Planul de conturi este lista structurată a conturilor pe care o firmă le folosește ca să își înregistreze operațiunile. Fiecare cont are un număr și o denumire, iar numărul îți spune imediat în ce familie de informații te afli: bani, datorii, stocuri, venituri sau cheltuieli. Pentru un antreprenor, planul de conturi pare o fișă încărcată de coduri, dar în practică este o hartă simplă, pe care o citești o dată și apoi o recunoști în orice raport.
Firmele din România lucrează cu un plan de conturi general, stabilit prin reglementările contabile, iar fiecare societate își alege, din el, conturile de care are nevoie. De aceea două firme pot avea liste diferite, deși pornesc din același model.
Ce este planul de conturi și de ce există?
Planul de conturi există ca toate firmele să înregistreze aceleași tipuri de operațiuni în aceleași locuri, ceea ce face evidența comparabilă și verificabilă. Fără el, fiecare contabil ar numi lucrurile cum crede și nimeni n-ar putea citi cifrele altcuiva.
Un cont este o fișă în care se adună, într-o perioadă, mișcările unui anumit element: banii din bancă, datoriile către un furnizor sau veniturile din servicii. Soldul contului îți arată cât a rămas la un moment dat. Din solduri se construiesc apoi balanța de verificare și situațiile financiare, iar operațiunile care le completează la final de lună sunt descrise în Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul. Dacă vrei să vezi cum se leagă lucrurile, ghidul general Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori arată traseul întreg al unui document, de la factură la bilanț.
Cum sunt grupate conturile pe clase?
Conturile sunt grupate în clase numerotate, iar prima cifră a oricărui cont îți indică clasa din care face parte. Aceasta este regula pe care merită să o ții minte, pentru că te ajută să te orientezi fără să cunoști fiecare cont în parte.
| Clasa | Ce cuprinde | Exemplu de element |
|---|---|---|
| 1 | Capitaluri | capital social, rezerve, rezultat |
| 2 | Imobilizări | echipamente, vehicule, clădiri |
| 3 | Stocuri | mărfuri, materii prime |
| 4 | Terți | clienți, furnizori, salarii, taxe |
| 5 | Trezorerie | bancă, casă |
| 6 | Cheltuieli | utilități, chirii, servicii cumpărate |
| 7 | Venituri | vânzări de mărfuri, prestări de servicii |
Clasele 1 până la 5 sunt conturi de bilanț: ele descriu ce are firma și ce datorează la un moment dat. Clasele 6 și 7 sunt conturi de rezultat: ele descriu ce s-a câștigat și ce s-a cheltuit într-o perioadă. Diferența dintre venituri și cheltuieli ajunge, la final de an, în capitaluri, ca profit sau pierdere.
Sfat: Când citești o balanță, uită-te mai întâi la clase, nu la fiecare cont. Dacă totalul din clasa 5 e mic și datoriile din clasa 4 sunt mari, ai o imagine rapidă a presiunii de plată.
Ce înseamnă conturile de terți, cele pe care le vezi cel mai des?
Conturile de terți sunt cele în care apar persoanele și instituțiile cu care firma are relații de creanță sau de datorie: clienți, furnizori, angajați, stat. Sunt cele mai vizibile pentru tine, pentru că răspund la întrebări foarte practice, de exemplu cât ai de încasat de la clienți sau cât ai de plătit furnizorilor.
În practică, vei întâlni des câteva dintre ele:
- furnizori, unde stă ce datorezi pentru facturile primite și neplătite;
- clienți, unde stă ce ai de încasat pentru facturile emise;
- personal și contribuții, unde se adună salariile și obligațiile aferente până la plată;
- TVA și alte taxe, unde se văd sumele de plătit sau de recuperat către bugetul statului.
Pentru partea de TVA, mecanismul în detaliu este explicat în TVA pentru firme: ghid complet de la înregistrare la decont, iar conturile sunt doar locul unde cifrele se văd.
Cum se leagă conturile de bilanț și de contul de profit și pierdere?
Conturile de bilanț ajung în bilanț, iar conturile de venituri și cheltuieli ajung în contul de profit și pierdere. Legătura este directă și are un rost: bilanțul arată o fotografie la o dată, iar contul de profit și pierdere arată filmul unei perioade.
Un exemplu simplu. Dacă plătești o chirie, banii ies din contul de bancă (clasa 5), iar costul apare în cheltuieli (clasa 6). Dacă livrezi un serviciu și emiți factura, apare o creanță asupra clientului (clasa 4) și un venit (clasa 7). Când clientul plătește, creanța scade și banii cresc în bancă. Tot ce se întâmplă în firmă se reduce la astfel de mișcări între clase.
De ce contează detaliul unui cont analitic?
Un cont sintetic spune doar categoria, iar un cont analitic spune exact despre cine sau despre ce este vorba. De pildă, contul sintetic de furnizori arată totalul datoriilor, iar conturile analitice arată fiecare furnizor în parte, cu facturile lui.
Contabilul deschide analitice acolo unde ai nevoie de urmărire: pentru fiecare client, furnizor, gestiune, bancă sau angajat. Dacă ai nevoie de o informație care nu există separat, de exemplu cheltuielile pe un anumit proiect, poți cere un cont analitic nou sau o urmărire pe centre de cost. Cu cât structura e mai clară de la început, cu atât rapoartele sunt mai ușor de folosit.
Ce ceri contabilului ca să afli mai mult din conturi
- Fișa de cont pentru un client sau un furnizor, ca să vezi toate facturile și plățile.
- Balanța analitică, ca să identifici soldurile pe fiecare partener.
- O listă cu conturile folosite efectiv de firmă, ca să știi ce se urmărește.
Pentru modul în care se citește pe larg o balanță, vezi Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor.
Ce greșeli apar cel mai des când înțelegi planul de conturi?
Cea mai frecventă greșeală este să confunzi banii încasați cu veniturile și banii plătiți cu cheltuielile. Un venit se înregistrează când ai făcut vânzarea sau prestarea, chiar dacă banii vin mai târziu, iar o cheltuială se înregistrează când a avut loc consumul, chiar dacă factura se plătește ulterior.
Alte confuzii obișnuite:
- Se crede că soldul unui cont de cheltuieli este o datorie, când de fapt este un cost al perioadei.
- Se presupune că un sold mare la furnizori înseamnă automat probleme, deși poate fi doar un termen de plată obișnuit.
- Se compară cifre din conturi diferite fără să se țină seama că unele sunt la o dată, iar altele pe o perioadă.
În situații concrete, cum ar fi un sold neobișnuit sau un cont pe care nu îl recunoști, cel mai sigur este să ceri explicații contabilului, care cunoaște evidența firmei tale. Un plan de conturi bine ales se adaptează activității, iar eventualele schimbări de structură se discută cu el, nu se fac pe cont propriu.
Atenție: Nu cere ștergerea sau redenumirea unui cont din mijlocul unui an fără să afli efectul asupra rapoartelor deja întocmite. Modificările de structură se fac pe baza unui plan stabilit cu contabilul.
Întrebări frecvente
Trebuie să învăț toate conturile pe de rost?
Nu. Este suficient să ții minte clasele și câteva conturi des folosite, precum cele de bancă, clienți și furnizori. Restul le consulți în balanță când ai nevoie.
Planul de conturi este același la toate firmele?
Modelul general este comun, dar fiecare firmă folosește doar conturile necesare activității ei și poate avea analitice proprii. De aceea listele diferă de la o societate la alta.
Ce diferență este între un cont sintetic și unul analitic?
Contul sintetic arată totalul pe o categorie, iar cel analitic detaliază pe fiecare partener sau element. Cel analitic îți răspunde la întrebarea „cine anume”.
Cine alege conturile pe care le folosește firma mea?
Le alege contabilul, în funcție de activitatea firmei și de rapoartele de care ai nevoie. Pentru o situație concretă, discută direct cu contabilul tău.
Pot cere un raport pe conturi la orice dată?
De obicei da, pentru că evidența se ține continuu, iar balanța și fișele de cont pot fi generate pentru orice perioadă deja înregistrată. Disponibilitatea depinde de programul folosit și de stadiul înregistrărilor.
