Legătura dintre e-Factura și contabilitate este simplă ca principiu: factura emisă sau primită devine documentul justificativ pe baza căruia contabilul face nota contabilă. Ce s-a schimbat odată cu facturarea electronică este felul în care datele ajung la contabil: în loc de hârtii, PDF-uri și rescriere manuală, circulă fișiere structurate, care pot fi preluate de program.
Totuși, automatizarea nu elimină nevoia de verificare. Programul poate citi o factură, dar nu știe dacă marfa a fost primită, dacă prețul este cel convenit sau dacă se aplică regimul de TVA corect. Articolul explică traseul datelor, punctele de control și colaborarea utilă cu contabilul. Regulile concrete se pot schimba, iar pentru situații individuale consulți un contabil sau ANAF. Pentru imaginea de ansamblu, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
Cum ajunge o factură din e-Factura în contabilitate?
O factură ajunge în contabilitate fie prin import automat din fișierul ei, fie prin preluare manuală a datelor, iar în ambele cazuri contabilul (sau programul) generează o înregistrare în jurnalele de vânzări sau de cumpărări. Importul automat economisește timp și reduce erorile de tastare, dar presupune că partenerii și produsele sunt deja corect definite în program.
Traseul tipic arată așa:
- factura este emisă sau primită prin sistem și devine disponibilă ca fișier;
- fișierul este descărcat, manual sau automat, în programul de facturare sau de contabilitate;
- programul identifică partenerul, sumele, cotele de TVA și data documentului;
- contabilul verifică, completează conturile și validează înregistrarea;
- nota contabilă intră în jurnal și, mai departe, în rapoarte.
Ce se preia automat și ce rămâne de completat?
Se preiau, în general, datele care se găsesc în fișier: partenerul, numărul și data facturii, bazele de impozitare, TVA-ul și totalul. Rămân de completat elementele care țin de decizie contabilă: contul de cheltuială sau de venit, centrul de cost, eventuale încadrări speciale.
| Element | Se preia automat? | Cine decide |
|---|---|---|
| Partener, număr, dată | da, din fișier | verificat de contabil |
| Baze și TVA | da | verificate față de documentul sursă |
| Cont de cheltuială sau venit | de obicei nu | contabilul |
| Încadrarea fiscală specială | nu | contabilul, în baza regulilor |
| Legătura cu plata | uneori | contabilul, la reconciliere |
De ce contează datele de bază comune?
Datele de bază comune (parteneri, produse, cote) fac diferența dintre un import fluid și unul plin de corecturi. Dacă un client există în program sub trei denumiri ușor diferite, importul fie îl dublează, fie îl încadrează greșit, iar situația ajunge să afecteze și rapoartele.
Cele mai frecvente probleme sunt:
- codul fiscal scris diferit în facturare și în contabilitate;
- parteneri vechi, închiși sau cu date schimbate, rămași în evidență;
- produse cu denumiri multiple pentru aceeași marfă;
- cote de TVA configurate inconsecvent.
O curățare ocazională a acestor liste costă puțin și aduce beneficii în fiecare lună. Merită făcută împreună cu contabilul, care știe care sunt erorile recurente din evidență.
Sfat: Dacă firma are două programe, unul pentru facturare și altul pentru contabilitate, stabiliți care este „sursa adevărului” pentru parteneri. Datele se corectează într-un singur loc și se propagă în celălalt, nu invers.
Cum se leagă acest subiect de ceea ce îi dai contabilului lunar?
E-Factura acoperă o parte din documente, dar nu pe toate. Chitanțele, extrasele de cont, contractele și alte acte continuă să fie necesare. Lista documentelor pe care le predai oricum este în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului, iar organizarea generală a evidenței în Contabilitatea firmei: ghid complet pentru antreprenori.
Ce verifici la facturile primite?
La facturile primite verifici dacă ele corespund unei achiziții reale, dacă prețurile și cantitățile sunt cele așteptate și dacă datele partenerului sunt corecte. Sistemul validează forma documentului, nu realitatea comercială: o factură corectă tehnic poate fi totuși pentru o marfă pe care nu ai comandat-o.
Un obicei bun este ca factura primită să fie confruntată cu comanda sau cu avizul de livrare înainte de a fi trecută la plată și înregistrată. Dacă există diferențe, le discuți cu furnizorul și ceri documentul de corecție potrivit, nu corectezi tu în evidență. Cum descarci și verifici facturile primite, vezi în Facturile primite în SPV: cum le descarci și le verifici.
Cum se reflectă TVA-ul din e-Factura în decont?
TVA-ul din factură ajunge în evidența contabilă, iar de acolo în declarațiile aferente. Deducerea nu depinde numai de existența facturii, ci și de îndeplinirea condițiilor din reglementări, despre care poți citi principiile în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită. Contabilul aplică regulile în vigoare, iar tu te asiguri că documentele lui sunt complete și la timp.
Cum faci reconcilierea cu plățile?
Reconcilierea este potrivirea facturilor cu plățile și încasările, ca să știi ce este achitat și ce rămâne de plată. E-Factura ajută, pentru că facturile sunt ordonate și identificabile, dar nu face reconcilierea în locul tău.
Metoda simplă pentru o firmă mică: o dată pe lună, contabilul sau persoana desemnată compară lista facturilor emise cu încasările din extras și lista facturilor primite cu plățile efectuate. Diferențele se clarifică: facturi neachitate, plăți fără factură, sume parțiale. Un instrument util este o foaie cu coloanele „factura / suma / data scadenței / plătită da-nu”.
Pentru verificarea corectitudinii balanțelor la sfârșit de lună, poate fi utilă lectura Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor. Iar când ajunge vorba despre decontul de TVA, vezi Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune.
Atenție: Nu înregistra în contabilitate o factură doar pentru că a apărut în sistem. Verifică mai întâi dacă este corectă, dacă îți aparține și dacă se încadrează în activitatea firmei. Înregistrarea greșită se corectează mai greu decât se evită.
Cum organizezi colaborarea cu contabilul?
Colaborarea merge bine când există o rutină: aceleași date, aceleași termene interne, aceeași persoană de contact. Fără rutină, contabilul primește totul în ultima zi, iar erorile sunt descoperite târziu.
O propunere simplă de organizare:
- sfârșit de săptămână: verifici facturile emise și primite din săptămâna respectivă;
- început de lună: trimiți contabilului documentele care nu circulă prin sistem;
- în prima parte a lunii, discutați neconcordanțele și lipsurile;
- trimestrial, revedeți listele de parteneri și produse.
Dacă încă nu ai ales un contabil sau vrei să îți redefinești colaborarea, ajută Cum alegi un contabil pentru firma ta: întrebări și criterii utile. Pentru accesul contabilului în sistem, vezi Împuternicirea în e-Factura: cine poate transmite facturile.
Ce faci dacă observi diferențe între facturare și contabilitate?
Mai întâi identifici natura diferenței: o factură lipsă, una dublată, o sumă diferită sau o cotă greșită. Apoi stabilești dacă eroarea este în facturare (și atunci se corectează prin documente de corecție) sau în înregistrare (și atunci contabilul o rectifică în evidență). Nu modifica niciodată datele „pe ocolite”, ca să ieși la cifră: diferența trebuie explicată, nu ascunsă.
Întrebări frecvente
Contabilul poate prelua automat facturile din sistem?
Da, dacă programul permite import și dacă are acces autorizat. Importul automat nu elimină verificarea, deci datele rămân de controlat înainte de validare.
De ce apar parteneri dubli în contabilitate?
De obicei din cauza datelor scrise diferit în programe. O listă curată de parteneri, cu același cod fiscal peste tot, previne problema.
Sistemul verifică dacă o factură primită este reală?
Nu. Verifică forma și coerența tehnică, nu realitatea comercială. Confruntarea cu comanda sau cu livrarea rămâne în sarcina firmei.
E-Factura înlocuiește documentele justificative?
Pentru facturile transmise prin sistem, documentul este fișierul din circuit, dar alte documente (extrase, contracte, chitanțe) rămân necesare. Pentru lista exactă, întreabă contabilul.
Cât de des reconciliez facturile cu plățile?
Cel puțin lunar, iar pentru firmele cu multe tranzacții, săptămânal. Frecvența depinde de volum. Pentru recomandări individuale, discută cu contabilul.
