Situațiile financiare anuale, cunoscute popular ca „bilanțul”, sunt documentul prin care firma își prezintă la final de an averea, datoriile și rezultatul. Sunt obligatorii pentru toate societățile din România, indiferent de mărime, de regimul de impozitare sau de faptul că au avut profit ori pierdere. Ele se întocmesc pe baza contabilității, se aprobă de asociați și se depun electronic la ANAF, într-un termen stabilit de Legea contabilității nr. 82/1991.
Pentru antreprenor, situațiile financiare nu sunt doar o formalitate. Băncile le cer la credite, partenerii le consultă înainte de contracte mari, iar profitul care poate fi distribuit ca dividende se stabilește pe baza lor. Mai jos afli ce conțin, cine le întocmește și cum ajung de la contabil la ANAF.
Ce sunt situațiile financiare anuale
Situațiile financiare anuale sunt un set de rapoarte standardizate care prezintă poziția financiară a firmei la sfârșitul exercițiului (de regulă 31 decembrie) și performanța ei pe parcursul anului. Pentru majoritatea societăților, forma și conținutul lor sunt reglementate de OMFP nr. 1802/2014, care transpune directivele contabile europene.
Ele răspund la trei întrebări de bază:
- Ce are și ce datorează firma la sfârșitul anului (bilanțul).
- Cât a câștigat sau a pierdut în cursul anului (contul de profit și pierdere).
- Ce trebuie știut în plus pentru a înțelege cifrele (notele explicative și informațiile complementare).
Sunt diferite de declarațiile fiscale: declarațiile servesc calculului impozitelor, iar situațiile financiare informează publicul, asociații, creditorii și autoritățile despre firmă. Unele informații din ele devin publice și pot fi consultate de oricine.
Cine depune și în ce format
Toate societățile comerciale depun situații financiare anuale, dar formatul depinde de categoria de mărime a entității. Categoriile se stabilesc după trei criterii: totalul activelor, cifra de afaceri netă și numărul mediu de salariați, iar încadrarea se face, de regulă, după depășirea a două dintre trei limite. Valorile limitelor sunt stabilite prin reglementările contabile și pot fi modificate; verifică forma în vigoare.
| Categoria | Ce conține setul de situații financiare | Audit statutar |
|---|---|---|
| Microentitate | bilanț prescurtat, cont de profit și pierdere, note explicative restrânse | de regulă, nu |
| Entitate mică | bilanț prescurtat, cont de profit și pierdere, note explicative | de regulă, nu, cu excepții prevăzute de lege |
| Entitate mijlocie | bilanț, cont de profit și pierdere, situația modificărilor capitalului propriu, situația fluxurilor de trezorerie, note | da |
| Entitate mare | aceleași componente, cu informații extinse | da |
Atenție: termenul „microentitate” din reglementările contabile nu are aceeași definiție ca „microîntreprinderea” din Codul fiscal. O firmă poate fi microentitate contabil și plătitoare de impozit pe profit, sau invers; diferența dintre regimurile fiscale este explicată în Impozitarea firmelor: microîntreprindere sau impozit pe profit.
Firmele fără activitate
O societate care nu a desfășurat nicio activitate în exercițiul respectiv nu întocmește setul complet, ci depune o declarație prin care confirmă lipsa activității, în condițiile și termenele prevăzute de lege. „Fără activitate” înseamnă însă fără nicio operațiune: o singură factură, un comision bancar sau o plată către furnizor pot schimba situația.
Componentele, pe înțelesul antreprenorului
În practica depunerii la ANAF, situațiile financiare ale unei firme mici se compun din câteva formulare cu coduri cunoscute de orice contabil, la care se adaugă notele explicative.
| Formular | Denumire | Ce afli din el |
|---|---|---|
| Cod 10 | Bilanț | activele, datoriile și capitalurile la 31 decembrie |
| Cod 20 | Contul de profit și pierdere | cifra de afaceri, cheltuielile pe naturi, rezultatul brut și net |
| Cod 30 | Date informative | număr de salariați, plăți restante, informații statistice |
| Cod 40 | Situația activelor imobilizate | mișcarea imobilizărilor și a amortizării în cursul anului |
| Note | Note explicative | politicile contabile și detalii despre elementele importante |
Cum citești bilanțul în trei pași
- Activele imobilizate: echipamente, mașini, clădiri, programe informatice, după scăderea amortizării.
- Activele circulante: stocuri, creanțe, bani în bancă și casă.
- Capitalurile și datoriile: cât au investit asociații, cât profit a rămas în firmă și cât datorează firma furnizorilor, băncilor, statului.
Cifrele din bilanț provin direct din balanța de verificare de la 31 decembrie. Dacă ai urmărit lunar balanța, așa cum explicăm în Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor, bilanțul nu îți va aduce surprize.
Cum se pregătesc: de la inventar la închiderea exercițiului
Situațiile financiare sunt ultima etapă a unui proces care începe cu câteva luni înainte de sfârșitul anului. Calitatea lor depinde de cât de bine au fost făcute pașii anteriori.
- Inventarierea patrimoniului: verificarea faptică a stocurilor, mijloacelor fixe, numerarului, creanțelor și datoriilor, cu înregistrarea diferențelor; vezi Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.
- Operațiunile de închidere ale ultimei luni, ca la orice altă lună, descrise în Închiderea de lună: ce operațiuni face contabilul.
- Operațiunile specifice de sfârșit de an: reevaluări, ajustări pentru depreciere, provizioane, verificarea amortizării.
- Calculul impozitului anual: pentru plătitorii de impozit pe profit, rezultatul fiscal și Declarația 101, explicată în Declarația 101: declarația anuală de impozit pe profit.
- Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli și stabilirea rezultatului net.
- Întocmirea formularelor și a notelor explicative.
Sfat: Programează cu contabilul o discuție în noiembrie despre închiderea anului: ce stocuri trebuie numărate, ce clienți sunt nesiguri, ce mijloace fixe nu mai există fizic. Problemele descoperite în decembrie se rezolvă mult mai ușor decât cele descoperite în mai.
Semnarea și aprobarea de către asociați
Situațiile financiare se semnează de administrator sau de persoana care are obligația gestionării firmei și de persoana care le-a întocmit: un expert contabil sau un contabil autorizat membru CECCAR, ori directorul economic sau altă persoană împuternicită, după caz. Prin semnătură, administratorul își asumă răspunderea pentru întocmirea lor.
Înainte de depunere, situațiile financiare se aprobă de adunarea generală a asociaților (AGA), în condițiile Legii societăților nr. 31/1990. La un SRL cu asociat unic, aprobarea se face prin decizia acestuia. În aceeași hotărâre, asociații decid de regulă și repartizarea profitului: rezerva legală, acoperirea pierderilor din anii anteriori, reinvestirea sau distribuirea de dividende.
| Decizie a asociaților | Efect |
|---|---|
| Aprobarea situațiilor financiare | permite depunerea lor și descarcă de gestiune administratorul, dacă se hotărăște astfel |
| Constituirea rezervei legale | o parte din profit rămâne obligatoriu în firmă, în limitele legii |
| Acoperirea pierderilor reportate | profitul curent reduce pierderile din anii trecuți |
| Distribuirea de dividende | asociații primesc o parte din profitul net, cu impozitul reținut la plată |
| Reportarea profitului | profitul rămâne în firmă, disponibil pentru decizii ulterioare |
Mecanismul distribuirii și reținerea impozitului pe dividende sunt explicate în Dividendele: cum se distribuie și cum se reține impozitul.
Depunerea la ANAF
Situațiile financiare anuale se depun electronic la ANAF, prin formularul în format PDF inteligent cu fișierul XML atașat, semnat cu certificat digital calificat, sau prin alte canale electronice acceptate de autoritate. Formularele și programele de asistență se descarcă de pe site-ul ANAF, de la secțiunea dedicată situațiilor financiare, și se actualizează în fiecare an.
Termenul de depunere
Termenul este stabilit de Legea contabilității și se calculează de la încheierea exercițiului financiar. Pentru societățile care au exercițiul egal cu anul calendaristic, termenul a fost de mulți ani de 150 de zile de la sfârșitul anului; verifică forma în vigoare și eventualele prorogări anunțate de Ministerul Finanțelor. Pentru declarația de inactivitate termenul poate fi diferit.
Ce primești după depunere
După transmitere, primești o recipisă cu număr de înregistrare, care dovedește depunerea. Păstreaz-o împreună cu situațiile financiare semnate și cu hotărârea AGA. Accesul la recipise și la mesajele ANAF se face prin Spațiul Privat Virtual, descris în SPV pentru firme: înregistrare, împuterniciri și utilizare.
Atenție: Situațiile financiare depuse cu erori se pot corecta în condițiile prevăzute de reglementările contabile, dar o depunere greșită lasă urme în datele publice ale firmei. Verifică cifrele cheie (cifra de afaceri, rezultatul, capitalul, numărul de salariați) înainte de semnare.
Auditul și raportările din cursul anului
Entitățile mijlocii și mari, precum și alte entități prevăzute expres de lege, au obligația ca situațiile financiare să fie auditate de un auditor financiar autorizat. Auditorul verifică dacă situațiile prezintă o imagine fidelă și emite un raport de audit, care se depune împreună cu ele. Firmele mici pot opta voluntar pentru audit, de exemplu la cererea unei bănci sau a unui investitor.
Pe lângă raportarea anuală, unele entități depun și raportări contabile semestriale, la 30 iunie, dacă îndeplinesc criteriile stabilite anual prin ordin al ministrului finanțelor (de regulă legate de cifra de afaceri a anului anterior). Contabilul îți poate spune dacă firma ta intră în această obligație.
Ce riscă firma care nu le depune
Nedepunerea sau depunerea cu întârziere a situațiilor financiare are consecințe care cresc în timp, de la amenzi la blocarea activității.
- Amenzi contravenționale pentru firmă, prevăzute de Legea contabilității.
- Imposibilitatea de a dovedi situația financiară în fața băncilor, partenerilor sau la licitații publice.
- Riscul de inactivitate fiscală: lipsa obligațiilor declarative poate conduce la declararea firmei ca inactivă de ANAF, cu efecte asupra deducerii TVA și cheltuielilor pentru partenerii ei.
- Riscul de dizolvare: nedepunerea situațiilor financiare pe o perioadă prelungită poate fi motiv de dizolvare a societății, în condițiile Legii societăților.
- Lipsa temeiului pentru dividende: fără situații financiare aprobate, distribuirea profitului nu are bază legală.
Pentru situația fiscală generală a firmei, inclusiv obligațiile restante, vezi Certificatul de atestare fiscală: ce arată și cum îl obții, iar pentru ansamblul contabilității Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Important: Informațiile au caracter general. Criteriile de încadrare, formularele, termenele și sancțiunile se pot modifica; pentru firma ta verifică informațiile actuale publicate de ANAF și de Ministerul Finanțelor și consultă un expert contabil sau un consultant fiscal autorizat.
Recapitulare: drumul bilanțului de la contabil la ANAF
Situațiile financiare anuale sunt raportul de final de an al oricărei societăți: bilanțul, contul de profit și pierdere și notele, în format prescurtat sau complet în funcție de mărime. Ele pornesc de la inventar și de la închiderea ultimei luni, sunt semnate de administrator și de profesionistul care le întocmește, se aprobă de asociați, care hotărăsc și ce se întâmplă cu profitul, și se depun electronic la ANAF în termenul legal. Firmele fără nicio operațiune depun o declarație în locul lor.
De reținut:
- toate societățile depun, indiferent de regimul fiscal sau de rezultat;
- categoria de mărime decide formatul și obligația de audit;
- microentitatea contabilă nu înseamnă microîntreprindere fiscală;
- aprobarea AGA precede depunerea și distribuirea dividendelor;
- verifică anual termenul și formularele în vigoare.
Întrebări frecvente
O microîntreprindere fără profit trebuie să depună bilanț?
Da. Obligația de depunere nu depinde de rezultat: firma care are pierdere sau profit zero depune situațiile financiare ca oricare alta, dacă a avut cel puțin o operațiune în cursul anului.
Pot depune singur situațiile financiare, ca administrator?
Depunerea electronică o poate face administratorul sau un împuternicit, cu semnătură electronică calificată, dar situațiile trebuie întocmite și semnate și de persoana calificată care le-a pregătit, în condițiile legii.
Ce înseamnă declarația de inactivitate?
Este documentul pe care îl depune, în locul situațiilor financiare, societatea care nu a desfășurat nicio activitate în exercițiul respectiv. Orice operațiune, chiar minoră, poate face declarația neaplicabilă.
Se pot distribui dividende înainte de aprobarea situațiilor financiare?
Distribuirea obișnuită se face după aprobare. Există și dividendele interimare, cu reguli și riscuri proprii, explicate în Dividendele interimare: ce sunt și ce riscuri implică.
Unde pot vedea situațiile financiare ale unui partener?
Indicatorii principali din situațiile financiare depuse de firme sunt publicați de Ministerul Finanțelor în secțiunea de informații despre agenții economici de pe site-ul instituției.
