Profitul contabil și banii din cont sunt două lucruri diferite, iar în aproape orice firmă ele nu coincid. Profitul este rezultatul unei perioade: veniturile recunoscute minus cheltuielile aferente. Soldul din bancă este suma efectivă de care dispui la un moment dat. Între ele stau creanțe, datorii, stocuri, investiții și momentul în care se plătesc taxele.
Mulți antreprenori află acest lucru pe pielea lor: contabilul spune că firma a făcut profit, iar contul arată puțin. Nu este vorba de o eroare, ci de două moduri de a măsura aceeași activitate. Merită să le deosebești, pentru că deciziile despre cheltuieli, dividende sau investiții se iau pe baza ambelor.
Ce este profitul contabil și ce nu arată el?
Profitul contabil este diferența dintre veniturile și cheltuielile înregistrate într-o perioadă, calculată după regulile contabile. Nu arată cât numerar ai produs, nici cât poți retrage sau cheltui.
El răspunde la întrebarea „a câștigat firma mai mult decât a consumat?”, nu la „am bani disponibili?”. Pentru că se bazează pe principiul din Contabilitatea de angajament: venit nu înseamnă încasare, venitul apare la livrare, iar cheltuiala la consum, indiferent de plată. Rezultatul final al anului se vede în Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le depune. Din acest motiv, profitul poate include sume pe care încă nu le-ai primit și poate exclude plăți pe care deja le-ai făcut.
Care sunt cauzele principale ale diferenței?
Cauzele principale sunt creanțele neîncasate, stocurile, investițiile, ratele de credit și plata taxelor. Fiecare mută bani fără să schimbe profitul, sau schimbă profitul fără să mute bani.
| Cauză | Efect asupra profitului | Efect asupra banilor |
|---|---|---|
| Factură emisă și neîncasată | crește venitul | banii nu au intrat |
| Stoc cumpărat și nevândut | încă nu apare cheltuială | banii au ieșit |
| Echipament achiziționat | se distribuie în timp prin amortizare | banii au ieșit integral |
| Rată de credit (partea de capital) | nu este cheltuială | banii ies |
| Amortizare | apare cheltuială | nu iese niciun ban |
| Taxe plătite la scadență | pot fi deja cheltuite | banii ies mai târziu |
Observă că unele cauze „consumă” bani fără să reducă profitul (stocul, investiția, capitalul din rate), iar altele reduc profitul fără să consume bani (amortizarea). De aceea cele două cifre pot merge în direcții opuse.
Cum afectează creanțele și datoriile comerciale diferența?
Creanțele cresc profitul fără să aducă bani, iar datoriile către furnizori amână plățile fără să reducă cheltuielile. Împreună formează ceea ce se numește capital de lucru, adică banii imobilizați în activitatea curentă.
Dacă vinzi mult, dar clienții plătesc târziu, firma finanțează practic clienții. Poți să crești vânzările și să ai tot mai puțini bani liberi, o situație frecventă la firmele aflate în expansiune. Invers, dacă ai termene mari de plată la furnizori, ești tu cel care folosește banii lor, dar riști penalități sau pierderea unei colaborări dacă amâni prea mult.
Sfat: Compară lunar termenul mediu în care încasezi cu termenul mediu în care plătești. Dacă primul este mult mai lung, ai nevoie de o rezervă de numerar sau de un acord de finanțare.
De ce stocurile și investițiile „înghit” bani fără să apară în cheltuieli?
Stocurile și investițiile înghit bani pentru că plata se face imediat, iar costul ajunge în profit abia când marfa se vinde sau când echipamentul se amortizează. Marfa din depozit este un activ, nu o cheltuială, până în momentul vânzării.
La fel, un utilaj achiziționat se înregistrează ca imobilizare și își transferă costul în cheltuieli treptat, prin amortizare. Mecanismul este explicat în Amortizarea mijloacelor fixe: metode și efectul fiscal. Rezultatul este că în luna cumpărării banii scad vizibil, dar profitul abia se mișcă.
Dacă firma face stocuri mari înaintea unui sezon, poate fi nevoie de finanțare temporară chiar dacă afacerea e profitabilă. Planificarea acestor perioade este una dintre cele mai utile discuții cu contabilul.
Ce rol au taxele și dividendele?
Taxele și dividendele pleacă din bani, iar momentul lor de plată nu coincide cu cel în care s-a format profitul. Impozitul pe rezultat se calculează pe baza profitului, dar se plătește la termenele stabilite, uneori ulterior perioadei.
Dividendele, la rândul lor, pot fi distribuite doar din profit și în condiții stabilite de lege, iar plata lor scoate bani din firmă fără să afecteze cheltuielile. Mecanismul este tratat în Dividendele: cum se distribuie și cum se reține impozitul. Atenție la momentul distribuirii: un profit contabil mare nu înseamnă automat că ai banii disponibili.
Cum eviți surprizele
- Stabilește o sumă minimă de rezervă în cont, calculată pe baza cheltuielilor lunare fixe.
- Cere o proiecție a taxelor care urmează, ca să le poți pune deoparte.
- Înainte de a distribui dividende, verifică atât profitul, cât și banii disponibili.
Cum urmărești ambele cifre fără să devii contabil?
Urmărești două rapoarte simple: rezultatul lunii (contul de profit și pierdere) și evoluția banilor (extrasele de cont). Dacă cele două nu se explică reciproc, întrebi contabilul care sunt elementele de legătură.
Un format util, pe care îl poți cere lunar, este o pagină cu patru rânduri: venituri, cheltuieli, încasări, plăți. Diferențele dintre rânduri îți arată imediat unde se „blochează” banii. Pentru o privire de ansamblu asupra muncii contabilului, vezi Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Atenție: Nu lua decizii mari, ca angajări sau investiții, doar pe baza profitului. Verifică întâi dacă firma are lichiditate pentru perioada următoare, iar pentru situații concrete cere sfatul contabilului.
Întrebări frecvente
Pot avea profit și să fiu totuși în dificultate financiară?
Da. Dacă încasările întârzie sau banii sunt blocați în stocuri și investiții, firma poate fi profitabilă și în același timp lipsită de lichiditate.
Ce este fluxul de numerar?
Este evoluția banilor intrați și ieșiți într-o perioadă. Spre deosebire de profit, nu ține cont de momentul în care s-a născut venitul sau cheltuiala, ci doar de plăți și încasări.
De ce amortizarea reduce profitul, dar nu banii?
Pentru că este o cheltuială calculată, care reflectă consumul treptat al unui bun. Banii pentru acel bun au ieșit în momentul achiziției.
Cine mă poate ajuta să prognozez banii necesari?
Contabilul sau un consultant financiar, pe baza datelor firmei tale. Pentru o situație concretă, discută direct cu contabilul.
Pot retrage tot profitul ca dividende?
Nu automat. Dividendele se distribuie în condițiile legii, iar banii trebuie să existe efectiv în firmă. Verifică înainte cu contabilul.
