Facturile primite de la furnizori prin RO e-Factura nu vin pe e-mail și nici în cutia poștală, ci în Spațiul Privat Virtual (SPV) al firmei tale, în lista de mesaje a secțiunii e-Factura. De acolo le descarci sub forma unor arhive care conțin factura în format XML și fișierul de semnătură aplicat de Ministerul Finanțelor. Ca să devină documente de contabilitate, trebuie descărcate, citite, verificate și puse în circuitul intern de aprobare.
Mulți antreprenori descoperă abia la sfârșitul lunii că lipsesc facturi din contabilitate, deși ele erau de mult în SPV. Articolul îți arată cum organizezi preluarea lor, ce verifici la fiecare și ce faci când o factură este greșită, lipsește sau nu o recunoști. Informațiile sunt generale; detaliile tehnice ale serviciilor ANAF se pot schimba, iar pentru tratamentul contabil și fiscal al unei facturi concrete hotărăște contabilul. Pentru tot sistemul, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
Unde găsești facturile primite
Facturile primite se află în lista de mesaje e-Factura din SPV-ul firmei, alături de mesajele despre facturile pe care le-ai emis tu. Accesul se face cu certificatul digital al reprezentantului legal sau al unei persoane împuternicite, ca în SPV pentru firme: înregistrare, împuterniciri și utilizare.
În listă, fiecare mesaj are un tip. Pentru cumpărător contează mesajele de tip factură primită; celelalte privesc facturile emise de firmă (acceptate sau cu erori). Lista se poate filtra după un număr de zile în urmă, iar fereastra disponibilă este limitată.
Atenție: Mesajele din SPV nu rămân descărcabile la nesfârșit. Dacă descarci rar, riști ca unele facturi să iasă din fereastra de consultare. Stabilește o descărcare cel puțin săptămânală, ideal zilnică.
Cele trei moduri de preluare
| Metodă | Cum funcționează | Potrivită pentru |
|---|---|---|
| Descărcare manuală din SPV | intri în SPV, filtrezi lista, descarci fiecare arhivă | câteva facturi pe lună |
| Program de contabilitate conectat | programul interoghează sistemul și importă facturile | majoritatea firmelor |
| Contabil extern cu acces împuternicit | contabilul preia facturile din SPV-ul firmei | firme cu contabilitate externalizată |
Indiferent de metodă, cineva trebuie să se asigure că toate facturile au fost preluate. Un program conectat poate rămâne fără autorizare valabilă fără ca nimeni să observe.
Ce conține arhiva descărcată
Fiecare factură primită se descarcă ca o arhivă comprimată cu două fișiere: XML-ul facturii, adică factura propriu-zisă, și fișierul de semnătură, care dovedește că documentul a trecut prin sistem și nu a fost modificat.
XML-ul nu se citește comod cu ochiul liber. Pentru o vizualizare, ai la dispoziție:
- serviciul gratuit ANAF de transformare a XML-ului în PDF;
- vizualizatorul din programul de facturare sau de contabilitate;
- PDF-ul pe care furnizorul ți-l trimite separat pe e-mail, doar ca informare.
Important: PDF-ul de la furnizor poate diferi de factura din sistem, de exemplu dacă furnizorul a corectat ceva înainte de transmitere. Documentul de referință pentru înregistrare este fișierul din SPV, nu atașamentul de pe e-mail.
Verificarea pe trei niveluri
O factură primită se verifică tehnic, ca identitate și economic, în această ordine. Primele două niveluri durează câteva secunde; al treilea este cel care contează cu adevărat.
Nivelul tehnic
- arhiva conține și XML-ul, și semnătura;
- fișierul se deschide și se vizualizează fără erori;
- factura este una nouă, nu un duplicat al uneia deja preluate.
Nivelul de identitate
- cumpărătorul este firma ta, cu codul fiscal corect și denumirea corectă;
- furnizorul este o firmă cu care lucrezi efectiv;
- statutul de TVA al furnizorului corespunde mențiunilor de pe factură.
Nivelul economic
- există o comandă, un contract sau o confirmare pentru achiziție;
- cantitățile corespund recepției (avizul, nota de recepție, procesul-verbal de servicii);
- prețurile corespund ofertei sau contractului;
- cota și regimul de TVA sunt cele așteptate;
- scadența și contul bancar sunt cele cunoscute.
Ultimul punct merită atenție specială: o factură cu un cont bancar schimbat față de cel obișnuit trebuie confirmată telefonic cu furnizorul, pe un număr pe care îl aveai deja, înainte de plată.
Circuitul intern: de la SPV la plată
O factură verificată trebuie să ajungă la contabilitate și, separat, la persoana care aprobă plățile. Fără un circuit clar, facturile se pierd între e-mail, SPV și dosarele fizice.
Un circuit simplu, potrivit pentru o firmă mică:
- preluare: facturile noi sunt descărcate sau importate automat;
- repartizare: fiecare factură ajunge la persoana care a făcut achiziția;
- confirmare: acea persoană confirmă primirea bunurilor sau a serviciilor;
- aprobare: administratorul sau responsabilul financiar aprobă plata;
- înregistrare: contabilul înregistrează factura în perioada corectă;
- plată și arhivare: plata se face la scadență, iar factura se arhivează.
Ce documente îi dai lunar contabilului pe lângă facturi afli din Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului, iar ce face el cu ele la final de lună, din Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul.
Facturile greșite de la furnizori
Sistemul e-Factura nu are un mecanism de refuz al facturii cu efect fiscal din partea cumpărătorului. Dacă o factură primită este greșită, soluția este ca furnizorul să emită o corectură, transmisă tot prin sistem.
| Problemă constatată | Ce ceri furnizorului | Ce faci până atunci |
|---|---|---|
| Preț sau cantitate greșită | factură de stornare și factură corectă sau factură de corecție | nu plătești diferența contestată |
| Factură dublată | stornarea uneia dintre facturi | înregistrezi o singură dată |
| Cotă de TVA greșită | corectură prin storno și factură nouă | discuți cu contabilul efectul asupra deducerii |
| Factură emisă pe alt cumpărător | stornare și reemitere pe firma corectă | nu înregistrezi factura greșită |
| Servicii neprestate | stornare totală | păstrezi corespondența cu furnizorul |
Cererea către furnizor se face în scris (e-mail, adresă), ca să ai dovada. Corectura apare apoi tot în SPV, ca factură primită nouă.
Facturile pe care nu le recunoști
Uneori apar în SPV facturi de la furnizori cu care nu ai lucrat. Cauzele obișnuite sunt banale: furnizorul a greșit codul fiscal al clientului sau a ales un client cu nume asemănător. Rar, poate fi o tentativă de fraudă.
Ce faci:
- nu înregistra factura în contabilitate și nu o plăti;
- contactează furnizorul, pe date de contact verificate independent, și cere stornarea;
- păstrează corespondența;
- informează contabilul, care decide dacă e nevoie de alte demersuri.
Facturile care lipsesc din SPV
Situația inversă este la fel de frecventă: furnizorul îți trimite un PDF, dar factura nu apare în SPV. Pentru operațiunile care trebuiau să treacă prin sistem, o factură care nu a fost transmisă poate crea probleme la înregistrare și la deducerea TVA.
Pași recomandați:
- verifică întâi fereastra de consultare și filtrul din SPV, apoi importul din program;
- cere furnizorului indexul de încărcare sau confirmarea că factura a fost acceptată;
- dacă factura nu a fost transmisă, cere-i să o transmită;
- discută cu contabilul cum se tratează factura până la apariția ei în sistem.
Condițiile de deducere a TVA, care stau în spatele acestei prudențe, sunt explicate în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
Sfat: Odată pe lună, cere contabilului o reconciliere: facturile de furnizori din contabilitate față de facturile primite în SPV. Diferențele, în orice sens, se lămuresc înainte de depunerea decontului.
Facturile care nu vin prin SPV
Nu toate facturile de achiziție trec prin e-Factura, iar faptul că o factură lipsește din SPV nu înseamnă automat că este o problemă. Diferența ține de cine este furnizorul și de unde facturează.
Categorii obișnuite de facturi care ajung pe alte căi:
- facturile de la furnizori din alte state membre ale Uniunii Europene, de exemplu pentru servicii digitale, abonamente de programe sau mărfuri cumpărate de la o firmă străină; ele vin pe e-mail sau se descarcă din contul de client;
- facturile de la furnizori din afara Uniunii, la care se adaugă, pentru bunuri, documentele vamale;
- bonurile fiscale pentru achiziții mici plătite pe loc, de exemplu combustibil sau consumabile.
Pentru facturile externe, contabilul aplică regulile proprii operațiunilor transfrontaliere: achiziție intracomunitară, servicii cu taxare inversă sau import. Mecanismele sunt explicate în Achizițiile intracomunitare și VIES: ce trebuie să știi. Pentru tine, important este ca aceste documente să nu se piardă pe drum: stabilește o adresă de e-mail dedicată facturilor și un folder comun în care ajung toate, indiferent de canal.
Facturile primite și declarațiile firmei
Facturile primite alimentează mai multe raportări: TVA-ul dedus din decont, declarațiile informative și fișierul SAF-T. Dacă preluarea din SPV este incompletă, diferențele apar în cascadă.
- Decontul de TVA: taxa dedusă trebuie să se sprijine pe facturi valide; vezi Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune.
- SAF-T: facturile de achiziție apar în fișierul de control fiscal, cu aceleași date; detalii în SAF-T (D406): ce este fișierul standard de control fiscal.
- Arhiva firmei: fișierele descărcate se păstrează cu semnătura, ca în Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect.
Ce iei cu tine din acest ghid
Facturile primite în SPV sunt documentele pe care se sprijină cheltuielile și TVA-ul dedus al firmei, iar preluarea lor nu trebuie lăsată la voia întâmplării. Descărcarea periodică, verificarea pe trei niveluri și un circuit intern clar transformă lista de mesaje din SPV într-o sursă sigură pentru contabilitate.
Puncte cheie:
- descarcă facturile periodic, pentru că lista din SPV are o fereastră limitată de consultare;
- documentul de referință este XML-ul din SPV, nu PDF-ul primit pe e-mail;
- verifică identitatea părților și realitatea economică, nu doar dacă fișierul se deschide;
- facturile greșite se corectează de furnizor, prin sistem;
- facturile necunoscute nu se înregistrează și nu se plătesc până nu sunt lămurite;
- reconciliază lunar facturile din contabilitate cu cele din SPV.
Întrebări frecvente
Pot refuza în SPV o factură greșită?
Nu există un refuz cu efect fiscal în sistem. Ceri furnizorului în scris o factură de stornare sau de corecție, pe care o va transmite tot prin e-Factura.
Cât de des trebuie să descarc facturile primite?
Cel puțin săptămânal, ideal zilnic sau automat, prin programul de contabilitate. Lista de mesaje se poate consulta doar pe o fereastră limitată de zile în urmă.
Factura primită pe e-mail în PDF este suficientă pentru contabilitate?
Pentru operațiunile care trebuie să treacă prin e-Factura, documentul de referință este factura din SPV. PDF-ul este util ca informare, dar nu înlocuiește fișierul XML validat.
Ce fac dacă furnizorul spune că a trimis factura, dar eu nu o văd?
Verifică filtrul și fereastra de consultare din SPV, apoi cere furnizorului indexul de încărcare și confirmarea acceptării. Dacă factura a fost respinsă la el, trebuie să o corecteze și să o retransmită.
Contabilul extern poate descărca facturile în locul meu?
Da, dacă are certificat digital și o împuternicire valabilă pentru SPV-ul firmei. Stabiliți totuși cine verifică economic facturile, pentru că doar tu știi ce ai comandat și ce ai primit.
