație de muncă sau de administrare cu firma. Pentru alte situații, discută cu contabilul soluția corectă, de regulă plata directă a furnizorului.
