Cheltuielile deductibile și nedeductibile: cum le deosebești

O cheltuială este deductibilă atunci când Codul fiscal îi permite să reducă profitul impozabil, iar regula generală este că se deduc cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, dovedite cu documente justificative. Sunt nedeductibile cheltuielile pe care legea le exclude expres sau care nu au legătură cu activitatea, iar între cele două categorii există o zonă intermediară: cheltuielile deductibile doar până la o anumită limită.

Distincția contează în primul rând pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, unde fiecare cheltuială acceptată fiscal reduce impozitul. Pentru microîntreprinderi, impozitul pe firmă nu depinde de cheltuieli, dar regulile rămân relevante la TVA, la un eventual pasaj spre impozitul pe profit și la controlul fiscal. Contextul general al celor două regimuri îl găsești în Impozitarea firmelor: microîntreprindere sau impozit pe profit.

Regula generală: scopul activității economice

Testul de bază pentru orice cheltuială este întrebarea „a fost făcută pentru ca firma să obțină venituri sau să-și desfășoare activitatea?”. Codul fiscal (Legea nr. 227/2015) formulează principiul în titlul dedicat impozitului pe profit și îl completează cu liste de cheltuieli limitate și nedeductibile.

În practică, o cheltuială trece testul dacă îndeplinește trei condiții:

1. Legătura cu activitatea: cheltuiala servește activității firmei (producție, vânzare, administrare, dezvoltare), nu nevoilor personale ale asociaților sau ale administratorului.
2. Documentul justificativ: există factură, contract, bon fiscal cu cod fiscal al firmei sau alt document care dovedește operațiunea.
3. Realitatea operațiunii: serviciul a fost prestat sau bunul a fost livrat, iar acest lucru se poate dovedi (proces-verbal de recepție, raport de activitate, livrabile).

O factură corectă formal nu este suficientă dacă nu poți arăta că serviciul a existat. Invers, o cheltuială reală, dar fără document, nu poate fi dedusă.

Cele trei categorii de cheltuieli

Codul fiscal împarte, în fapt, cheltuielile în trei grupe: deductibile integral, deductibile limitat și nedeductibile. Tabelul de mai jos arată logica fiecărei grupe, cu exemple tipice.

Limitele concrete (procente, plafoane, plafoane zilnice) s-au modificat de-a lungul timpului; le verifici în forma în vigoare a Codului fiscal sau le confirmi cu contabilul.

Cheltuielile deductibile integral

Majoritatea cheltuielilor obișnuite ale unei firme sunt deductibile integral, cu condiția documentării corecte. Grupele cele mai mari sunt:

• costul mărfurilor și materiilor prime vândute sau consumate;
• cheltuielile cu personalul: salarii, contribuții, tichete de masă în limitele legii;
• chiria și utilitățile spațiilor folosite pentru activitate;
• serviciile de la terți: contabilitate, juridic, IT, marketing, cu contract și dovada prestării;
• pregătirea profesională a angajaților, legată de activitate;
• amortizarea fiscală a mijloacelor fixe, explicată în Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal;
• penalitățile contractuale plătite partenerilor de afaceri (spre deosebire de amenzile plătite autorităților);
• pierderile din stocuri constatate la inventariere, în condițiile legii, după procedura descrisă în Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.

Sfat: Pentru serviciile „intangibile” (consultanță, management, marketing), păstrează pe lângă factură contractul, rapoartele de activitate, e-mailurile cu livrabilele și orice document care arată ce s-a primit concret. Acestea sunt primele cheltuieli verificate la un control.

Cheltuielile cu deductibilitate limitată

Cheltuielile cu deductibilitate limitată se deduc doar până la un plafon stabilit de lege, iar partea care depășește plafonul se adaugă înapoi la calculul profitului impozabil. Cele de mai jos apar la aproape orice firmă.

Cheltuielile de protocol

Cheltuielile de protocol sunt cele cu mese de afaceri, cadouri pentru parteneri, gustări la întâlniri. Ele sunt deductibile în limita unui procent aplicat asupra unei baze calculate din profit (de mulți ani, un procent mic, de ordinul unităților). Excedentul devine nedeductibil. Ține evidența cui s-au oferit și cu ce ocazie.

Cheltuielile sociale

Cheltuielile sociale includ, de exemplu, cadourile pentru copiii angajaților la sărbători, ajutoarele de naștere sau de deces, unele tichete culturale. Sunt deductibile până la un procent din cheltuielile cu salariile, stabilit de lege. Unele dintre ele pot fi neimpozabile pentru angajat, dar regulile de impozitare la salariat sunt separate.

Autoturismele folosite și în scop personal

Pentru autoturismele de până la nouă locuri și o anumită masă maximă, care nu sunt folosite exclusiv în activitate, Codul fiscal limitează de mulți ani deducerea cheltuielilor (combustibil, întreținere, reparații) la jumătate; verifică forma în vigoare. Deducerea integrală este posibilă dacă vehiculul este folosit exclusiv în scop economic, dovedit cu foi de parcurs, sau dacă se încadrează în categoriile prevăzute (de exemplu agenți de vânzări, curierat, taxi, închirieri).

Diurna și deplasările

Indemnizația de deplasare (diurna) acordată salariaților este deductibilă în limitele prevăzute de lege, iar peste anumite niveluri devine impozabilă pentru salariat. Detaliile sunt în Diurna și deplasările de serviciu: tratamentul fiscal, iar decontarea sumelor avansate în Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate.

Alte cheltuieli limitate

Perisabilitățile (în limitele stabilite pe tipuri de produse), provizioanele pentru creanțe incerte (în condiții stricte), asigurările voluntare de sănătate și contribuțiile la pensii facultative pentru angajați, precum și costurile excedentare ale îndatorării au și ele reguli proprii de deducere.

Cheltuielile nedeductibile

Cheltuielile nedeductibile sunt cele pe care legea le exclude expres, indiferent de documente, plus cele care nu trec testul scopului economic. Ele se înregistrează normal în contabilitate, dar se adaugă înapoi la calculul impozitului.

Lista cuprinde, printre altele:

• impozitul pe profit însuși și impozitele plătite în străinătate pentru care se acordă credit fiscal;
• amenzile, confiscările și penalitățile datorate autorităților române sau străine;
• dobânzile și penalitățile de întârziere datorate bugetului de stat;
• cheltuielile personale ale asociaților, administratorilor sau angajaților, plătite de firmă;
• cheltuielile fără document justificativ sau cu documente care nu dovedesc operațiunea;
• facturile emise de furnizori declarați inactivi de ANAF, în condițiile legii;
• cheltuielile cu bunuri lipsă din gestiune, neimputabile, în anumite situații;
• donațiile, altele decât sponsorizarea tratată ca credit fiscal;
• TVA aferentă bunurilor folosite în scop personal sau pentru care dreptul de deducere nu este permis.

Atenție: Înainte de a plăti un furnizor nou, verifică-i statutul pe site-ul ANAF (registrul contribuabililor inactivi). Factura unui furnizor inactiv poate fi nedeductibilă atât pentru impozitul pe profit, cât și pentru TVA.

Documentele care fac diferența

Pentru deductibilitate, documentul justificativ este la fel de important ca natura cheltuielii. Tabelul de mai jos arată ce dovezi sunt utile pentru cheltuielile care se verifică cel mai des.

Ce acte trebuie să-i trimiți lunar contabilului ca să poată încadra corect cheltuielile afli din Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.

Legătura cu TVA și cu regimul micro

Deductibilitatea la impozitul pe profit și dreptul de deducere a TVA sunt două analize separate, deși folosesc criterii asemănătoare. O cheltuială poate fi deductibilă la impozitul pe profit și totuși să aibă TVA nedeductibilă (sau invers), în funcție de regulile fiecărei taxe.

• La TVA, dreptul de deducere depinde de folosirea bunului pentru operațiuni taxabile și de factura corectă; vezi Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
• La microîntreprinderi, cheltuielile nu reduc impozitul pe venit, dar documentarea lor rămâne obligatorie pentru contabilitate, pentru TVA și pentru momentul în care firma ar trece la impozit pe profit, situație descrisă în Trecerea de la micro la impozit pe profit: când și cum.
• La calculul impozitului pe profit, ajustările pentru cheltuielile limitate și nedeductibile se fac în ordinea explicată în Impozitul pe profit: cum se calculează și cum se declară.

Greșeli frecvente la încadrarea cheltuielilor

Cele mai multe ajustări la controale vin din aceleași câteva situații, ușor de prevenit:

• Cheltuieli personale trecute pe firmă: vacanțe, telefonul familiei, cumpărături casnice.
• Mașina folosită mixt, dedusă integral, fără foi de parcurs.
• Servicii fără dovada prestării, mai ales între firme ale acelorași asociați.
• Protocol fără limită, cu mese de afaceri în valori mari, adăugate integral.
• Facturi de la furnizori inactivi, plătite fără verificare.
• Bonuri fără codul fiscal al firmei, care nu pot fi atribuite firmei.

Ce drepturi ai și cum te pregătești când inspectorii verifică aceste cheltuieli afli în Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai. Informațiile au caracter general și nu înlocuiesc analiza unui expert contabil sau a unui consultant fiscal; legislația se modifică frecvent, așa că verifică forma în vigoare.

Pe scurt: cum recunoști o cheltuială deductibilă

O cheltuială se deduce dacă este făcută pentru activitatea firmei, este reală și este dovedită cu documente. Peste această regulă generală, Codul fiscal adaugă limite pentru protocol, cheltuieli sociale, autoturisme folosite mixt și alte categorii, plus o listă de cheltuieli care nu se deduc niciodată. Documentarea scopului economic este cea care face diferența la un control.

De reținut:

• testul de bază: scop economic, document justificativ, operațiune reală;
• unele cheltuieli se deduc doar până la o limită, iar excedentul devine nedeductibil;
• amenzile, impozitul pe profit și cheltuielile personale nu se deduc;
• verifică furnizorii noi în registrul contribuabililor inactivi;
• deductibilitatea la impozit și deducerea TVA sunt analize separate.