SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un fișier electronic standardizat prin care o firmă transmite autorității fiscale o copie structurată a evidenței sale contabile. În România, el se depune sub forma declarației informative D406, în format XML, și cuprinde înregistrările din registrul jurnal, datele partenerilor, facturile emise și primite, plățile și încasările, iar la anumite momente și informații despre active și stocuri.
Dacă e-Factura arată ANAF-ului facturile una câte una, SAF-T îi arată cum au ajuns ele în contabilitate și ce s-a întâmplat cu banii. Articolul explică ce conține fișierul, cine îl depune, cum se pregătește și de ce calitatea lui depinde de ordinea din contabilitatea curentă. Termenele, periodicitatea și categoriile de contribuabili s-au stabilit și s-au ajustat prin acte normative succesive, așa că le verifici în forma în vigoare pe site-ul ANAF; informațiile au caracter general și nu înlocuiesc îndrumarea contabilului sau a unui consultant fiscal. Pentru tot ansamblul raportărilor electronice, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare.
De unde vine SAF-T și la ce folosește
SAF-T este un standard internațional propus de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) pentru schimbul de date contabile între firme și autoritățile fiscale. Mai multe state europene l-au adoptat, fiecare cu adaptări proprii, iar România l-a introdus prin declarația D406.
Scopul este dublu:
- controlul la distanță: ANAF poate analiza automat datele contabile ale unui număr mare de firme, fără să ceară fiecăreia documente;
- controale mai scurte: la o inspecție fiscală, o parte din informații sunt deja disponibile, iar discuția se concentrează pe neconcordanțe.
Pentru firmă, SAF-T are și un efect mai puțin vizibil: obligă la o contabilitate consecventă, cu parteneri identificați corect, conturi clare și documente legate de înregistrări. Neconcordanțele care înainte rămâneau ascunse ies acum la suprafață.
Ce conține fișierul D406
Fișierul SAF-T este organizat în patru mari secțiuni, fiecare cu un rol precis. Nu toate secțiunile se completează la fiecare raportare.
| Secțiune | Ce cuprinde | Când se completează, în linii mari |
|---|---|---|
| Antet (Header) | identificarea firmei, perioada raportată, tipul de bază contabilă | la fiecare depunere |
| Fișiere de bază (MasterFiles) | planul de conturi, clienții, furnizorii, tabelele de taxe, unitățile de măsură, produsele | la fiecare depunere, în măsura necesară |
| Registrul jurnal (GeneralLedgerEntries) | toate notele contabile din perioadă | la depunerile periodice |
| Documente sursă (SourceDocuments) | facturi de vânzare și de cumpărare, plăți, mișcări de bunuri, tranzacții cu active | după tipul raportării |
Raportarea periodică, cea anuală și cea la cerere
În linii mari, D406 are trei forme:
- raportarea periodică, cu registrul jurnal, partenerii, facturile și plățile;
- raportarea privind activele (mijloacele fixe și mișcările lor), făcută anual;
- raportarea privind stocurile, făcută la cererea ANAF, într-un termen comunicat prin solicitare.
Periodicitatea raportării obișnuite urmează, de regulă, perioada fiscală de TVA a firmei (lunar sau trimestrial), cu reguli proprii pentru firmele neplătitoare de TVA. Verifică periodicitatea și termenele aplicabile firmei tale în forma în vigoare și trece-le în calendarul obligațiilor fiscale.
Cine depune D406
Obligația a fost introdusă etapizat, pe categorii de contribuabili: întâi marii contribuabili, apoi cei mijlocii, apoi contribuabilii mici și celelalte categorii. Fiecare categorie a avut o perioadă de grație la început, în care depunerea nu era sancționată.
Câteva repere generale:
- obligația privește, în principiu, persoanele juridice care țin contabilitate în partidă dublă;
- există categorii exceptate sau cu reguli speciale, a căror listă se verifică în actele normative în vigoare;
- firmele nou înființate intră în obligație după reguli proprii, cu o perioadă de grație;
- o firmă care schimbă categoria de contribuabil poate avea o perioadă de tranziție.
Important: Nu presupune că firma ta este scutită pentru că este mică. Verifică cu contabilul, în scris, dacă și de când depui D406 și cu ce periodicitate.
Cum se generează fișierul
Fișierul SAF-T nu se completează de mână; el este exportat din programul de contabilitate. Calitatea lui depinde aproape în întregime de datele introduse pe parcursul lunii.
Traseul obișnuit:
- contabilul închide perioada în program (note contabile, reconcilieri, verificări);
- programul generează fișierul XML conform schemei publicate de ANAF;
- fișierul se verifică cu instrumentele de validare puse la dispoziție de ANAF, inclusiv aplicația DUKIntegrator, folosită și la alte declarații;
- după validare, fișierul se depune electronic, cu certificat digital calificat;
- ANAF emite recipisa sau mesajul de eroare.
Fișierele pot fi foarte mari la firmele cu multe tranzacții, iar pentru astfel de cazuri există reguli privind dimensiunea și împărțirea pe părți. Detaliile tehnice se găsesc în documentația ANAF pentru D406.
Corespondența conturilor și nomenclatoarele
O parte importantă a pregătirii este corespondența (maparea) dintre conturile analitice folosite de firmă și conturile cerute în structura SAF-T, la care se adaugă nomenclatoarele publicate de ANAF: coduri pentru tipurile de taxe, pentru tipurile de mișcări de stoc, pentru tipurile de analiză și altele. Această configurare se face o dată, cu grijă, și se revizuiește când apar conturi sau operațiuni noi.
Sfat: Lasă între închiderea lunii și termenul de depunere câteva zile doar pentru generarea și validarea fișierului. Primele depuneri scot aproape întotdeauna la iveală erori de date de bază, iar corectarea lor cere timp.
Erorile tipice care apar la validare și ordinea în care merită rezolvate sunt descrise în SAF-T: cum pregătești datele și corectezi erorile de validare.
Cine face ce la generarea fișierului
| Sarcină | Cine o face de obicei |
|---|---|
| Documentele complete ale perioadei | firma, prin administrator sau angajații desemnați |
| Înregistrarea și închiderea perioadei | contabilul |
| Configurarea mapării și a nomenclatoarelor | contabilul, împreună cu furnizorul programului |
| Generarea și validarea fișierului | contabilul |
| Depunerea cu certificat digital | contabilul împuternicit sau reprezentantul legal |
| Răspunsul la solicitările ANAF pe baza datelor | firma, cu sprijinul contabilului |
Ce verifică ANAF în datele SAF-T
Avantajul SAF-T pentru ANAF este posibilitatea de a corela automat informațiile din fișier cu alte surse. Nu există o listă publică exhaustivă a verificărilor, dar logica lor este ușor de înțeles.
| Comparație | Ce poate scoate la iveală |
|---|---|
| Facturile din SAF-T față de e-Factura | facturi neînregistrate sau înregistrate diferit |
| TVA-ul din jurnal față de decontul de TVA | diferențe de taxă colectată sau dedusă |
| Facturile față de declarațiile informative | parteneri sau sume nedeclarate |
| Soldurile din jurnal față de balanța și situațiile financiare | erori de închidere sau de raportare |
| Partenerii firmei față de bazele de date ANAF | parteneri inactivi sau inexistenți |
Pentru declarațiile cu care se corelează fișierul, vezi Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune și Declarația recapitulativă 390: ce operațiuni raportezi.
Atenție: O neconcordanță găsită automat nu înseamnă neapărat o sancțiune, dar poate declanșa o notificare, o solicitare de clarificări sau un control. Răspunde la timp și cu documente, după ce te consulți cu contabilul.
Rolul antreprenorului în calitatea SAF-T
Chiar dacă fișierul îl pregătește contabilul, mare parte din calitatea lui depinde de informațiile pe care le primește de la tine. SAF-T nu face decât să arate structurat ce există deja în contabilitate.
Ce poți face concret:
- documente complete și la timp: facturi, extrase de cont, contracte, procese-verbale; lista e în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului;
- parteneri corect identificați: denumire, cod fiscal și țară pentru fiecare client și furnizor;
- explicații pentru operațiunile neobișnuite: compensări, împrumuturi, aporturi, cesiuni;
- inventar corect la final de an, pentru că activele și stocurile pot fi raportate, ca în Inventarierea anuală: ce este și cum se face corect.
O regulă simplă: dacă balanța de verificare are solduri pe care nu le înțelegi, întreabă. Cum o citești ca antreprenor afli din Balanța de verificare: cum o citești ca antreprenor.
Corectarea unui fișier depus
Dacă după depunere descoperi erori în datele raportate, D406 se corectează prin depunerea unei declarații rectificative, conform procedurii prevăzute pentru această declarație. Corectura trebuie să plece din contabilitate: întâi se corectează înregistrările, apoi se generează din nou fișierul.
Ordinea corectă:
- identifici eroarea și cauza ei;
- corectezi înregistrările în contabilitate;
- verifici efectele asupra altor declarații, de exemplu decontul de TVA;
- generezi și validezi din nou fișierul;
- depui rectificativa și păstrezi recipisa.
Principiile generale ale corectării declarațiilor sunt explicate în Declarațiile rectificative: când și cum corectezi o eroare.
SAF-T la inspecția fiscală
La o inspecție fiscală, datele SAF-T sunt deja la îndemâna inspectorilor, iar discuția pornește adesea de la ele. Un fișier coerent, depus la timp, scurtează controlul și reduce numărul de solicitări de documente.
Înainte de un control, merită verificat că:
- toate perioadele au fost depuse și acceptate;
- rectificativele au fost depuse acolo unde s-au corectat date;
- există o explicație documentată pentru diferențele cunoscute.
Cum te pregătești pentru control în general afli din Inspecția fiscală: cum te pregătești și ce drepturi ai.
Ideile principale despre SAF-T
SAF-T, depus prin D406, este oglinda structurată a contabilității firmei, pe care ANAF o poate analiza automat și o poate corela cu e-Factura și cu declarațiile. Un fișier bun nu se face la final de lună, ci se construiește din documente complete, parteneri corect identificați și o contabilitate închisă riguros.
De reținut:
- D406 cuprinde jurnalul contabil, partenerii, facturile și plățile, plus activele anual și stocurile la cerere;
- periodicitatea urmează, de regulă, perioada fiscală de TVA, cu reguli proprii pentru neplătitori;
- fișierul se generează din program, se validează cu instrumentele ANAF și se depune cu certificat digital;
- maparea conturilor și nomenclatoarele se configurează o dată, cu grijă;
- erorile se corectează întâi în contabilitate, apoi prin rectificativă;
- termenele și categoriile de contribuabili se verifică în forma în vigoare.
Întrebări frecvente
SAF-T este același lucru cu e-Factura?
Nu. e-Factura transmite facturile individual, în momentul emiterii, iar SAF-T transmite periodic o copie structurată a contabilității, care include și facturile, dar și notele contabile, plățile și partenerii.
Pot genera D406 fără program de contabilitate?
Practic, nu. Fișierul are o structură complexă și se exportă din programul de contabilitate; completarea manuală nu este realistă decât pentru teste foarte simple.
Cât de des se depune D406?
Raportarea obișnuită urmează, de regulă, perioada fiscală de TVA a firmei, lunar sau trimestrial, cu reguli proprii pentru firmele neplătitoare de TVA. Activele se raportează anual, iar stocurile la cerere.
Ce se întâmplă dacă depun D406 cu erori?
Dacă fișierul nu trece validarea, nu este considerat depus și trebuie corectat. Dacă trece validarea, dar conține date greșite, corectezi contabilitatea și depui o declarație rectificativă.
Cine răspunde de corectitudinea fișierului SAF-T?
Firma, prin reprezentantul legal, rămâne responsabilă față de ANAF. Contabilul pregătește fișierul, dar datele depind de documentele și informațiile primite de la firmă.
