Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect

Arhivarea facturilor electronice înseamnă păstrarea fișierelor originale, adică a XML-ului validat și a semnăturii aplicate de Ministerul Finanțelor, într-un mod care permite oricând afișarea lor, dovedirea originii și a faptului că nu au fost modificate. PDF-ul de vizualizare este util, dar nu ține loc de original. Pentru o firmă, arhiva electronică trebuie tratată la fel de serios ca dosarele fizice de altădată: are o durată legală de păstrare, trebuie să reziste schimbărilor de program și trebuie să poată fi pusă la dispoziția inspectorilor.

Articolul explică ce fișiere păstrezi, cum le organizezi, cum protejezi arhiva și ce faci la schimbarea programului de contabilitate. Duratele exacte de păstrare și condițiile tehnice rezultă din legislația contabilă și fiscală și se pot modifica; verifică forma în vigoare și stabilește regulile cu contabilul. Contextul complet al sistemului de facturare electronică este în e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.

De ce nu ajunge că facturile „sunt la ANAF”

Faptul că o factură a trecut prin RO e-Factura nu te scutește de obligația de a o păstra. Sistemul este un canal de transmitere și validare, nu o arhivă a firmei tale.

Trei motive practice:

• mesajele din SPV au o fereastră limitată în care pot fi consultate și descărcate; după aceea, recuperarea devine dificilă sau imposibilă din interfața obișnuită;
• obligația de păstrare aparține firmei, potrivit legislației contabile și fiscale;
• la un control ți se pot cere facturile într-un timp scurt, iar „le descarc de la ANAF” nu este un răspuns sigur.

Important: Responsabilitatea arhivei rămâne a firmei chiar dacă un contabil extern sau un program în cloud păstrează documentele. Contractul cu ei trebuie să spună clar cine păstrează, unde, cât timp și cum îți predă arhiva la încetarea colaborării.

Cele trei principii ale unei arhive valide

O arhivă electronică de facturi este valabilă atunci când asigură autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea pe toată durata de păstrare. Sunt cele trei condiții pe care le găsești în regulile europene și românești privind facturarea.

Mai există un principiu practic, nescris în tabel: accesibilitatea. O factură corect păstrată, dar imposibil de găsit în câteva minute, nu îți folosește la control.

Ce fișiere păstrezi pentru fiecare factură

Pentru fiecare factură electronică păstrezi originalul și elementele care documentează traseul ei. Unele sunt obligatorii, altele sunt utile ca dovadă.

1. XML-ul validat, așa cum l-ai descărcat din SPV;
2. fișierul de semnătură ANAF, de obicei în aceeași arhivă;
3. arhiva originală descărcată, nedezarhivată, ca dovadă suplimentară a integrității;
4. PDF-ul de citire, generat din XML;
5. indexul de încărcare și data acceptării, pentru facturile emise;
6. mesajele de eroare ale transmiterilor respinse, dacă au existat, ca istoric al corecturilor.

Pentru facturile primite, adaugă documentele din circuitul intern: confirmarea recepției și aprobarea plății. Ce înseamnă acest circuit afli din Facturile primite în SPV: cum le descarci și le verifici.

Cum organizezi folderele și denumirile

O structură simplă și consecventă bate orice soluție sofisticată folosită haotic. Alege o regulă o singură dată și aplic-o fără excepții.

O structură de foldere care funcționează

• un folder pe an;
• în fiecare an, un folder pe lună;
• în fiecare lună, două foldere: „emise” și „primite”;
• opțional, un folder „corecturi” pentru stornări și facturi de corecție.

O convenție de denumire

Denumirea fiecărui fișier poate cuprinde data, seria și numărul facturii și codul fiscal al partenerului, de exemplu: data în format an-lună-zi, apoi seria-numărul, apoi codul fiscal. Avantajul ordinii an-lună-zi este că fișierele se sortează singure cronologic.

Sfat: Nu folosi diacritice, spații sau caractere speciale în numele fișierelor din arhivă. Ele creează probleme la mutarea arhivei între sisteme și la sincronizarea cu serviciile de stocare.

Un registru al arhivei

Pentru firmele cu multe facturi, un tabel-index (sau baza de date a programului) care leagă fiecare factură de fișierul ei, de data acceptării și de înregistrarea contabilă scurtează mult căutarea. Un asemenea index este și o verificare de completitudine: dacă o factură din contabilitate nu are fișier în arhivă, afli imediat.

Copiile de siguranță

O arhivă care există într-un singur loc nu este o arhivă, ci un risc. Defectarea unui disc, ștergerea accidentală, un atac informatic de tip ransomware sau pierderea unui laptop pot face ani de facturi inaccesibile.

Regula folosită frecvent în informatică este 3-2-1:

• 3 copii ale datelor;
• pe 2 tipuri diferite de suport (de exemplu, server sau calculator și disc extern ori stocare online);
• 1 copie păstrată în altă locație, deconectată sau protejată împotriva modificării.

Dacă folosești servicii de stocare cu servere în afara României, verifică împreună cu contabilul condițiile legale privind locul de păstrare a documentelor și obligația de a le pune la dispoziția autorităților la cerere.

Testul de restaurare

Copia de siguranță are valoare doar dacă poate fi folosită. O dată la câteva luni, alege la întâmplare câteva facturi vechi și încearcă să le deschizi din copie, cu semnătura și cu PDF-ul. Dacă testul eșuează, ai aflat la timp.

Cât timp păstrezi facturile

Facturile se păstrează pe toată durata stabilită de legislația contabilă și fiscală, care se măsoară în ani, iar pentru anumite documente este mai lungă decât pentru altele. Pe lângă termenul de arhivare propriu-zis, contează și perioada în care ANAF poate verifica și stabili obligații fiscale, care poate fi prelungită în anumite situații.

Practic:

1. cere contabilului termenul aplicabil fiecărei categorii de documente ale firmei;
2. notează-l în regulamentul intern de arhivare;
3. nu șterge nimic „din oficiu” la împlinirea termenului; distrugerea documentelor se face organizat, cu un document intern care consemnează ce s-a eliminat și când;
4. păstrează mai mult documentele legate de mijloace fixe, de pierderi fiscale reportate sau de litigii în curs.

Pentru legătura cu reportarea pierderilor și amortizarea, vezi Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal și Pierderea fiscală: cum se reportează în anii următori.

Facturile pe hârtie și documentele scanate

Chiar și după extinderea facturării electronice, multe firme au o arhivă mixtă: facturi electronice, facturi vechi pe hârtie, facturi externe primite în PDF și bonuri fiscale. Fiecare categorie are propriul original, iar arhiva trebuie să respecte natura lui.

• Factura emisă pe hârtie își păstrează originalul pe hârtie. Scanarea ei este utilă pentru căutare și pentru lucrul de la distanță, dar nu transformă automat copia într-un original electronic; regulile privind păstrarea documentelor pe hârtie doar în format electronic sunt specifice și se verifică împreună cu contabilul.
• Factura primită în PDF de la un furnizor străin este, de regulă, originalul în forma în care a fost primită. Păstrează fișierul așa cum a venit, împreună cu e-mailul sau contul din care l-ai descărcat.
• Bonurile fiscale se decolorează în timp, mai ales cele pe hârtie termică. O copie scanată imediat după primire te ajută să le poți citi și peste câțiva ani.

Atenție: Nu amesteca în același folder originalele electronice și copiile scanate fără o marcă clară. La control trebuie să poți spune imediat care fișier este originalul și care este doar o copie.

Schimbarea programului sau a contabilului

Cel mai riscant moment pentru o arhivă electronică este schimbarea programului de facturare sau a firmei de contabilitate. Arhivele „închise” în aplicații vechi se pierd adesea tocmai atunci.

Înainte de schimbare:

• exportă toate fișierele XML și semnăturile, nu doar rapoartele sau PDF-urile;
• verifică exportul pe un eșantion, deschizând facturi din ani diferiți;
• cere fostului contabil predarea arhivei pe bază de proces-verbal;
• asigură-te că noul program poate importa sau măcar afișa facturile vechi.

Pentru tot ce ține de organizarea evidențelor, ghidul de ansamblu este Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.

Arhiva la control

La o inspecție fiscală, arhiva este pusă la încercare: inspectorii pot cere facturi dintr-o perioadă, pentru un anumit partener sau pentru anumite operațiuni, iar tu trebuie să le prezinți într-un termen rezonabil, în formatul cerut.

Pregătește din timp:

• căutarea după partener, perioadă și număr;
• exportul unei selecții de facturi într-un folder separat;
• corelarea cu înregistrările contabile și cu fișierul SAF-T, prezentat în SAF-T (D406): ce este fișierul standard de control fiscal.

Cum decurge un control și ce drepturi ai în timpul lui este explicat în Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai.

Arhiva corectă, în câteva rânduri

O arhivă corectă de facturi electronice păstrează originalul XML cu semnătura, este organizată după o regulă simplă, există în cel puțin două locuri și este testată periodic. Ea nu depinde de SPV, de un singur calculator sau de un singur furnizor.

De reținut:

• originalul este XML-ul cu semnătura ANAF, PDF-ul este doar copia de citire;
• descarcă facturile din SPV înainte să iasă din fereastra de consultare;
• folosește aceeași structură de foldere și aceeași denumire pentru toate facturile;
• aplică regula 3-2-1 și testează restaurarea;
• stabilește cu contabilul durata de păstrare pe categorii de documente;
• la schimbarea programului, exportă și verifică fișierele originale.