Cuprins 8 secțiuni
Stornarea unei facturi este operațiunea prin care corectezi o factură deja emisă, fără să o ștergi: emiți o a doua factură, cu valori negative, care anulează total sau parțial prima și face trimitere clară la ea. Se folosește când ai greșit prețul, cantitatea, datele clientului sau când marfa a fost returnată ori serviciul nu s-a prestat. Ea nu se aplică oricărei greșeli, iar alegerea între stornare, anulare și factură nouă contează pentru TVA.
Pe scurt, o factură emisă și transmisă nu se șterge și nu se rescrie. Ea rămâne în evidențe, iar corecția apare ca document separat, cu efect în contabilitate și în decontul de TVA. Mai jos vezi când stornezi, cum arată documentul, cum se ajustează taxa și ce schimbă e-Factura. Mecanismul general al taxei este explicat în TVA pentru firme: ghid complet de la înregistrare la decont, iar aici ne ocupăm doar de corecții.
Ce este stornarea unei facturi
Stornarea este emiterea unei facturi cu semn negativ, numită uneori „factură cu minus”, care reduce sau anulează efectele unei facturi anterioare. Documentul original rămâne valabil în arhivă, iar împreună cu factura de stornare arată clar ce s-a întâmplat între părți.
Ideea de bază este trasabilitatea. Un control sau o verificare de TVA trebuie să poată reconstitui drumul unei tranzacții: factura inițială, motivul corecției și suma finală care rămâne efectiv datorată. De aceea nu ai voie să rupi sau să înlocuiești fizic o factură deja înregistrată în contabilitate.
Stornare, anulare și factură nouă
Cele trei variante se confundă des, dar au efecte diferite:
| Situația | Ce faci | Efect |
|---|---|---|
| Factura a fost greșită și vrei să o refaci complet | Stornezi integral, apoi emiți o factură corectă | Prima factură se anulează, a doua o înlocuiește |
| Doar o parte din valoare se modifică | Stornezi parțial, pe liniile afectate | Rămâne datorată doar diferența |
| Factura nu a ieșit încă din firmă și nu e înregistrată | Poți proceda după regulile interne, dar cu atenție la numerotare | Seria rămâne fără goluri neexplicate |
| Clientul returnează marfa sau renunță la serviciu | Stornezi pe baza documentului de retur sau a acordului | Se reduce baza de impozitare |
Regula practică: dacă factura a produs deja efecte (a fost trimisă clientului, înregistrată în contabilitate sau transmisă în sistemul electronic), corecția se face prin stornare, nu prin ștergere.
Când se stornează o factură
Stornarea se justifică în câteva situații tipice, fiecare cu documentul ei de sprijin. Înainte să emiți factura cu minus, ai nevoie de motivul real, pentru că el determină și tratamentul TVA.
- Eroare de preț sau de cantitate: ai facturat altă valoare decât cea convenită.
- Date de identificare greșite: cod fiscal, denumire sau adresă incorecte, care afectează dreptul clientului la deducere.
- Retur de marfă: clientul întoarce bunurile, iar livrarea se anulează total sau parțial.
- Reduceri acordate ulterior: rabaturi sau bonificații stabilite după emiterea facturii.
- Anularea comenzii sau a serviciului: prestația nu a mai avut loc.
- Factură emisă din greșeală către un client care nu a comandat nimic.
Pentru datele clientului, în special, verifică înainte de emitere. Un cod fiscal greșit nu este doar o problemă formală: clientul poate pierde dreptul de a-și deduce taxa, iar cum funcționează acest drept vezi în Deducerea TVA: condițiile pentru a recupera taxa plătită.
Sfat: Cere motivul stornării în scris de la client sau de la colegul care a emis factura (un e-mail este suficient). Contabilul are nevoie de el pentru nota contabilă și, ulterior, pentru un eventual control.
Cum arată factura de stornare
Factura de stornare este o factură obișnuită, cu aceleași mențiuni obligatorii, dar cu valori negative și cu referire expresă la factura corectată. Ea primește număr propriu din seria firmei, nu reia numărul documentului original.
Elementele pe care le verifici înainte de transmitere:
- Seria și numărul propriu al documentului de stornare, în ordine cronologică.
- Referința la factura corectată: serie, număr și data acesteia, de regulă în câmpul de mențiuni.
- Datele identice ale furnizorului și ale clientului, ca în factura inițială, cu excepția cazului în care tocmai ele au fost greșite.
- Cantități și valori negative pe liniile stornate, cu aceeași cotă de TVA ca în documentul original.
- Baza de impozitare și TVA-ul, ambele cu minus, calculate corect.
- Data emiterii, care este cea reală, nu data facturii inițiale.
Dacă stornezi doar o parte, factura cu minus conține numai liniile afectate, iar pentru restul rămâne valabilă factura inițială. Când înlocuiești complet o factură, emiți întâi stornarea integrală și apoi factura nouă, corectă.
Cota de TVA la stornare
Stornarea păstrează cota de TVA din factura originală, chiar dacă între timp cota s-a schimbat. Logica este simplă: corecția anulează tranzacția așa cum a fost înregistrată, iar documentul nou, dacă este cazul, aplică regulile valabile la data operațiunii reale. Dacă nu ești sigur ce cotă corespunde unui produs, vezi Cota de TVA: cum afli cota corectă pentru produsul tău.
Cum se corectează TVA-ul în decont
Corecția de TVA se vede în decontul perioadei în care s-a emis factura de stornare, cu semn minus față de taxa colectată inițial. Nu modifici automat decontul lunii sau trimestrului inițial, cu excepția situațiilor în care greșeala a produs un efect în decont care trebuie rectificat.
În practică, contabilul tratează două cazuri diferite:
| Cazul | Tratamentul TVA |
|---|---|
| Stornare obișnuită, din motive comerciale (retur, rabat, anulare) | Ajustarea se face în perioada emiterii facturii de stornare, în decontul curent |
| Greșeală de înregistrare sau de calcul în perioada anterioară | Se poate impune rectificarea declarației, după regulile generale |
| Factură emisă clientului neplătitor de TVA | Aceeași logică, dar fără efect de deducere la client |
| Factură stornată într-un sistem de TVA la încasare | Ajustarea ține cont de momentul exigibilității |
Despre cum se completează și se depune decontul vezi Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune. Dacă firma ta aplică regimul special, corecția are particularități; mecanismul este descris în Sistemul TVA la încasare: cum funcționează și cine îl aplică.
Efectul la client
Clientul care și-a dedus TVA-ul din factura inițială trebuie să regularizeze și el, înregistrând factura de stornare cu minus. Dacă stornezi și clientul nu primește documentul, rezultă diferențe între cele două evidențe. De aceea trimite întotdeauna factura de stornare și confirmă primirea ei.
Atenție, mai ales la tranzacțiile cu parteneri din alte state membre. Corecțiile pe operațiuni intracomunitare au implicații și în declarațiile specifice; vezi Achizițiile intracomunitare și VIES: ce trebuie să știi pentru bazele mecanismului.
Stornarea în e-Factura
În sistemul e-Factura, factura de stornare se transmite ca un document separat, cu valori negative, legat de factura originală prin referință. Nu poți „retrage” o factură deja validată de sistem, deci corecția urmează aceeași cale ca factura inițială.
Pașii sunt aceiași ca la orice factură, iar validările tehnice se aplică la fel. Dacă ai nevoie de detalii despre încărcare și verificare, vezi Cum trimiți o factură în e-Factura: pași și validări. Dacă sistemul respinge documentul, cauzele cele mai frecvente sunt descrise în Erorile frecvente în e-Factura și cum le corectezi.
Câteva repere practice:
- fiecare factură de stornare are propriul număr și propria dată;
- referința către factura originală trebuie completată în câmpul prevăzut pentru documente precedente;
- dacă factura inițială a fost respinsă de sistem, ea nu a produs efecte și se tratează diferit, de regulă prin emiterea unei facturi corecte;
- ambele documente, original și stornare, se păstrează în arhivă pe durata legală.
Detalii despre păstrarea lor găsești în Arhivarea facturilor electronice: cum le păstrezi corect. Dacă ai nevoie de ajutor pentru ordinea de lucru în situații speciale, discută cu contabilul înainte de a emite corecția, pentru că unele cazuri (de exemplu facturile cu mai mulți beneficiari sau cele plătite deja) au tratament specific.
Greșeli frecvente la stornare
Erorile cele mai costisitoare apar când stornarea se face din reflex, fără să știi ce efect are în decont. Iată ce vezi cel mai des în practică:
- Ștergerea facturii din program în loc de stornare, ceea ce rupe numerotarea.
- Lipsa referinței la documentul corectat, care face corecția greu de urmărit.
- Cota de TVA modificată în factura de stornare față de original.
- Stornare fără acordul clientului, care provoacă diferențe între evidențe.
- Corecție în perioada greșită, fără verificarea dacă e nevoie de rectificarea declarației.
- Ignorarea facturilor primite: furnizorul stornează, iar firma ta nu își ajustează deducerea.
Un ultim lucru: păstrează un mic registru al corecțiilor, cu motiv, data și persoana care le-a aprobat. Cum se leagă aceste mișcări de restul dosarului contabil vezi în Documentele justificative: ce acte îi dai lunar contabilului.
Important: Informațiile din acest articol au caracter general. Regulile de facturare și de TVA se pot modifica, iar fiecare situație are particularitățile ei; pentru cazul firmei tale consultă contabilul sau un consultant fiscal și instrucțiunile oficiale ANAF.
Ce merită reținut despre stornare
Stornarea înseamnă să corectezi o factură emisă printr-un document nou, cu valori negative, nu să o ștergi. Ea păstrează istoricul tranzacției, ajustează TVA-ul în perioada în care se emite și se transmite în e-Factura ca document separat, legat de original. Alegerea între stornare parțială, stornare integrală și factură nouă depinde de motivul corecției și de momentul în care eroarea a fost descoperită.
De reținut:
- facturile emise nu se șterg, se stornează;
- factura de stornare are număr propriu și referință la original;
- ajustarea TVA se face, de regulă, în perioada emiterii stornării;
- clientul își regularizează și el deducerea;
- în e-Factura, stornarea este un document nou, nu o retragere;
- greșelile majore se discută cu contabilul înainte de corecție.
Întrebări frecvente
Pot șterge o factură emisă dacă am greșit?
Nu, dacă a fost înregistrată în contabilitate sau transmisă clientului ori sistemului electronic. În acest caz o corectezi prin stornare, pentru a păstra numerotarea și trasabilitatea.
Cum arată o factură de stornare?
Este o factură obișnuită, cu număr propriu, referire la factura corectată și valori negative. Păstrează aceleași date de identificare și, de regulă, aceeași cotă de TVA ca documentul original.
În ce decont se corectează TVA-ul?
De regulă, în decontul perioadei în care emiți factura de stornare. Dacă eroarea a produs efecte într-o perioadă anterioară, contabilul poate decide că se impune rectificarea declarației.
Se poate storna o factură transmisă în e-Factura?
Da. O factură validată nu se retrage, dar o poți corecta printr-o factură de stornare transmisă ca document separat, cu referință la cea inițială.
Trebuie să anunț clientul când stornez?
Da, trimite-i factura de stornare și confirmă primirea. Clientul își ajustează deducerea, iar evidențele celor două firme trebuie să rămână în concordanță.
