Casa de marcat, denumită oficial aparat de marcat electronic fiscal (AMEF), este dispozitivul prin care o firmă înregistrează vânzările încasate pe loc de la persoane fizice și emite bonul fiscal. Spre deosebire de o casă de marcat obișnuită, AMEF are o memorie fiscală care nu poate fi modificată, un jurnal electronic al bonurilor și, în prezent, o conexiune cu sistemul informatic al ANAF, prin care datele fiscale ajung automat la autoritate.
Dacă deschizi un magazin, o cafenea, un salon sau un service care încasează bani de la clienți la fața locului, casa de marcat este una dintre primele obligații de rezolvat. Mai jos găsești cine trebuie să folosească AMEF, pașii de punere în funcțiune, rutina zilnică, raportarea la ANAF și ce faci la defecțiuni. Regulile de detaliu (excepții, termene, valori ale amenzilor, procedurile pentru defecțiuni) au fost modificate de mai multe ori; verifică forma în vigoare pe site-ul ANAF și discută cu contabilul. Informațiile au caracter general și nu înlocuiesc consultanța de specialitate. Pentru restul raportărilor electronice, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
Cine trebuie să folosească aparat de marcat
Regula generală este că firmele și persoanele fizice autorizate care livrează bunuri sau prestează servicii direct către populație, cu încasare în numerar sau cu cardul la locul vânzării, trebuie să folosească AMEF. Legea prevede o listă de excepții, stabilită prin acte normative, pentru activități la care folosirea unui aparat nu este practică sau la care încasarea se documentează altfel.
| Situație | Regula, în linii mari |
|---|---|
| Magazin, cafenea, restaurant cu plată pe loc | AMEF obligatoriu |
| Servicii către persoane fizice cu plată la locație (salon, service auto) | AMEF obligatoriu, dacă nu se încadrează într-o excepție |
| Vânzări online cu plata prin bancă și factură | de regulă, documentate prin factură; verifică excepțiile în vigoare |
| Vânzări exclusiv către firme, cu factură și plată prin bancă | de regulă, fără AMEF |
| Activități din lista de excepții | regim special, cu alte documente |
Important: Excepțiile nu se deduc din bun-simț, ci din lista legală. Dacă activitatea ta nu se regăsește explicit acolo, pornește de la ideea că ai nevoie de aparat și verifică împreună cu contabilul.
Încasarea cu cardul nu te scutește de casa de marcat: la plata pe loc, bonul fiscal se emite indiferent de modalitatea de plată, iar aparatul înregistrează separat sumele încasate în numerar și cele încasate cu cardul.
Punerea în funcțiune, pas cu pas
Un aparat de marcat nu se cumpără și se pornește ca un dispozitiv obișnuit. Între achiziție și primul bon fiscal sunt câteva etape obligatorii, în această ordine.
- Alegerea modelului și a distribuitorului: cumperi doar un model omologat, de la un distribuitor autorizat, care îți asigură și service-ul.
- Contractul de service: se încheie cu distribuitorul sau cu o unitate de service acreditată; fără el, aparatul nu poate fi fiscalizat.
- Numărul de ordine de la ANAF: depui la organul fiscal cererea pentru alocarea numărului de ordine al aparatului, cu datele cerute (locul de amplasare, modelul, distribuitorul).
- Fiscalizarea: tehnicianul de service activează memoria fiscală și înscrie datele firmei și numărul de ordine.
- Registrul special: aparatul vine cu un registru în care se consemnează fiscalizarea și toate intervențiile ulterioare ale service-ului.
- Conectarea la sistemul ANAF: aparatul este configurat să transmită datele fiscale, prin conexiunea la internet a locației.
Procedura exactă și formularele se găsesc pe site-ul ANAF; distribuitorul autorizat te îndrumă de obicei prin fiecare pas.
Sfat: Înainte de cumpărare, verifică în locație unde va sta aparatul și dacă acolo există semnal stabil de internet sau rețea mobilă. Un aparat care pierde des conexiunea îți creează probleme de raportare pe care le vei rezolva în timp, nu în ziua deschiderii.
Bonul fiscal: ce conține și când îl emiți
Bonul fiscal se emite pentru fiecare vânzare încasată pe loc, în momentul încasării, și se înmânează clientului. Este documentul care dovedește atât vânzarea, cât și încasarea.
Pe bon apar, în principal:
- datele firmei și ale punctului de lucru;
- codul de identificare fiscală al firmei;
- produsele sau serviciile, cu cantitate, preț și valoare;
- cotele de TVA aplicate, pentru firmele plătitoare de TVA;
- totalul și modalitatea de plată (numerar, card, alte forme);
- data, ora și numărul bonului;
- elementele fiscale care atestă emiterea de către un AMEF.
Bonul fiscal cu codul fiscal al cumpărătorului
Dacă clientul este o firmă și cere ca bonul să conțină codul ei fiscal, aparatul îl poate tipări pe bon. În anumite limite valorice, un astfel de bon ține loc de factură simplificată. Peste aceste limite sau la cererea clientului, se emite factură, cu trimitere la bonul fiscal. Relația dintre bon, factură și e-Factura pentru clienții persoane fizice este discutată în e-Factura B2C: facturile emise către persoane fizice.
Rutina zilnică: raportul Z și raportul X
La sfârșitul fiecărei zile de lucru, operatorul tipărește raportul fiscal de închidere zilnică (raportul Z), care totalizează vânzările zilei pe cote de TVA și pe modalități de plată și le înscrie în memoria fiscală. Raportul Z este obligatoriu și închide ziua fiscală a aparatului.
| Raport | Când îl faci | Ce conține | Efect |
|---|---|---|---|
| Raportul X | oricând în timpul zilei | situația vânzărilor până în acel moment | nu închide ziua, nu modifică memoria fiscală |
| Raportul Z | la finalul zilei de lucru | totalurile zilei, pe cote și pe modalități de plată | închide ziua fiscală și se înscrie în memorie |
| Raport periodic din memoria fiscală | la cerere, de exemplu lunar | totaluri pe o perioadă | util pentru verificări și pentru contabilitate |
Rapoartele Z se păstrează în ordine, ca documente justificative, și se predau contabilului odată cu celelalte acte ale lunii, conform Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului. Pe baza lor se înregistrează vânzările zilnice și se completează registrul de casă.
Transmiterea datelor către ANAF
Aparatele de marcat conectate la sistemul informatic al ANAF transmit automat datele fiscale, între care rapoartele Z și informațiile din jurnalul electronic, prin internet. Pentru firmă, transmiterea nu presupune o declarație separată, dar presupune o responsabilitate: aparatul trebuie să fie conectat și să transmită efectiv.
Ce urmărești:
- aparatul are conexiune stabilă la internet sau la rețeaua mobilă;
- mesajele afișate de aparat despre erori de transmitere sunt semnalate imediat service-ului;
- după o întrerupere, datele stocate sunt transmise când conexiunea revine;
- orice schimbare de locație sau de configurare trece prin service și, după caz, prin ANAF.
Atenție: Faptul că aparatul tipărește bonuri nu înseamnă că transmite. Verifică periodic, împreună cu service-ul, că datele ajung la ANAF, mai ales după mutări, schimbări de operator de internet sau reparații.
Defecțiuni, mutări și scoaterea din uz
Defecțiunile sunt inevitabile, iar regulile cer ca ele să fie documentate. Când aparatul se defectează, anunți imediat unitatea de service, iar intervenția se consemnează în registrul special. Pentru vânzările făcute cât timp aparatul nu funcționează, legislația prevede o procedură și documente specifice; verifică forma în vigoare cu service-ul și cu contabilul, ca să nu rămână vânzări neînregistrate.
Alte situații care cer demersuri:
- mutarea aparatului într-o altă locație: se face prin service și se comunică organului fiscal, după procedura în vigoare;
- înlocuirea aparatului: aparatul vechi se scoate din evidență, iar cel nou parcurge din nou pașii de punere în funcțiune;
- închiderea punctului de lucru: aparatul se scoate din uz conform procedurii, iar memoria fiscală se păstrează;
- încetarea contractului de service: se încheie imediat un contract nou, pentru că aparatul nu poate funcționa legal fără service.
Casa de marcat și numerarul firmei
Banii încasați prin casa de marcat trebuie să se regăsească în casieria firmei. Raportul Z arată cât s-a încasat în numerar și cât cu cardul, iar contabilitatea leagă aceste sume de registrul de casă și de extrasele bancare.
Câteva reguli de bază:
- sumele în numerar din raportul Z intră în registrul de casă al zilei;
- încasările cu cardul se regăsesc în extrasul de cont, de regulă după decontarea de către bancă;
- depunerile de numerar la bancă se documentează cu chitanța sau foaia de vărsământ;
- diferențele dintre numerarul existent și cel din raport se investighează și se consemnează.
Regulile privind plafoanele de casă și plățile în numerar sunt explicate în Registrul de casă și plățile în numerar: reguli de bază. Pentru tabloul complet al obligațiilor față de fisc, vezi Relația firmei cu ANAF: ghid complet de obligații și termene.
Controlul și sancțiunile
Inspectorii ANAF și ai altor autorități pot verifica oricând, la locul vânzării, dacă se emit bonuri fiscale, dacă aparatul este fiscalizat și conectat și dacă există registrul special și contractul de service. Controalele de acest tip sunt adesea inopinate.
Abaterile sancționate frecvent:
- neemiterea bonului fiscal sau emiterea lui pentru o sumă mai mică;
- folosirea unui aparat nefiscalizat sau neconectat la sistemul ANAF;
- lipsa raportului Z zilnic;
- lipsa registrului special sau a contractului de service;
- neconcordanța dintre numerarul din casă și datele din aparat.
Sancțiunile prevăzute au inclus amenzi și, pentru anumite abateri, măsuri complementare, precum suspendarea activității punctului de lucru. Valorile și condițiile se verifică în forma în vigoare. Cum te pregătești pentru un control mai amplu afli din Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai.
Ce merită reținut despre casele de marcat
Casa de marcat este, în același timp, un instrument de vânzare și o raportare fiscală continuă. Aparatul înregistrează fiecare încasare, închide ziua prin raportul Z și transmite datele către ANAF, iar firma răspunde de faptul că toate aceste etape funcționează efectiv.
De reținut:
- vânzările încasate pe loc de la populație se documentează, de regulă, prin bon fiscal emis de un AMEF;
- excepțiile sunt doar cele din lista legală în vigoare;
- punerea în funcțiune cere distribuitor autorizat, contract de service, număr de ordine și fiscalizare;
- raportul Z se face în fiecare zi de lucru și se predă contabilului;
- conexiunea cu ANAF trebuie verificată periodic, nu presupusă;
- defecțiunile și mutările se documentează prin service și, după caz, prin organul fiscal.
Întrebări frecvente
Am nevoie de casă de marcat dacă primesc doar plăți cu cardul?
De regulă, da, dacă încasarea se face pe loc de la persoane fizice. Bonul fiscal se emite indiferent de modalitatea de plată, cu excepțiile prevăzute de lege.
Ce este raportul Z?
Raportul Z este raportul fiscal de închidere zilnică. Totalizează vânzările zilei, închide ziua fiscală a aparatului și se înscrie în memoria fiscală.
Pot vinde dacă aparatul de marcat s-a defectat?
Anunți imediat service-ul și aplici procedura prevăzută pentru perioada de defecțiune, cu documentele cerute de lege. Verifică această procedură cu service-ul și cu contabilul înainte să ai nevoie de ea.
Bonul fiscal ține loc de factură pentru o firmă?
Un bon fiscal pe care apare codul fiscal al cumpărătorului poate ține loc de factură simplificată, în limitele valorice prevăzute de lege. Peste aceste limite sau la cerere, se emite factură.
Ce fac cu aparatul dacă închid magazinul?
Aparatul se scoate din uz conform procedurii, prin service și cu informarea organului fiscal. Memoria fiscală, registrul special și rapoartele Z se păstrează ca documente ale firmei.
