Păstrarea documentelor contabile: cât timp și în ce formă

Păstrarea documentelor contabile este obligația firmei de a arhiva, pe o perioadă stabilită prin reglementări, actele care stau la baza înregistrărilor financiare: facturi, extrase de cont, contracte, registre, state de plată și altele. Scopul este să poți demonstra oricând, la o verificare sau în fața unui partener, ce s-a întâmplat în afacere și cum s-au calculat obligațiile.

Informațiile de mai jos sunt generale. Termenele de păstrare sunt fixate prin acte normative care se pot modifica, iar anumite categorii de documente au reguli speciale; de aceea nu se dau aici durate exacte pentru fiecare document, ci principii și modul de a verifica situația ta.

Ce intră în arhiva unei firme

Arhiva nu înseamnă doar facturile. Orice document care justifică o înregistrare contabilă sau o obligație fiscală face parte din ea. Ca să nu pierzi nimic, împarte documentele pe categorii clare.

• Documente primare: facturi emise și primite, chitanțe, bonuri fiscale, avize de însoțire, procese-verbale de predare-primire.
• Documente bancare: extrase de cont, ordine de plată, dovezi de transfer.
• Contracte și acte de bază: contracte cu clienții și furnizorii, acte constitutive, hotărâri ale asociaților.
• Registre și evidențe: registrul de casă, registrul jurnal, registrul-inventar, fișele de evidență.
• Documente privind personalul: contracte de muncă, state de plată, evidența timpului de lucru.
• Declarații și situații: declarațiile depuse, situațiile financiare anuale, balanțele.

Pentru o listă a actelor care circulă lunar între firmă și contabil, vezi Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului; ele devin, la rândul lor, parte din arhivă. O privire de ansamblu asupra modului în care se leagă documentele de evidențe găsești și în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.

Cine răspunde de arhivă

Responsabilitatea păstrării documentelor revine, în principiu, firmei, chiar dacă o parte din acte se află fizic la contabil. Când colaborezi cu un contabil extern, clarifică în contract unde se păstrează actele, cine le arhivează și cum le primești înapoi la încetarea colaborării.

Perioade orientative de păstrare

Durata de păstrare diferă după tipul documentului. În mod general, registrele contabile și situațiile financiare se păstrează mai mult decât documentele justificative obișnuite, iar documentele legate de salarii și de pensii au reguli proprii, cu termene lungi. Anumite documente, de exemplu cele privind patrimoniul, pot necesita păstrare pe termen și mai lung.

Nu există o regulă simplă de tipul „toate documentele, același număr de ani”. Iată cum arată, orientativ, logica pe categorii, fără cifre exacte:

Dacă ai dubii, mai sigur este să păstrezi mai mult decât minimul, decât să distrugi ceva prea devreme. Distrugerea se face doar după verificarea termenului și, ideal, cu un proces-verbal, ca să poți arăta că eliminarea s-a făcut conform procedurii.

Cum afli termenul pentru un document anume

Cel mai simplu este să întrebi contabilul și să ceri o listă scrisă cu termenele pentru documentele firmei tale. Poți verifica apoi aceleași informații pe site-urile oficiale. Reține că unele termene pornesc de la sfârșitul anului în care s-a întocmit documentul, nu de la data lui, așa că modul de calcul contează.

Forma electronică

Tot mai multe documente există doar în format electronic, de exemplu facturile transmise prin sistemul național. Acestea pot fi păstrate electronic, cu condiția să rămână accesibile, lizibile și să nu poată fi modificate fără urmă. Pentru facturile din sistemul electronic, vezi Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect, unde sunt discutate pe larg condițiile de păstrare.

Chiar dacă forma electronică e acceptată pentru multe documente, nu toate pot fi doar scanate. Unele acte trebuie păstrate în original, cum sunt cele cu valoare juridică specială sau cele pe care legea le cere în formă fizică. Verifică dinainte dacă un document poate fi „digitizat” și apoi eliminat.

Reguli practice pentru arhiva electronică:

1. Folosește formate stabile, de exemplu PDF, și nume de fișier coerente, cu data și tipul documentului.
2. Organizează folderele pe ani, luni și categorii, la fel în toată firma.
3. Limitează accesul la persoanele care au nevoie, pentru a proteja datele.
4. Păstrează fișierele exact așa cum au fost primite, nu doar versiuni editate.
5. Verifică periodic dacă fișierele se deschid și dacă formatul rămâne citibil.

Organizarea arhivei fizice

Arhiva pe hârtie are nevoie de ordine și de condiții de depozitare. Documentele se păstrează într-un loc uscat, ferit de umezeală, de foc și de acces neautorizat. O arhivă dezordonată nu doar că devine inutilă, dar poate pune firma într-o situație grea când i se cere un act.

Metode simple care funcționează:

• Clasează pe ani și pe tipuri de documente, cu etichete clare pe dosare sau cutii.
• Ține un inventar al arhivei: ce conține fiecare cutie și până când trebuie păstrată.
• Notează data la care un document poate fi eliminat, după verificarea termenului.
• Limitează accesul și ține evidența cine scoate un document și când îl returnează.
• Evită păstrarea originalelor la persoane fără răspundere formală.

Când e utilă o firmă de arhivare

Firmele mici pot folosi spații proprii, dar când volumul crește, unele aleg servicii de arhivare externă. Dacă apelezi la așa ceva, încheie un contract care prevede confidențialitatea, condițiile de păstrare și modul de returnare a documentelor la cerere.

Copii de siguranță și protecția datelor

Documentele electronice sunt vulnerabile la defecțiuni, erori umane și atacuri informatice. Un singur fișier pe un singur calculator nu este o arhivă, ci un risc. De aceea merită o strategie simplă de copii de siguranță.

O regulă des folosită este păstrarea mai multor copii, pe suporturi diferite și în locuri diferite. De exemplu, o copie locală și una într-un spațiu separat, protejate cu acces limitat. Testează din când în când recuperarea fișierelor, pentru că o copie care nu se poate restaura nu te ajută.

Documentele conțin și date personale, ale angajaților sau ale clienților. Acestea trebuie protejate conform regulilor privind datele cu caracter personal: acces restrâns, păstrare doar cât e necesar, distrugere sigură la final. Pentru întrebări de conformitate, discută cu un specialist în domeniu.

Un obicei lunar care schimbă totul

Arhiva se menține mult mai ușor dacă o tratezi ca pe o rutină, nu ca pe o curățenie anuală. O jumătate de oră pe lună, în aceeași zi, este suficientă pentru multe firme mici.

În această jumătate de oră poți face următoarele:

• verifici dacă toate documentele lunii au ajuns la contabil și în arhivă;
• arhivezi fișierele noi în folderul potrivit, cu numele stabilit;
• pui deoparte documentele fizice originale, în dosarul lunii;
• verifici dacă ai primit toate extrasele de cont și facturile așteptate;
• notezi în inventar orice document care iese din termenul de păstrare, pentru a fi analizat.

Un asemenea obicei te scutește de goana de dinaintea unei verificări, când actele trebuie căutate prin sertare. El ajută și când un angajat pleacă din firmă: arhiva nu depinde de memoria unei singure persoane, ci de o procedură simplă, scrisă, pe care o poate prelua oricine.

Ce faci când se schimbă persoana care ține arhiva

Predarea arhivei se face cu un proces-verbal, în care se listează ce se predă și în ce stare. Astfel nu apar discuții ulterioare despre ce lipsea sau ce exista. La fel procedezi dacă schimbi contabilul: ceri predarea documentelor și a evidențelor, cu confirmare scrisă.

Ce întrebi contabilul

O discuție scurtă cu contabilul rezolvă multe dubii. Pregătește-ți întrebările dinainte și notează răspunsurile.

• Care sunt termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente a firmei mele?
• Ce documente pot păstra doar electronic și care trebuie păstrate și în original?
• Unde se află acum actele și cine răspunde de ele?
• Cum procedăm la distrugerea documentelor al căror termen a expirat?
• Ce se întâmplă cu arhiva dacă schimb contabilul sau dacă firma își încetează activitatea?

Ultima întrebare este importantă: la încetarea activității, obligația de păstrare nu dispare, iar cineva trebuie să rămână răspunzător de arhivă. Pentru situațiile în care apar verificări, citește și Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai, pentru a vedea ce documente se cer de obicei și cum te pregătești.

Ce merită reținut despre păstrarea documentelor contabile

• Arhiva cuprinde documente primare, bancare, contracte, registre, acte de personal și situații.
• Termenele de păstrare diferă după tipul documentului și se confirmă cu contabilul.
• Documentele electronice se pot păstra digital dacă rămân lizibile și autentice.
• Organizarea clară și copiile de siguranță fac arhiva utilă la nevoie.
• Distrugerea se face doar după verificarea termenului, cu evidență.