Jurnalele de TVA sunt documentele de bază din care iese decontul de taxă: unul pentru facturile emise de firmă (jurnalul de vânzări) și unul pentru facturile primite (jurnalul de cumpărări). Cine înțelege ce intră în fiecare și cum se leagă de decont poate depista singur erorile, fără să aștepte un control. Chiar dacă contabilul le întocmește, tu ești cel care îi dă documentele și răspunde de realitatea lor.
Imaginea de ansamblu a taxei o găsești în TVA pentru firme: ghid complet de la înregistrare la decont. Formatul exact al jurnalelor, rubricile și termenele se pot schimba, deci explicațiile de mai jos sunt principii generale, nu instrucțiuni de completare pentru o situație anume.
Ce sunt jurnalele de TVA și la ce folosesc?
Jurnalele de TVA sunt evidențe cronologice ale operațiunilor care produc taxă colectată sau taxă dedusă. Ele arată, pentru fiecare factură, data, partenerul, baza de impozitare, cota și taxa. La sfârșitul perioadei, totalurile se transferă în decontul de taxă.
Jurnalele nu sunt un exercițiu formal. Autoritatea fiscală le poate cere la un control, iar datele din ele trebuie să corespundă cu facturile, cu contabilitatea și cu declarațiile depuse. O diferență între jurnal și decont atrage întrebări; o diferență între jurnal și facturi atrage probleme mai serioase.
Ce intră în jurnalul de vânzări?
În jurnalul de vânzări intră toate documentele prin care firma livrează bunuri sau prestează servicii și care produc taxă colectată sau sunt relevante pentru taxă. Se includ facturile emise, facturile de avans, stornările, bonurile fiscale în forma cerută, autofacturile și operațiunile scutite sau netaxabile, în rubricile potrivite.
Fiecare operațiune trebuie încadrată pe tipul ei de regim: taxabilă cu o anumită cotă, scutită cu drept de deducere, scutită fără drept, taxare inversă, operațiune în afara sferei taxei. Încadrarea decide în ce rând al decontului ajunge suma. Pentru mecanismul decontului, vezi Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune.
Exemple de erori frecvente în jurnalul de vânzări:
- factură emisă, dar nerecunoscută în perioada corectă;
- avans încasat și nefacturat, deci nereflectat (vezi Avansul și TVA: când devine exigibilă taxa la încasare);
- stornare introdusă în altă lună decât cea a documentului;
- operațiune scutită înregistrată ca taxabilă, sau invers.
Ce intră în jurnalul de cumpărări?
Jurnalul de cumpărări cuprinde facturile primite de la furnizori și alte documente care dau drept de deducere: facturi de bunuri și servicii, documente vamale de import, facturi de avans, autofacturi pentru taxare inversă și achiziții intracomunitare. Pentru fiecare, înscrii baza, taxa și, mai ales, dacă taxa este deductibilă integral, parțial sau deloc.
Aici apar cele mai multe decizii de fond. O factură poate fi corectă formal, dar taxa să nu fie deductibilă: de exemplu, pentru cheltuieli fără legătură cu activitatea, pentru achiziții în scop personal sau pentru bunuri cu limitări de deducere. Încadrarea corectă a fiecărei facturi, pe baza condițiilor din Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită, este esența jurnalului de cumpărări.
Sfat: Cere contabilului să marcheze în jurnal facturile cu deducere limitată sau refuzată, cu un motiv scurt. Peste câteva luni, o notă clară te scutește de o căutare lungă.
| Jurnal | Ce conține | Cum se folosește |
|---|---|---|
| Vânzări | facturi emise, avansuri, stornări, autofacturi | determină taxa colectată din decont |
| Cumpărări | facturi primite, documente vamale, autolichidări | determină taxa dedusă din decont |
| Evidențe auxiliare | operațiuni speciale, pro-rata, ajustări | susțin rândurile complexe ale decontului |
Cum se leagă jurnalele de decont și de contabilitate?
Totalurile din jurnale trebuie să corespundă cu rulajele conturilor de taxă din contabilitate și cu rândurile decontului. Contabilul compară aceste trei seturi de cifre înainte de depunere. Diferențele pot apărea din facturi înregistrate într-o lună în jurnal și în alta în contabilitate, din cote greșite sau din operațiuni lipsă.
Dacă firma ta transmite facturile electronic, datele din sistemul național de facturare pot fi comparate cu jurnalele pentru a depista facturi lipsă. Cum funcționează acest sistem, vezi e-Factura: ghid complet pentru firme, de la SPV la arhivare, iar pentru primirea facturilor, Facturile primite în SPV: cum le descarci și le verifici. O potrivire între facturile din SPV și jurnalul de cumpărări reduce riscul ca o factură primită să nu fie înregistrată.
Reconcilierea lunară, pas cu pas
Un obicei care economisește multe corecturi este reconcilierea lunară, înainte de depunerea decontului:
- compari numărul și valoarea facturilor emise cu jurnalul de vânzări;
- compari facturile primite, inclusiv din SPV, cu jurnalul de cumpărări;
- verifici că totalurile de taxă din jurnale coincid cu conturile contabile;
- clarifici diferențele rămase, fie corectând, fie notând explicația;
- abia apoi depui decontul.
Pașii sunt simpli, iar efortul scade cu timpul, odată ce documentele ajung la contabil la timp. Despre circuitul lunar al documentelor, citește Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Ce faci dacă descoperi o eroare după depunere?
Dacă observi o greșeală în jurnale după ce ai depus decontul, corectezi jurnalul și depui o declarație rectificativă, în condițiile legii. Nu lăsa eroarea pentru „luna viitoare”, pentru că ea se transformă în diferență permanentă între depus și realitate. Pașii și termenele de rectificare sunt explicate în Declarațiile rectificative: când și cum corectezi o eroare.
Mai ales în cazul în care ai dedus taxă în plus, poate apărea o obligație de plată suplimentară, cu majorări. Dacă ai omis o deducere, ai de regulă posibilitatea de a o include într-un decont ulterior, cu respectarea termenelor. În ambele cazuri, notează motivul corecției în dosarul perioadei.
Cine răspunde de jurnale: tu sau contabilul?
Răspunderea este comună, dar nu egală. Contabilul întocmește jurnalele pe baza documentelor primite, dar tu răspunzi de realitatea lor și de transmiterea lor la timp. Dacă îi dai facturile târziu sau incomplete, jurnalele ies incomplete. Dacă el le încadrează greșit, tu suporți consecințele fiscale, chiar dacă poți cere despăgubiri conform contractului de prestări.
Pentru o relație sănătoasă, stabilește în scris termenele de predare a documentelor, formatul lor și persoana care răspunde de verificări. Un contabil bun îți explică încadrările neclare, în loc să le facă în tăcere. Pentru criterii de alegere, vezi Cum alegi un contabil pentru firma ta: întrebări și criterii utile.
Întrebări frecvente
Ce diferență este între jurnalul de vânzări și cel de cumpărări?
Jurnalul de vânzări cuprinde facturile emise și determină taxa colectată. Cel de cumpărări cuprinde facturile primite și determină taxa dedusă.
Jurnalele trebuie să coincidă cu decontul?
Da. Totalurile de taxă din jurnale se regăsesc în decont, iar diferențele trebuie explicate înainte de depunere.
Ce fac dacă o factură primită lipsește din jurnal?
O înregistrezi în perioada corectă, dacă mai este posibil, sau o incluzi într-un decont ulterior, cu respectarea condițiilor legale, apoi notezi motivul.
Poate verifica ANAF jurnalele?
Da, la control sau la cerere. Datele din jurnale trebuie să corespundă cu facturile, contabilitatea și declarațiile depuse.
Formatul jurnalelor poate să se schimbe?
Da. Verifică forma în vigoare cu un contabil sau cu ANAF.
