Factura respinsă de sistem: ce verifici înainte să o retransmiți

O factură respinsă la încărcare nu a fost înregistrată de sistem, deci trebuie reluată, nu corectată cu un document nou. Înainte de retransmitere citești mesajul de respingere, verifici datele firmei și ale partenerului, apoi structura fișierului. Retransmiterea fără o cauză identificată duce, de regulă, la aceeași respingere.

De ce este respinsă o factură la încărcare?

Sistemul respinge o factură atunci când fișierul nu respectă regulile de validare aplicate la primire. Nu discută conținutul comercial al facturii, ci forma ei: câmpuri lipsă, valori în format greșit, coduri care nu există sau date care nu se potrivesc între ele.

Cele mai frecvente cauze țin de trei zone. Prima este identificarea părților, adică CUI-ul sau codul de înregistrare scris greșit ori într-un format neacceptat. A doua este structura fișierului, de exemplu o secțiune obligatorie goală sau o ordine a elementelor care nu respectă specificația. A treia este coerența calculelor, când totalurile nu corespund cu suma liniilor sau cu cotele de taxă declarate.

Primul control: citește mesajul de respingere

Mesajul primit după încărcare indică, în mod obișnuit, motivul respingerii și, uneori, locul din fișier unde a apărut problema. Nu trece peste el și nu te mulțumi cu un „a dat eroare”. Notează textul exact, pentru că el îți spune dacă problema este de date, de format sau de calcul.

Dacă mesajul este greu de înțeles, compară-l cu lista de erori tipice din ghidul complet despre e-Factura. De multe ori eroarea se repetă pe mai multe facturi emise din același program, ceea ce arată o setare greșită, nu o greșeală punctuală.

Ce date verifici înainte de retransmitere

Parcurge aceeași listă de fiecare dată, în aceeași ordine. Astfel nu sari peste controale și ajungi mai repede la cauză.

1. Datele emitentului: denumirea, codul de identificare și adresa trebuie să fie cele din evidențele oficiale ale firmei.
2. Datele clientului: codul de identificare, scris fără spații și fără litere în plus, și adresa completă.
3. Liniile facturii: descrierea, cantitatea, unitatea de măsură și cota de taxă trebuie completate pentru fiecare linie.
4. Totalurile: baza, taxa și totalul de plată trebuie să rezulte exact din liniile facturii, cu rotunjirile aplicate unitar.
5. Data și numărul: numărul facturii să fie unic și în seria folosită de firmă, iar data să fie una validă.

Ce faci dacă problema este la partener, nu la tine?

Uneori respingerea apare pentru că datele clientului din program nu coincid cu cele reale. Contactează partenerul și cere-i codul de identificare și denumirea exact așa cum figurează în documentele lui de înregistrare. Păstrează răspunsul într-un mesaj scris, pentru a putea dovedi ce date ți-au fost comunicate.

Dacă transmiterea se face prin altcineva, verifică și drepturile de acces. O persoană fără împuternicire validă nu poate încărca facturi în numele firmei, iar situația este explicată în materialul despre împuternicirea în e-Factura.

Respinsă sau acceptată cu probleme: nu le confunda

O factură respinsă este diferită de una acceptată, dar emisă cu date greșite. În primul caz fișierul nu a intrat în sistem și se retransmite după remediere. În al doilea caz documentul există deja, iar corectura se face prin documentele prevăzute pentru stornare sau modificare, descrise în articolul despre corectarea unei facturi greșite.

Diferența contează pentru evidența ta: o factură respinsă nu trebuie stornată, pentru că nu a existat în sistem. Dacă o storni din greșeală, creezi un document inutil și îți complici evidența.

Când ceri sprijin și cum păstrezi dovezile

Dacă ai verificat toate punctele de mai sus și respingerea continuă, strânge dovezile: mesajul exact, fișierul transmis și momentul încărcării. Cu ele poți cere sprijin de la furnizorul programului de facturare sau de la contabil. Pentru situațiile în care trebuie să te adresezi instituției, găsești recomandări practice în materialul despre comunicarea cu ANAF.

Informațiile din acest articol sunt generale. Pentru situația concretă a firmei tale, consultă contabilul sau instituția competentă, mai ales dacă respingerile se repetă pe mai multe facturi sau afectează termene.

Mai multe materiale despre facturarea electronică găsești în categoria e-Factura și SAF-T.

Pe scurt

• O factură respinsă nu a intrat în sistem, deci se corectează sursa și se retransmite.
• Citește mesajul de respingere și notează-l exact înainte de orice altă acțiune.
• Verifică datele emitentului, ale clientului, liniile și totalurile, în aceeași ordine de fiecare dată.
• Nu storna o factură respinsă, pentru că ea nu a fost înregistrată.
• Păstrează fișierul, mesajul și momentul încărcării ca dovadă.