e-Factura, SAF-T și e-Transport sunt trei sisteme electronice distincte prin care o firmă își raportează activitatea către ANAF: primul se ocupă de facturi, al doilea de evidența contabilă în ansamblu, al treilea de transportul unor bunuri. Cele trei sunt adesea amestecate în discuții, pentru că toate sunt „digitale”, toate trec prin sistemele ANAF și toate cer date structurate.
Diferențele contează pentru că fiecare sistem are alt scop, alt moment de utilizare și alt tip de eroare. Dacă le confunzi, riști să crezi că ai îndeplinit o obligație prin alta. Articolul explică logica generală. Aplicabilitatea fiecărui sistem și termenele sunt stabilite prin reglementări care se pot modifica, iar pentru firma ta le verifici la ANAF sau cu un contabil. Pentru o privire de ansamblu asupra categoriei, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
Ce raportează fiecare sistem?
Fiecare sistem raportează un alt „strat” al activității: e-Factura vede tranzacția, SAF-T vede contabilitatea, e-Transport vede deplasarea fizică a mărfii. Împreună, ele permit autorității fiscale să compare ce spui că ai vândut, ce ai înregistrat și ce ai transportat.
| Sistem | Ce raportează | Frecvența, în principiu | Cine îl rezolvă de obicei |
|---|---|---|---|
| e-Factura | facturile emise și primite | la fiecare factură | persoana care facturează |
| SAF-T (D406) | evidența contabilă structurată | periodic, la intervale stabilite | contabilul |
| e-Transport | transporturi de bunuri cu risc fiscal | la fiecare transport vizat | logistica sau expeditorul |
e-Factura: tranzacția, factură cu factură
e-Factura transmite fiecare factură în momentul emiterii. Informația este ordonată pe documente: cine a vândut, cui, ce și cu cât. Scopul principal este ca administrația fiscală să vadă tranzacțiile aproape în timp real și să poată face verificări încrucișate între furnizor și client.
Despre mecanismul acesta, un punct bun de pornire este Fluxul unei facturi electronice: de la emitere la primire.
SAF-T: evidența contabilă în ansamblu
SAF-T este o copie standardizată a datelor contabile ale firmei: planul de conturi, partenerii, notele contabile, facturile și plățile. Nu apare la fiecare tranzacție, ci la intervale, fiind o fotografie a evidenței pe o perioadă. Despre ce conține fișierul, vezi SAF-T (D406): ce este fișierul standard de control fiscal, iar despre pregătirea datelor, SAF-T: cum pregătești datele și corectezi erorile de validare.
e-Transport: drumul fizic al mărfii
e-Transport este un sistem prin care anumite transporturi de bunuri se declară înainte de a porni la drum, iar firma primește un cod care însoțește transportul. Nu se aplică oricărei livrări, ci doar categoriilor stabilite prin reglementări. Mecanismul și rolul codului sunt explicate în e-Transport: ce bunuri se declară și cum obții codul UIT.
De ce nu se înlocuiesc între ele?
Pentru că răspund la întrebări diferite. Factura arată că a existat o tranzacție, contabilitatea arată cum a fost înregistrată, iar transportul arată cum a circulat marfa. O diferență între ele este exact ce urmărește autoritatea: o vânzare facturată, dar netransportată sau neînregistrată, ori un transport fără factură, atrage atenția.
Un exemplu simplu, fără cifre: o firmă vinde marfă, emite factura prin e-Factura, declară transportul prin e-Transport și înregistrează operațiunea în contabilitate, ceea ce va apărea apoi în SAF-T. Dacă cele trei seturi de date spun aceeași poveste, nu există motiv de discuție. Dacă se contrazic, apar întrebări.
Sfat: Gândește-te la cele trei sisteme ca la un triunghi de coerență. Dacă faci ordine într-un colț, de pildă datele despre parteneri, beneficiile se văd în toate celelalte.
Cum se leagă datele dintre ele?
Se leagă prin elemente comune: identificarea partenerilor, descrierea produselor, valorile și datele documentelor. Aceleași informații apar, în forme puțin diferite, în toate cele trei sisteme, deci o greșeală de bază se multiplică.
Cel mai bun exemplu este codul de identificare al partenerului. Dacă într-un program este scris diferit decât în altul, factura trece, dar în SAF-T apare un partener „dublu”, iar la o verificare încrucișată se vede o neconcordanță. De aceea, ordinea în datele de bază aduce beneficii pe mai multe fronturi.
Care sunt datele care trebuie unificate?
- denumirea și codul fiscal al partenerilor, scrise identic peste tot;
- denumirile și unitățile de măsură ale produselor;
- cotele și regimurile de TVA, aplicate consecvent;
- datele documentelor și numerotarea lor, fără goluri neexplicate.
Despre cum legi aceste elemente cu programul de contabilitate, vezi și e-Factura și contabilitatea: cum circulă datele în firmă.
Ce se întâmplă cu casele de marcat și facturile către persoane fizice?
Există și alte fluxuri de raportare, care se completează cu cele trei: casele de marcat transmit date despre vânzările în numerar sau cu cardul către persoane fizice, iar facturile emise către persoane fizice au propriul regim în e-Factura. Ele acoperă zone în care nu se folosește factura între firme.
Pentru primele, citește Casele de marcat: obligațiile firmei și raportarea la ANAF, iar pentru cele din a doua categorie, e-Factura B2C: facturile emise către persoane fizice. Împreună, aceste fluxuri completează tabloul vânzărilor firmei.
Atenție: Nu presupune că, dacă ești conform într-un sistem, ești conform în toate. Fiecare are reguli, termene și excepții proprii, iar acestea se pot schimba. Pentru situația concretă a firmei tale discută cu contabilul sau consultă informările ANAF.
Cum te organizezi ca să nu pierzi nimic?
Cea mai simplă metodă este o listă internă de obligații, cu trei coloane: sistemul, cine răspunde de el și ce verificare face periodic. O firmă mică poate pune pe aceeași foaie și persoana care facturează, și contabilul, și șoferul sau expeditorul, dacă e cazul.
Mai departe, o ședință scurtă o dată pe lună între persoana care facturează și contabil rezolvă majoritatea neconcordanțelor: facturi rămase în ciornă, parteneri cu date diferite, produse neunificate. Ședința nu trebuie să fie lungă, ci doar regulată. Pentru ritmul obligațiilor în ansamblu, util este și Calendarul obligațiilor fiscale: cum nu ratezi un termen.
De unde începi dacă firma nu are nimic organizat?
Începi cu un inventar: ce sisteme se aplică activității firmei, cine are acces la fiecare și unde sunt documentele. Apoi alegi un sistem și îl pui în ordine. Un exemplu: dacă facturarea electronică merge deja bine, următorul pas poate fi curățarea datelor partenerilor, utilă pentru toate raportările.
Întrebări frecvente
Dacă transmit facturile prin e-Factura, mai trebuie SAF-T?
Sunt obligații distincte, cu scopuri diferite. Dacă se aplică firmei tale depinde de reglementările în vigoare și de categoria în care te încadrezi. Verifică la ANAF sau cu contabilul.
e-Transport se aplică oricărei livrări?
Nu. Se referă doar la anumite categorii de bunuri și de transporturi, stabilite prin reglementări. Verifici dacă activitatea ta intră în sfera lor.
Cine răspunde de fiecare sistem în firmă?
Depinde de organizare. De obicei facturarea revine persoanei care emite facturi, SAF-T contabilului, iar e-Transport expeditorului sau logisticii. Important este ca responsabilitățile să fie clare.
Pot folosi un singur program pentru toate?
Unele programe acoperă mai multe sisteme, dar nu toate. Întreabă furnizorul ce funcții include și cum se actualizează când regulile se schimbă.
Cum aflu dacă regulile s-au modificat?
Urmărești informările oficiale ANAF și notele de versiune ale programelor. Pentru situații concrete, un contabil este cea mai bună sursă.
