Numerarul este zona cea mai sensibilă din contabilitatea unei firme mici: banii lichizi se mișcă repede, documentele se pierd ușor, iar granița dintre banii firmei și cei personali devine neclară. De aceea legea impune două seturi de reguli: o evidență zilnică strictă, prin registrul de casă, și limite pentru plățile și încasările cash, prin Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar.
Ghidul explică ce este registrul de casă, ce acte îl alimentează, cum funcționează limitele legale fără să le transformăm în cifre care se pot schimba și care sunt greșelile care atrag cel mai des probleme la un control fiscal. Pentru valorile exacte ale plafoanelor, verifică forma în vigoare a legii.
Ce este registrul de casă
Registrul de casă este documentul contabil în care se înregistrează, zi de zi și în ordine cronologică, toate încasările și plățile în numerar ale firmei, cu soldul de la începutul și de la sfârșitul fiecărei zile. Formularul și regulile de completare sunt prevăzute în OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Fiecare rând din registru corespunde unui document justificativ: o chitanță, un bon fiscal, o dispoziție de plată, un decont. Registrul nu este un caiet de notițe, ci un document care leagă numerarul fizic din casierie de contabilitate.
Cine îl ține și în ce formă
- Registrul îl completează casierul sau persoana desemnată de administrator să gestioneze numerarul; în firmele mici este adesea chiar administratorul.
- Se poate ține pe hârtie, pe formularul tipizat, sau electronic, dintr-un program care respectă conținutul obligatoriu al formularului.
- Pentru numerarul în valută se ține un registru separat, pe fiecare monedă.
- La sfârșitul zilei, registrul se semnează, iar documentele justificative se atașează și se predau contabilității.
Rolul registrului în ansamblul evidenței firmei este explicat în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Documentele care justifică mișcarea numerarului
Niciun leu nu intră sau nu iese din casierie fără un document care să arate de unde vine, unde merge și cine a aprobat operațiunea. Tabelul rezumă actele folosite cel mai des.
| Document | Când se folosește | Cine îl întocmește |
|---|---|---|
| Chitanța | la încasarea numerarului de la clienți sau de la alte persoane, când nu se emite bon fiscal | casierul |
| Bonul fiscal și raportul Z | la vânzările prin casa de marcat | casa de marcat, automat |
| Dispoziția de plată sau de încasare către casierie | pentru operațiuni fără alt document, de exemplu un avans dat unui salariat | compartimentul financiar, aprobată de administrator |
| Decontul de cheltuieli | la justificarea avansurilor spre decontare | persoana care a primit avansul |
| Bonul fiscal sau factura de la furnizor | la plățile pentru achiziții mici | furnizorul |
| Foaia de vărsământ sau chitanța băncii | la depunerea numerarului în cont | banca |
| Documentul de ridicare de numerar | la retragerea de bani din cont pentru casierie | banca |
Pentru plățile către furnizori, documentul justificativ al cheltuielii rămâne factura sau bonul fiscal cu codul fiscal al firmei; dovada plății cash se face prin chitanța primită de la furnizor sau prin bonul fiscal. Lista completă a actelor pe care le predai lunar este în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Cum se completează registrul, pas cu pas
Completarea corectă a registrului urmează aceeași rutină în fiecare zi în care există operațiuni cu numerar. Respectarea ei este cea mai bună protecție împotriva diferențelor de casă.
- Reportezi soldul de la sfârșitul zilei anterioare ca sold de început.
- Înregistrezi fiecare operațiune, în ordinea în care a avut loc: numărul și tipul documentului, explicația, suma încasată sau plătită.
- Totalizezi încasările și plățile zilei.
- Calculezi soldul final: sold inițial plus încasări minus plăți.
- Verifici numerarul fizic și compari cu soldul calculat.
- Semnezi și predai registrul împreună cu documentele la contabilitate.
Sfat: Numără numerarul la sfârșitul fiecărei zile cu operațiuni, nu doar la final de lună. O diferență de casă descoperită în aceeași seară are aproape întotdeauna o explicație simplă; una descoperită după trei săptămâni rămâne de cele mai multe ori nelămurită.
Soldul de casă nu poate fi negativ
Un registru de casă corect nu are niciodată sold negativ: nu poți plăti mai mulți bani decât există fizic în casierie. Un sold negativ în registru sau în balanță, unde contul de casă apare cu sold creditor, arată că lipsesc încasări înregistrate sau că există plăți fără acoperire. Este unul dintre primele lucruri pe care le verifică un inspector fiscal și unul dintre semnalele de alarmă descrise în Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor.
Limitele legale pentru încasările și plățile în numerar
Legea nr. 70/2015 limitează valoarea operațiunilor în numerar pe care le pot face firmele, pentru a reduce economia nedeclarată și a crește trasabilitatea banilor. Mecanismul este stabil, chiar dacă valorile au fost modificate de-a lungul timpului.
Cum sunt construite limitele
| Tipul relației | Cum funcționează limita |
|---|---|
| Firmă către firmă | plafon zilnic pe fiecare partener, pentru plăți și pentru încasări |
| Firmă către persoane fizice | plafon pe operațiune sau pe zi, în funcție de tipul plății |
| Persoane fizice către firmă | limită pentru încasările în numerar de la persoane fizice, în anumite situații |
| Avansuri spre decontare | limite pentru sumele acordate în numerar și termen de justificare |
| Plăți totale pe zi | plafon cumulat al plăților zilnice în numerar |
Valorile concrete, excepțiile (de exemplu pentru anumite drepturi salariale) și eventualele modificări se citesc din forma în vigoare a legii sau din informațiile oficiale ale Ministerului Finanțelor și ANAF.
Interdicția fragmentării
Legea interzice fragmentarea plăților sau încasărilor pentru a evita plafonul: o factură mare nu poate fi plătită cash în mai multe tranșe, în zile sau documente diferite, doar ca fiecare tranșă să rămână sub limită. Plata unei facturi peste plafon se face prin bancă, indiferent de cum este împărțită.
Atenție: Depășirea plafoanelor sau fragmentarea plăților se sancționează cu amendă, calculată de regulă în funcție de suma încasată sau plătită peste limită. Sancțiunea se poate aplica ambelor părți ale tranzacției.
Soldul casieriei și depunerea la bancă
Banii din casierie trebuie să corespundă nevoilor reale ale activității, nu să devină o rezervă permanentă. Un sold mare și constant de numerar atrage întrebări, pentru că este mai greu de verificat decât un sold bancar.
- Depune periodic la bancă încasările din vânzări, mai ales în comerț și servicii cu casă de marcat.
- Ridică din cont doar sumele necesare plăților cash planificate (avansuri, achiziții mici).
- Verifică dacă legislația în vigoare sau politica internă a firmei stabilește un sold maxim al casieriei.
- Păstrează numerarul într-un loc sigur, cu acces limitat la persoana responsabilă.
Un inventar inopinat al casieriei, adică numărarea numerarului fără anunț prealabil, este o practică bună de control intern, iar la sfârșitul anului numerarul se inventariază obligatoriu, după regulile explicate în Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.
Asociatul, administratorul și casa firmei
În firmele mici, cea mai frecventă problemă de casierie este amestecul banilor firmei cu ai asociatului. Legal, firma și asociatul sunt persoane diferite, iar orice transfer de bani între ele are nevoie de un temei.
| Situație | Temei corect | Ce se întâmplă fără temei |
|---|---|---|
| Asociatul pune bani în firmă | împrumut de la asociat, documentat printr-un contract, sau aport la capital | sume neclare, greu de restituit ulterior |
| Asociatul scoate bani din firmă | dividende aprobate, salariu, restituire de împrumut | sold debitor la asociat, posibilă recalificare ca venit |
| Administratorul plătește cheltuieli ale firmei din banii proprii | decont de cheltuieli cu documente pe numele firmei | cheltuieli nedeductibile, datorie neclară |
| Administratorul ia bani pentru cheltuieli viitoare | avans spre decontare, justificat în termen | avans nejustificat, sold vechi în balanță |
Pentru avansuri, procedura corectă este descrisă în Avansul spre decontare și decontul de cheltuieli, explicate, iar pentru dividende în Dividendele: cum se distribuie și cum se reține impozitul.
Important: Sumele ridicate din casă de asociați fără documente și fără temei legal pot fi tratate de inspecția fiscală ca venituri ale acestora, cu impozit, contribuții și accesorii. Riscul crește cu cât suma este mai mare și cu cât soldul rămâne mai mult timp neclarificat.
Casa în firmele care folosesc case de marcat
Dacă firma vinde către populație și are obligația de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, încasările zilnice din vânzări se înregistrează în registrul de casă pe baza raportului fiscal de închidere zilnică (raportul Z), nu pe baza fiecărui bon în parte. Încasările cu cardul prin terminalul de plată nu intră în casierie, ci direct în bancă, deși apar în raportul Z.
În acest caz, contabilul are nevoie de rapoartele Z, de rapoartele lunare ale casei de marcat și de extrasele de la procesatorul plăților cu cardul, pentru a separa numerarul de încasările electronice. Obligațiile legate de casele de marcat și transmiterea datelor la ANAF sunt explicate în Casele de marcat: obligațiile firmei și raportarea la ANAF.
Greșelile tipice de casierie
- Plăți fără document: bani scoși pentru cumpărături mărunte fără bon pe numele firmei.
- Încasări neînregistrate: vânzări încasate cash fără chitanță sau bon.
- Registrul completat retroactiv, la sfârșitul lunii, din memorie.
- Sold negativ, ascuns prin „ajustări” fără documente.
- Plăți peste plafon către furnizori, împărțite artificial.
- Amestecul monedelor: valuta trecută în registrul în lei.
Fiecare dintre aceste greșeli poate deveni, la un control, o problemă de deductibilitate, de TVA sau de disciplină financiară; ce drepturi ai în timpul unui control afli din Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai.
Notă: Informațiile au caracter general. Plafoanele, formularele și sancțiunile se modifică, iar pentru situația firmei tale verifică forma în vigoare a legii și discută cu expertul contabil sau cu un consultant fiscal autorizat.
Ce merită reținut despre casierie
Registrul de casă este evidența zilnică și cronologică a numerarului, construită numai din documente justificative și încheiată cu un sold care nu poate fi negativ. Plățile și încasările cash sunt limitate prin Legea nr. 70/2015, pe tipuri de relații și pe zi, iar fragmentarea pentru evitarea plafonului este interzisă. Cele mai mari riscuri apar când banii firmei se amestecă cu cei ai asociatului sau când operațiunile se înregistrează retroactiv.
De reținut:
- fiecare operațiune de casă are un document justificativ;
- soldul de casă se verifică zilnic cu numerarul fizic;
- plafoanele legale se verifică în forma în vigoare, iar fragmentarea este interzisă;
- asociatul scoate bani din firmă doar cu un temei legal;
- încasările din casa de marcat se înregistrează pe baza raportului Z.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de casă dacă firma nu folosește numerar?
Dacă firma nu are deloc operațiuni cu numerar, registrul nu are ce să conțină. De îndată ce apare o singură încasare sau plată cash, evidența prin registrul de casă devine necesară.
Pot plăti cash o factură de la alt SRL?
Da, dar numai în limita plafonului zilnic prevăzut de Legea nr. 70/2015 pentru plățile între persoane juridice. Peste limită, plata se face prin bancă, iar împărțirea în tranșe pentru a evita plafonul este interzisă.
Se poate ține registrul de casă electronic?
Da. Registrul se poate genera dintr-un program informatic, cu condiția să conțină toate elementele formularului și să poată fi tipărit și arhivat conform regulilor contabile.
Ce fac dacă numerarul fizic nu corespunde soldului din registru?
Caută imediat documentele lipsă sau operațiunile înregistrate greșit și anunță contabilul. Diferențele rămase nejustificate se tratează după regulile privind plusurile și minusurile de numerar.
Pot lua bani din casa firmei ca asociat, urmând să îi justific ulterior?
Doar ca avans spre decontare, pentru cheltuieli ale firmei, justificat în termen cu documente. Pentru uz personal, banii pot ieși din firmă numai ca dividende aprobate, salariu sau restituire de împrumut.
