Declarația recapitulativă 390, numită și declarația VIES, este formularul prin care firma raportează la ANAF, pe fiecare partener din alt stat membru al Uniunii Europene, operațiunile intracomunitare realizate într-o lună: livrări și achiziții de bunuri, servicii prestate și servicii cumpărate. Pe baza ei, administrațiile fiscale din statele membre compară ce declară vânzătorul cu ce declară cumpărătorul.
Declarația nu calculează taxă de plată, dar are efecte fiscale reale: o livrare intracomunitară neraportată poate pierde scutirea de TVA, iar neconcordanțele cu partenerii declanșează solicitări de informații. Mai jos vezi cine o depune, ce intră în ea, cum alegi luna corectă și cum o corelezi cu celelalte declarații.
Ce este declarația 390 și la ce folosește
Declarația 390 este o declarație informativă lunară prin care România transmite celorlalte state membre, prin sistemul VIES, datele despre operațiunile intracomunitare ale firmelor românești. Este instrumentul prin care statul de destinație află ce bunuri și servicii au intrat la contribuabilii lui, ca să verifice dacă taxa a fost autolichidată.
Pe scurt, ea servește la:
- verificarea încrucișată a livrărilor intracomunitare scutite cu achizițiile intracomunitare autolichidate în celălalt stat;
- confirmarea condițiilor pentru scutirea livrărilor intracomunitare;
- identificarea operatorilor care declară operațiuni fictive sau incomplete;
- corelarea cu decontul de TVA și cu fișierul SAF-T al firmei.
Contextul general al operațiunilor cu alte state membre îl găsești în Achizițiile intracomunitare și VIES: ce trebuie să știi, iar locul lor în sistemul TVA românesc în TVA pentru firme: ghid complet de la înregistrare la decont.
Cine depune declarația 390
Declarația 390 o depun firmele înregistrate în scopuri de TVA, fie cu înregistrare normală, fie cu înregistrare specială, care au realizat în luna respectivă cel puțin o operațiune intracomunitară dintre cele prevăzute de lege. Dacă într-o lună nu ai nicio operațiune intracomunitară, nu depui declarația pentru acea lună.
| Situația firmei | Depune declarația 390? |
|---|---|
| Înregistrată normal, cu livrări către firme din UE în lună | da, pentru luna respectivă |
| Înregistrată normal, cu achiziții de bunuri sau servicii din UE în lună | da, pentru luna respectivă |
| Cu înregistrare specială, care cumpără servicii din UE | da, pentru lunile în care are astfel de achiziții |
| Înregistrată normal, fără operațiuni intracomunitare în lună | nu, pentru luna respectivă |
| Fără nicio înregistrare în scopuri de TVA | nu, dar poate fi obligată să se înregistreze special |
O observație importantă: declarația este lunară chiar și pentru firmele care depun decontul de TVA trimestrial. Perioada de raportare a declarației 390 nu urmează automat perioada fiscală a decontului, așa că verifică forma în vigoare și calendarul obligațiilor.
Ce operațiuni raportezi
În declarația 390 raportezi operațiunile intracomunitare grupate pe parteneri și pe tipuri de operațiune, fiecare marcată cu un cod stabilit de instrucțiunile formularului. În practică, codurile folosite frecvent sunt:
| Cod | Tipul operațiunii | Cine o raportează |
|---|---|---|
| L | livrări intracomunitare de bunuri, scutite | vânzătorul român |
| T | livrări în cadrul operațiunilor triunghiulare, de către intermediar | firma intermediară română |
| A | achiziții intracomunitare de bunuri, taxabile în România | cumpărătorul român |
| P | prestări de servicii către clienți din UE, cu locul în statul clientului | prestatorul român |
| S | achiziții de servicii de la prestatori din UE, taxabile în România | beneficiarul român |
Instrucțiunile mai prevăd rânduri pentru regularizări și secțiuni pentru stocurile puse la dispoziția clientului. Denumirile și codurile exacte se verifică în instrucțiunile formularului în vigoare, publicate de ANAF, pentru că formularul a fost modificat de mai multe ori.
Datele raportate pentru fiecare partener
Pentru fiecare rând completezi:
- codul țării partenerului;
- codul de TVA al partenerului, așa cum apare în VIES;
- denumirea partenerului;
- tipul operațiunii;
- baza impozabilă totală pentru acel partener și acel tip de operațiune, în lei.
Valorile se agregă pe partener și pe tip: dacă ai livrat de zece ori aceluiași client german în aceeași lună, raportezi un singur rând cu suma totală.
Un exemplu de lună cu mai mulți parteneri
Ia o firmă românească de mobilier, înregistrată normal în scopuri de TVA, care într-o lună face următoarele operațiuni:
- livrează de trei ori mobilier unui client din Germania și o dată unui client din Austria, cu transport dovedit în acele state;
- cumpără feronerie de la un furnizor din Italia, transportată în România;
- plătește unei platforme din Irlanda servicii de publicitate online;
- prestează servicii de proiectare pentru un client din Ungaria.
În declarația 390 a lunii respective apar cinci rânduri: un rând cu codul pentru livrări către clientul german (cu totalul celor trei livrări), un rând pentru livrarea către clientul austriac, un rând pentru achiziția de bunuri din Italia, un rând pentru serviciile cumpărate din Irlanda și un rând pentru serviciul prestat clientului din Ungaria. Fiecare rând are codul de TVA al partenerului, verificat în VIES. Aceleași operațiuni apar, pe totaluri, și în decontul de TVA al perioadei, iar livrările scutite trebuie să aibă dosarul de dovezi complet.
Dacă în luna următoare firma vinde doar pe piața internă și nu cumpără nimic din alte state membre, nu depune declarația 390 pentru acea lună.
Sfat: Verifică în VIES codurile partenerilor înainte de completare. Un cod invalid nu doar că blochează validarea rândului, dar poate pune sub semnul întrebării scutirea pentru livrarea respectivă.
În ce lună raportezi o operațiune
O operațiune intracomunitară se raportează în declarația aferentă lunii în care taxa a devenit exigibilă potrivit regulilor speciale pentru aceste operațiuni, nu neapărat în luna plății sau a livrării fizice. Pentru livrările și achizițiile de bunuri, exigibilitatea intervine, de regulă, la data facturii sau la o dată fixă din luna următoare faptului generator, dacă factura întârzie.
Câteva reguli practice:
- avansurile încasate pentru livrări intracomunitare nu determină, în general, exigibilitatea, deci nu se raportează la încasare, ci la livrare, conform regulilor speciale;
- serviciile continue, facturate periodic, se raportează pe perioadele de facturare sau de finalizare, după regulile faptului generator;
- facturile emise cu întârziere pot muta raportarea în luna următoare livrării fizice.
Aceeași lună trebuie să apară și în decontul de TVA, la rândurile corespunzătoare. Detaliile despre structura decontului sunt în Decontul de TVA (formularul 300): ce conține și cum se depune.
Termenul și modul de depunere
Declarația 390 se depune online, semnată cu certificat digital calificat, de regulă până la data de 25 a lunii următoare celei în care au avut loc operațiunile. Termenul și eventualele modificări se verifică în forma în vigoare și în calendarul obligațiilor fiscale publicat de ANAF.
Pașii sunt aceiași ca la celelalte declarații ANAF:
- Descarci formularul în vigoare sau îl generezi din programul de contabilitate.
- Completezi rândurile pe parteneri și pe coduri.
- Validezi formularul și corectezi erorile semnalate.
- Semnezi electronic și îl transmiți.
- Păstrezi recipisa la dosarul lunii.
Accesul online și împuternicirile pentru contabil sunt explicate în SPV pentru firme: înregistrare, împuterniciri și utilizare, iar planificarea tuturor termenelor în Calendarul obligațiilor fiscale: cum nu ratezi un termen.
Corelarea cu decontul și cu partenerii
Valorile din declarația 390 trebuie să se regăsească în decontul de TVA al aceleiași perioade, la rândurile pentru operațiuni intracomunitare. ANAF compară automat cele două declarații, iar statele membre compară raportările tale cu cele ale partenerilor.
Neconcordanțele frecvente apar din:
- diferențe de curs valutar între facturile partenerului și înregistrarea ta;
- luni de raportare diferite, când una dintre părți aplică altă regulă de exigibilitate;
- coduri de TVA greșite sau parteneri raportați cu alt tip de operațiune;
- facturi de corecție înregistrate de o parte, dar nu și de cealaltă.
Când primești o solicitare de clarificare, ai nevoie de facturi, documente de transport și corespondența cu partenerul. Corelarea mai largă cu datele contabile, inclusiv cu fișierul SAF-T, este explicată în SAF-T (D406): ce este fișierul standard de control fiscal.
Atenție: Lipsa declarației 390 sau raportarea incorectă a unei livrări intracomunitare nu este doar o problemă formală. Raportarea corectă face parte din condițiile scutirii, iar o livrare nedeclarată poate fi tratată ca livrare taxabilă în România, cu TVA de plată și accesorii.
Cum corectezi o declarație deja depusă
Erorile din declarația 390 se corectează prin depunerea unei declarații rectificative pentru luna în care a fost raportată greșit operațiunea. Corecția se face pe luna inițială, nu în luna în care descoperi eroarea, astfel încât datele să rămână corelate cu decontul și cu partenerul.
Situații tipice de corecție:
- un partener omis sau raportat de două ori;
- o bază impozabilă greșită;
- un cod de operațiune greșit, de exemplu prestare raportată ca livrare;
- o operațiune raportată în luna greșită, caz în care corectezi ambele luni.
Regulile generale despre când și cum corectezi declarațiile sunt explicate în Declarațiile rectificative: când și cum corectezi o eroare. Dacă eroarea afectează și decontul de TVA, corecția trebuie făcută coerent în ambele declarații.
Important: Informațiile au caracter general. Formularul, codurile de operațiune și termenele se pot modifica; pentru raportarea operațiunilor firmei tale consultă un contabil sau un consultant fiscal autorizat și instrucțiunile ANAF în vigoare.
Pe scurt despre declarația 390
Declarația 390 este oglinda operațiunilor tale cu firme din alte state membre: pe fiecare partener, pe fiecare tip de operațiune, pe fiecare lună în care ai avut astfel de tranzacții. Calitatea ei depinde de verificarea codurilor în VIES, de stabilirea corectă a lunii de raportare și de corelarea cu decontul.
De reținut:
- se depune doar pentru lunile cu operațiuni intracomunitare;
- o depun și firmele cu înregistrare specială în scopuri de TVA;
- valorile se agregă pe partener și pe tip de operațiune;
- luna de raportare urmează regulile speciale de exigibilitate;
- corecțiile se fac prin rectificativă pe luna inițială.
Întrebări frecvente
Trebuie să depun declarația 390 dacă nu am avut operațiuni intracomunitare?
Nu. Declarația se depune doar pentru lunile în care ai realizat cel puțin o operațiune intracomunitară dintre cele prevăzute de lege.
Depun declarația 390 trimestrial dacă decontul meu e trimestrial?
Nu automat. Declarația 390 are, ca regulă, perioadă de raportare lunară, independent de perioada decontului; verifică forma în vigoare.
Raportez și serviciile cumpărate de la platforme din UE?
Da, achizițiile de servicii de la prestatori din alte state membre, taxabile în România prin autolichidare, se raportează pe partener și pe codul corespunzător.
Ce se întâmplă dacă un partener nu raportează aceeași valoare?
Pot apărea solicitări de clarificare de la ANAF. Ai nevoie de facturi și documente de transport ca să explici diferența, iar dacă eroarea este a ta, depui rectificativă.
În ce monedă se raportează valorile?
În lei. Valorile în valută se convertesc după regulile de curs prevăzute de Codul fiscal pentru operațiunile respective.
