Când un salariat pleacă într-o altă localitate pentru firmă, la un client, pe un șantier sau la o conferință, firma suportă nu doar transportul și cazarea, ci îi acordă de regulă și o sumă zilnică pentru cheltuielile mărunte ale deplasării: masă, transport local, alte costuri. Această sumă se numește popular diurnă, iar în legislație apare ca indemnizație de delegare sau de detașare.
Diurna are un tratament fiscal special: în anumite limite, salariatul nu plătește impozit și contribuții pe ea, iar firma o poate deduce la calculul impozitului pe profit. Peste limite, regulile se schimbă. Ghidul explică mecanismul, actele necesare și diferențele dintre deplasările în țară și cele în străinătate, fără să fixeze valori care se modifică periodic.
Ce este deplasarea de serviciu
Deplasarea de serviciu este situația în care salariatul își desfășoară temporar activitatea în afara locului obișnuit de muncă, din dispoziția angajatorului. Codul muncii (Legea nr. 53/2003) reglementează două forme principale.
- Delegarea este exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor lucrări sau sarcini în afara locului de muncă, în interesul aceluiași angajator. Exemple: o întâlnire cu un client în alt oraș, un montaj, un audit la o filială.
- Detașarea este schimbarea temporară a locului de muncă, la un alt angajator, din dispoziția angajatorului de origine, pentru executarea unor lucrări în interesul celui din urmă.
Ambele au durate maxime și condiții de prelungire prevăzute de Codul muncii, iar pe durata lor salariatul are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare și la o indemnizație, în condițiile legii, ale contractului colectiv sau ale regulamentului intern.
Deplasarea nu este muncă la domiciliu sau telemuncă
Deplasarea presupune o schimbare temporară a locului efectiv de lucru, într-o altă localitate. Munca obișnuită de acasă, telemunca sau naveta zilnică între domiciliu și sediu nu sunt deplasări de serviciu și nu dau dreptul la diurnă.
Ce cheltuieli suportă firma
Pentru o deplasare de serviciu, firma suportă trei categorii de costuri, fiecare cu tratament diferit. Merită ținute separat în acte și în contabilitate.
| Categoria | Ce include | Cum se justifică |
|---|---|---|
| Transport | bilete de tren, avion, autocar, taxi, combustibil, taxe de drum, parcare | bilete, facturi, bonuri cu codul fiscal al firmei |
| Cazare | hotel, pensiune, apartament închiriat pe termen scurt | factură pe numele firmei sau al salariatului, cu ordinul de deplasare |
| Diurna (indemnizația de delegare) | suma zilnică pentru masă și cheltuieli mărunte | ordinul de deplasare, cu numărul de zile; nu necesită bonuri |
| Alte cheltuieli necesare | taxe de participare, vize, asigurări de călătorie | documentele specifice |
Diferența importantă: transportul și cazarea sunt rambursări de cheltuieli efectuate pentru firmă, pe bază de documente, în timp ce diurna este o indemnizație forfetară, calculată pe zile, fără să fie nevoie de bonuri pentru fiecare masă. Cheltuielile plătite de salariat din avans se justifică prin decontul descris în Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate.
Sfat: Stabilește în regulamentul intern cuantumul diurnei pe zi, pentru țară și pentru străinătate, condițiile de acordare (durată minimă, distanță) și regulile pentru cazare și transport. Cu reguli scrise, fiecare deplasare se decontează la fel, fără negocieri de la caz la caz.
Cum se stabilește diurna
În sectorul privat, cuantumul diurnei se stabilește prin contractul colectiv de muncă, regulamentul intern sau decizia angajatorului; legea nu impune un minim general pentru toate firmele, dar leagă tratamentul fiscal de nivelul stabilit pentru personalul din instituțiile publice.
Nivelul de referință din sectorul public
Pentru instituțiile publice, Guvernul stabilește prin hotărâre cuantumul indemnizației de delegare și detașare în țară, iar pentru deplasările în străinătate cuantumuri în valută, diferențiate pe țări. Aceste niveluri contează și pentru firmele private, pentru că Codul fiscal (Legea nr. 227/2015) le folosește ca reper de calcul pentru limitele neimpozabile și deductibile. Valorile se modifică periodic, așa că verifică forma în vigoare.
Elementele care decid suma plătită
- Cuantumul pe zi stabilit de firmă pentru destinația respectivă.
- Numărul de zile de deplasare, după ordinul de deplasare și regulile interne pentru zilele de plecare și sosire.
- Reducerile prevăzute de regulament, de exemplu atunci când masa este asigurată de gazdă sau de organizatorul unui eveniment.
Tratamentul fiscal pentru salariat
Diurna nu este considerată venit impozabil și nu intră în baza contribuțiilor sociale în limita unui plafon stabilit de Codul fiscal. Plafonul este construit în două trepte, care se aplică împreună:
- o limită zilnică, calculată ca multiplu al nivelului legal stabilit pentru personalul din instituțiile publice;
- o limită lunară cumulată, raportată la salariul de bază corespunzător locului de muncă al salariatului.
Partea care depășește oricare dintre aceste limite se tratează ca venit de natură salarială: se adaugă la salariul lunii, se impozitează și intră în baza contribuțiilor, cu raportare prin declarația lunară explicată în Declarația 112: contribuțiile și impozitul pe salarii. Multiplicatorii și modul exact de calcul se verifică în forma în vigoare a Codului fiscal.
| Situația | Tratament pentru salariat |
|---|---|
| Diurnă în limita ambelor plafoane | neimpozabilă, fără contribuții |
| Diurnă peste limita zilnică | diferența este venit salarial impozabil |
| Total lunar peste limita raportată la salariul de bază | diferența este venit salarial impozabil |
| Transport și cazare decontate pe documente, pentru deplasarea de serviciu | nu sunt venit al salariatului |
Atenție: Plafonul lunar legat de salariul de bază afectează mai ales salariații cu salariu mic și multe zile de deplasare, cum sunt șoferii, montatorii sau agenții de vânzări. Pentru ei, o diurnă generoasă poate genera venit impozabil chiar dacă suma zilnică este sub limita zilnică.
Deductibilitatea pentru firmă
Pentru o firmă plătitoare de impozit pe profit, cheltuielile cu deplasările sunt deductibile dacă sunt făcute în scopul activității economice și sunt documentate. Diurna are însă un plafon propriu de deductibilitate, construit tot ca multiplu al nivelului legal din sectorul public.
- Transportul și cazarea documentate sunt, de regulă, deductibile, ca orice cheltuială făcută în scopul activității.
- Diurna în limita plafonului de deductibilitate reduce profitul impozabil.
- Diurna peste plafon poate deveni nedeductibilă pentru firmă sau poate fi tratată ca o cheltuială salarială, în funcție de modul în care a fost impozitată la salariat; verifică încadrarea cu contabilul.
La microîntreprinderi, impozitul se calculează pe venituri, așa că deductibilitatea nu influențează impozitul pe firmă; rămân însă importante regulile de impozitare la nivelul salariatului. Logica generală a cheltuielilor deductibile este explicată în Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești, iar comparația regimurilor fiscale în Impozitarea firmelor: microîntreprindere sau impozit pe profit.
TVA pentru cheltuielile de deplasare
TVA aferentă cazării și transportului se poate deduce dacă documentul este emis pe numele firmei și achiziția este destinată operațiunilor taxabile, în condițiile din Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită. Diurna nu conține TVA, fiind o indemnizație, nu o achiziție.
Deplasările în străinătate
Pentru deplasările în afara țării, mecanismul este același, dar diurna se stabilește în valută, iar nivelul de referință din sectorul public diferă de la o țară la alta. Câteva particularități merită reținute:
- diurna se plătește, de regulă, în valută sau în lei la un curs stabilit prin procedura internă;
- limita neimpozabilă se calculează pornind de la nivelul legal pentru țara de destinație;
- pentru transportul rutier internațional există reguli specifice privind indemnizația șoferilor, inclusiv indemnizația pentru detașarea transnațională, care se verifică separat cu contabilul;
- facturile de cazare și transport emise de furnizori străini nu circulă prin e-Factura și trebuie predate contabilului, după lista din Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Contabilitatea înregistrează cheltuielile în valută la cursul de schimb al Băncii Naționale a României (BNR) din data stabilită de politicile contabile, iar avansurile în valută se urmăresc separat.
Actele unei deplasări
O deplasare corect documentată are un set minim de acte, care permite atât calculul diurnei, cât și justificarea cheltuielilor. Fără ele, sumele pot fi tratate ca venituri ale salariatului sau ca cheltuieli nedeductibile.
| Document | Rolul lui |
|---|---|
| Ordinul de deplasare (delegația) | dovedește dispoziția angajatorului, destinația, scopul și perioada |
| Decizia de detașare, după caz | stabilește detașarea și condițiile ei |
| Documentele de transport | justifică costul călătoriei |
| Factura de cazare | justifică cazarea pentru perioada deplasării |
| Decontul de cheltuieli | centralizează sumele și diferența de restituit sau de plătit |
| Dovezi ale scopului (opțional, util) | agenda întâlnirii, invitația, contractul cu clientul |
Pașii, de la plecare la decont
- Administratorul emite ordinul de deplasare și, dacă e cazul, acordă un avans.
- Salariatul păstrează toate documentele de transport și cazare pe numele firmei sau pe numele său, cu legătură la deplasare.
- La întoarcere, completează decontul și anexează actele.
- Contabilul calculează diurna după numărul de zile și verifică limitele fiscale.
- Diferența se restituie sau se plătește, iar partea impozabilă, dacă există, intră în calculul salariului.
Administratorii, mandatarii și colaboratorii
Regulile de mai sus sunt gândite pentru salariați, dar deplasările le fac adesea și administratorii sau colaboratorii. Tratamentul depinde de natura relației cu firma.
- Administratorii cu contract de mandat și alte persoane care obțin venituri asimilate salariilor au, potrivit Codului fiscal, un tratament asemănător pentru indemnizațiile de deplasare, în anumite limite și condiții; verifică încadrarea exactă.
- Asociații fără funcție în firmă nu fac deplasări de serviciu în sens legal; cheltuielile lor nu pot fi decontate ca ale unui salariat.
- Colaboratorii independenți (de exemplu persoane fizice autorizate) își includ de regulă costurile în factura emisă sau firma plătește direct furnizorii, conform contractului; nu primesc diurnă.
Pentru ansamblul obligațiilor contabile ale firmei, vezi Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Important: Informațiile au caracter general. Nivelurile de referință din sectorul public, multiplicatorii și plafoanele se modifică, iar pentru o politică de deplasări sau pentru un caz concret verifică forma în vigoare a Codului fiscal și a Codului muncii și consultă un expert contabil sau un consultant fiscal autorizat.
Recapitulare: diurna fără surprize
Deplasarea de serviciu, sub formă de delegare sau detașare, dă salariatului dreptul la plata transportului și a cazării, pe documente, și la o indemnizație zilnică, diurna. Diurna este neimpozabilă pentru salariat în limita unui plafon zilnic, legat de nivelul din sectorul public, și a unui plafon lunar, legat de salariul de bază; peste ele devine venit salarial. Pentru firmă, cheltuielile documentate sunt deductibile, iar diurna are propriul plafon de deductibilitate. Ordinul de deplasare și decontul sunt actele fără de care nimic nu se justifică.
De reținut:
- diurna este forfetară, transportul și cazarea se decontează pe acte;
- limita neimpozabilă are o componentă zilnică și una lunară;
- partea peste limită se impozitează ca salariu și se declară lunar;
- firmele cu impozit pe profit au și un plafon de deductibilitate;
- regulile scrise în regulamentul intern previn discuțiile la fiecare deplasare.
Întrebări frecvente
Diurna trebuie justificată cu bonuri de masă?
Nu. Diurna este o indemnizație forfetară, calculată pe zile, pe baza ordinului de deplasare. Bonurile sunt necesare doar pentru cheltuielile decontate separat, cum sunt transportul și cazarea.
Diurna intră în salariul brut?
Doar partea care depășește limitele neimpozabile din Codul fiscal. Aceasta se adaugă la veniturile salariale ale lunii și se impozitează ca atare.
Pot acorda diurnă pentru o deplasare în același oraș?
În regula obișnuită, deplasarea de serviciu presupune o altă localitate decât cea a locului de muncă. Condițiile exacte le stabilește regulamentul intern, în limitele legii.
Firma poate plăti cazarea direct, fără ca salariatul să plătească?
Da, și este chiar varianta cea mai simplă: factura se emite pe numele firmei, iar plata se face prin bancă sau cu cardul firmei, cu ordinul de deplasare atașat.
Microîntreprinderile trebuie să respecte limitele diurnei?
Da, pentru salariat. Limitele neimpozabile se aplică indiferent de regimul firmei; diferă doar efectul la impozitul pe firmă, care la micro se calculează pe venituri.
