Balanța de verificare este cel mai des întâlnit raport contabil și, pentru mulți antreprenori, cel mai greu de descifrat: zeci de rânduri cu numere de cont, coloane de debit și credit, totaluri care par să nu spună nimic. Vestea bună este că nu trebuie să o citești rând cu rând. Câteva conturi și câteva semnale de alarmă îți spun aproape tot ce ai nevoie să știi despre lună.
Ghidul de față explică structura balanței, ce înseamnă fiecare coloană, la ce conturi să te uiți întâi și ce întrebări să pui contabilului când ceva pare în neregulă. Nu îți cere cunoștințe de contabilitate, doar puțină atenție o dată pe lună.
Ce este balanța de verificare
Balanța de verificare este situația care prezintă, pentru fiecare cont folosit de firmă, soldurile și mișcările (rulajele) de la începutul anului până la o anumită dată, de obicei sfârșitul lunii. Rolul ei principal este de control: verifică dacă înregistrările în partidă dublă sunt echilibrate, adică dacă totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare.
Pentru tine, ca administrator, balanța are un al doilea rol, mai important: este o fotografie a firmei la sfârșitul lunii. Din ea afli câți bani ai, cât ai de încasat, cât datorezi și dacă firma câștigă sau pierde. Balanța stă și la baza situațiilor financiare de la final de an, explicate în Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le depune.
Cine o întocmește și când
Balanța o generează contabilul din programul de contabilitate, după ce a înregistrat documentele și a făcut operațiunile de închidere. O balanță scoasă înainte de închidere este provizorie și poate induce în eroare; pașii închiderii sunt descriși în Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul.
Coloanele balanței, pe înțeles
O balanță obișnuită are mai multe perechi de coloane, fiecare cu un debit și un credit. Denumirile pot varia ușor între programe, dar logica este aceeași.
| Coloana | Ce arată | Cum o folosești |
|---|---|---|
| Solduri inițiale an | situația contului la 1 ianuarie | punctul de plecare al anului |
| Rulaje (sume) precedente | mișcările din lunile anterioare ale anului | rar util pentru antreprenor |
| Rulaje (sume) curente | mișcările din luna analizată | activitatea lunii: vânzări, plăți, încasări |
| Total sume | soldul inițial plus toate rulajele | volumul total al anului pe cont |
| Solduri finale | situația contului la sfârșitul lunii | coloana cea mai importantă pentru tine |
Dacă ai timp pentru o singură coloană, citește soldurile finale. Dacă vrei să înțelegi ce s-a întâmplat în luna respectivă, adaugă rulajele curente.
Debit și credit, fără teorie
- La conturile de activ (bani, stocuri, clienți, echipamente), soldul normal este debitor: arată ce are firma.
- La conturile de pasiv (capital, furnizori, datorii la buget, salarii de plată), soldul normal este creditor: arată ce datorează firma sau ce au adus asociații.
- Unele conturi pot avea sold pe oricare parte, în funcție de situație, de exemplu contul de decontări cu asociații sau rezultatul.
Un sold pe partea „greșită” la un cont care nu permite asta este primul semn că ceva trebuie verificat.
Clasele de conturi, ca hartă
Conturile din balanță sunt ordonate după numărul lor, iar prima cifră arată clasa. Dacă știi clasele, știi deja în ce zonă a balanței cauți.
| Clasa | Zona | Ce urmărești |
|---|---|---|
| 1 | capitaluri și împrumuturi pe termen lung | capitalul social, rezultatul reportat, rezultatul anului |
| 2 | imobilizări | echipamente, mașini, clădiri și amortizarea lor |
| 3 | stocuri | marfa și materialele din gestiune |
| 4 | terți | clienți, furnizori, salariați, bugetul de stat, asociați |
| 5 | trezorerie | bancă, casă, avansuri de trezorerie |
| 6 | cheltuieli | ce a consumat firma de la începutul anului |
| 7 | venituri | ce a vândut sau câștigat firma de la începutul anului |
Conturile din clasele 6 și 7 se citesc cel mai bine prin total sume (cumulat pe an) sau prin rulajul curent (luna), pentru că, dacă se închid lunar, nu mai au sold final.
Primele conturi la care te uiți
Câteva conturi îți spun, în mai puțin de cinci minute, cum stă firma la sfârșitul lunii. Merită să le găsești de fiecare dată în același loc.
Banca și casa (5121, 5311)
Soldul debitor al contului de bancă în lei trebuie să coincidă cu extrasul de la sfârșitul lunii. Casa în lei trebuie să aibă un sold debitor sau zero, niciodată creditor, pentru că nu poți scoate din casierie mai mulți bani decât există. Regulile de numerar sunt în Registrul de casă și plățile în numerar: reguli de bază.
Clienții și furnizorii (4111, 401)
Soldul debitor al clienților arată cât ai de încasat; soldul creditor al furnizorilor, cât ai de plătit. Compară-le cu luna trecută: dacă creanțele cresc mai repede decât vânzările, încasezi tot mai greu. Pentru detalii pe fiecare partener, cere o fișă de cont sau un raport de solduri pe parteneri.
Datoriile către buget
Conturile de impozite și contribuții (impozitul pe venit sau pe profit, contribuțiile pentru salarii, TVA de plată) arată sumele care trebuie plătite statului în luna următoare. Un sold vechi, care nu scade de la o lună la alta, poate însemna obligații neplătite, cu dobânzi și penalități; mecanismul este explicat în Obligațiile restante: dobânzi, penalități și eșalonare.
Rezultatul (121)
Contul de profit sau pierdere arată rezultatul cumulat de la începutul anului: soldul creditor înseamnă profit, cel debitor înseamnă pierdere. Dacă firma nu închide lunar veniturile și cheltuielile, calculezi rezultatul ca diferență între totalul clasei 7 și totalul clasei 6.
Sfat: Notează într-un tabel simplu, lună de lună, cinci cifre: banca, casa, clienți, furnizori și rezultatul cumulat. După un trimestru vezi tendințele mai clar decât din orice raport detaliat.
Semnalele de alarmă din balanță
Unele solduri nu sunt neapărat greșite, dar cer o explicație. Ele sunt exact întrebările pe care le-ar pune și un inspector fiscal sau un auditor.
- Casa cu sold creditor: imposibil fizic; înseamnă plăți înregistrate fără încasările corespunzătoare sau erori de înregistrare.
- Avansuri de trezorerie (542) cu sold vechi: bani dați salariaților sau administratorului pentru cheltuieli, nejustificați cu documente. Procedura corectă este în Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate.
- Decontări cu asociații cu sold debitor: asociatul a scos bani din firmă fără un temei clar. Pot fi recalificați fiscal, de exemplu ca venituri ale asociatului.
- Debitori diverși cu sume mari: creanțe din afara activității obișnuite, care trebuie documentate.
- Operații în curs de clarificare: încasări sau plăți neidentificate, care nu trebuie să rămână lunar în balanță.
- Stocuri cu sold creditor: ai vândut mai mult decât ai înregistrat la intrare, deci lipsesc documente de achiziție sau descărcarea s-a făcut greșit.
- Furnizori cu sold debitor: ai plătit mai mult decât facturile primite; poate fi un avans legitim sau o plată dublă.
- TVA de recuperat care crește lună de lună: merită analizat dacă e normal pentru activitatea ta și dacă ai cerut rambursarea; vezi Rambursarea soldului negativ de TVA: cum se cere și ce urmează.
Atenție: Sumele scoase din firmă de asociați fără documente justificative sau fără aprobarea distribuirii de dividende reprezintă un risc fiscal real. La un control, ele pot fi tratate ca venituri ale asociaților, cu impozit, contribuții și accesorii.
Cum citești capitalurile și rezultatul reportat
Partea de sus a balanței, clasa 1, arată cum este finanțată firma: din aportul asociaților, din profiturile nedistribuite sau din pierderi acumulate. Este zona care îți spune dacă firma are o bază solidă.
- Capitalul social subscris vărsat (1012) este aportul asociaților, înscris la registrul comerțului.
- Rezultatul reportat (117) adună profiturile nerepartizate sau pierderile neacoperite din anii anteriori.
- Rezervele includ rezerva legală, constituită din profit în condițiile Legii societăților nr. 31/1990.
- Repartizarea profitului (129) apare la sfârșitul anului, când se constituie rezerve sau se repartizează rezultatul.
Dacă pierderile acumulate depășesc o parte importantă din capital, activul net al firmei poate scădea sub pragul prevăzut de Legea societăților, iar asociații trebuie să ia măsuri. Discută cu contabilul dacă vezi pierderi reportate mari. Distribuirea profitului ca dividende are propriile reguli, explicate în Dividendele: cum se distribuie și cum se reține impozitul.
Cum compari balanțele între ele
O singură balanță spune puțin; două sau trei puse una lângă alta spun povestea firmei. Comparația cea mai utilă este cu luna precedentă și cu aceeași lună din anul anterior.
- Luna curentă față de luna trecută: ce conturi s-au mișcat neobișnuit de mult?
- Cumulatul anului față de anul trecut: veniturile și cheltuielile principale cresc în același ritm?
- Structura cheltuielilor: ce pondere au marfa, salariile, chiriile, serviciile externe?
- Lichiditatea simplă: bani în bancă și casă plus clienți de încasat, comparați cu furnizori și datorii la buget pe termen scurt.
Nu ai nevoie de indicatori financiari complicați: dacă banii și creanțele tale acoperă confortabil datoriile pe termen scurt și rezultatul cumulat merge în direcția așteptată, firma este, în linii mari, sănătoasă. Pentru diferențele dintre rezultatul contabil și impozitul calculat, citește Impozitul pe profit: cum se calculează și cum se declară.
Întrebările pe care merită să le pui contabilului
Balanța devine utilă abia când o discuți. Câteva întrebări simple, puse lunar, schimbă complet calitatea informației pe care o primești.
- Banca și casa din balanță se potrivesc cu extrasele și cu numerarul real?
- Care clienți au datorii mai vechi de trei luni?
- Avem obligații la buget neplătite sau plătite cu întârziere?
- Există sume în curs de clarificare sau avansuri nejustificate?
- Rezultatul cumulat include toate cheltuielile lunii, inclusiv amortizarea și facturile nesosite?
- Ce s-a schimbat față de luna trecută și de ce?
Pentru o privire de ansamblu asupra rolului contabilității în firmă, vezi Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Important: Informațiile au caracter general. Planul de conturi, structura balanței și interpretarea soldurilor depind de politicile contabile ale firmei și de reglementările în vigoare; pentru interpretarea situației tale consultă expertul contabil sau un consultant fiscal autorizat.
Ideile principale despre balanța de verificare
Balanța de verificare este fotografia lunară a firmei, construită din soldurile și rulajele tuturor conturilor. Coloana soldurilor finale îți spune unde ești, iar rulajele curente ce s-a întâmplat în lună. Cinci conturi, banca, casa, clienții, furnizorii și rezultatul, acoperă majoritatea deciziilor, iar soldurile ilogice sau vechi sunt semnalele care merită discutate imediat cu contabilul.
De reținut:
- citește întâi soldurile finale, apoi rulajele lunii;
- conturile de activ au sold debitor, cele de pasiv sold creditor;
- casa nu poate avea sold creditor;
- avansurile și decontările cu asociații trebuie să rămână curate;
- compararea cu luna precedentă spune mai mult decât o balanță izolată.
Întrebări frecvente
De ce totalurile debit și credit ale balanței sunt egale?
Pentru că fiecare operațiune se înregistrează în partidă dublă, cu aceeași sumă în debitul unui cont și în creditul altuia. Dacă totalurile nu sunt egale, evidența conține o eroare tehnică.
Balanța arată profit, dar nu am bani în cont. Cum e posibil?
Profitul include venituri încă neîncasate și nu scade cumpărările de echipamente sau rambursările de credite, care consumă bani fără să fie cheltuieli. Diferența se vede la clienți, stocuri și imobilizări.
Cât de des ar trebui să primesc balanța?
Lunar, după închiderea lunii. O balanță trimestrială sau anuală îți arată problemele prea târziu pentru a le corecta din timp.
Ce fac dacă văd sold creditor la casă?
Anunță imediat contabilul. De obicei lipsesc încasări sau depuneri înregistrate, ori există plăți trecute de două ori, iar situația trebuie corectată înainte de raportări.
Pot face singur balanța din extrasele de cont?
Nu în sens contabil. Balanța rezultă din înregistrarea tuturor documentelor în partidă dublă, inclusiv a operațiunilor fără mișcare de bani, cum sunt amortizarea sau facturile nesosite.
