Împuternicirea contabilului la ANAF: ce poate și ce nu

Împuternicirea contabilului la ANAF este actul prin care permiți unei persoane, de obicei contabilul firmei, să acționeze în numele tău în relația cu administrația fiscală: să depună declarații, să consulte mesajele din Spațiul Privat Virtual, să ceară documente. Ea îi dă contabilului puterea de a face anumite acțiuni, dar nu transferă responsabilitatea față de stat, care rămâne, în principiu, a firmei.

Aproape toate firmele mici lucrează prin contabil, iar acest lucru este normal. Problema apare când împuternicirea se dă „la grămadă", fără limite, fără verificări și fără un plan pentru încheierea colaborării. Contextul larg al relației cu fiscul este în Relația firmei cu ANAF: ghid complet de obligații și termene. Forma actelor, formularele și condițiile se pot schimba, deci pentru situația ta concretă verifică informațiile curente ale ANAF sau discută cu contabilul.

Ce este o împuternicire și de ce ai nevoie de ea?

O împuternicire este un act prin care reprezentantul legal al firmei desemnează o altă persoană să îl reprezinte în fața unei instituții, pentru acțiuni precizate. Fără ea, contabilul nu poate depune actele în numele tău sau nu poate accesa ceea ce ține de contul firmei.

Există mai multe forme, cu rol diferit, iar diferența dintre ele contează:

Detaliile despre accesul în SPV și despre certificatul digital sunt în SPV pentru firme: înregistrare, împuterniciri și utilizare. Pentru reprezentare la inspecții sau în fața instanței, regulile pot fi diferite, deci întreabă un specialist.

Ce poate face contabilul în baza împuternicirii?

Contabilul poate face acțiunile pentru care a fost împuternicit și doar pe cele, în limitele actului. Prin urmare, ce poate face depinde de ce ai scris în împuternicire.

Acțiuni frecvente, atunci când sunt acoperite de act:

• depunerea declarațiilor periodice și anuale;
• consultarea mesajelor și a documentelor din SPV;
• descărcarea facturilor din sistemele electronice;
• depunerea unor cereri obișnuite;
• primirea unor documente în numele firmei.

Pentru acțiuni cu efecte mari, cum ar fi modificarea unor date de identificare, cereri de rambursare sau contestații, verifică dacă ești de acord să fie acoperite de aceeași împuternicire. Mai prudent este să le tratezi separat, cu acte dedicate și cu confirmare din partea ta.

Atenție: o împuternicire prea largă îi dă contabilului puterea să depună orice în numele firmei. Cere ca actul să enumere exact acțiunile permise.

Ce rămâne în responsabilitatea ta chiar dacă ai un contabil?

Rămân responsabilitatea față de stat, corectitudinea datelor pe care i le dai și supravegherea generală a modului în care firma își îndeplinește obligațiile. Un contabil bun reduce riscurile, dar nu preia riscul legal în locul administratorului.

În practică, rămân la tine:

1. Corectitudinea datelor primare: facturile, contractele, încasările, plățile, adică ceea ce intră în evidență.
2. Predarea la timp a documentelor către contabil.
3. Verificarea rezultatelor: citești declarațiile și situațiile înainte să fie depuse, măcar la nivel de sumă și de logică.
4. Plata obligațiilor, mai ales dacă banii sunt gestionați de tine.
5. Răspunsul la întrebări pe care contabilul nu le poate lămuri singur.

Dacă o declarație este depusă cu erori, firma este cea care apare în fața fiscului. Contractul cu contabilul poate prevedea răspunderea acestuia față de tine, dar asta este o relație între voi, nu o scutire în fața statului. Cum corectezi o eroare depusă, vezi în Declarațiile rectificative: când și cum corectezi o eroare.

Cum stabilești limitele colaborării în scris?

Limitele se stabilesc într-un contract de prestări servicii și într-o împuternicire coerente între ele, scrise pe înțelesul ambelor părți. Contractul explică ce face contabilul, iar împuternicirea ce poate semna. Dacă nu se potrivesc, apar neînțelegeri.

Un contract util ar trebui să cuprindă, în general:

• lista serviciilor incluse: evidență contabilă, declarații, consultanță;
• termenele interne de predare a documentelor de către tine;
• modul în care primești copii după ce se depune în numele tău;
• cine monitorizează mesajele ANAF și în cât timp te informează;
• ce se întâmplă la încetare: predarea registrelor, a arhivei, a accesului;
• confidențialitatea datelor.

Criteriile de alegere a unui contabil sunt discutate în Cum alegi un contabil pentru firma ta: întrebări și criterii utile. Un detaliu adesea ignorat: cere să primești, lunar sau trimestrial, o listă cu declarațiile depuse în numele firmei. Costă puțin și îți arată dacă ceva lipsește.

Cum verifici ce se depune în numele firmei?

Verifici consultând periodic situația din SPV, comparând-o cu lista primită de la contabil și citind declarațiile importante înainte de depunere. Nu e nevoie să înțelegi fiecare rând; e suficient să observi dacă cifrele sunt plauzibile față de activitatea ta.

Un mic control periodic poate arăta așa:

Această verificare se leagă de rutina descrisă în Comunicarea cu ANAF: canale, dovezi și bune practici. Dacă observi o nepotrivire, discută-o imediat, în scris, ca să existe o urmă.

Ce faci când colaborarea cu contabilul se încheie?

Când colaborarea se încheie, retragi accesul și împuternicirile, preiei documentele și te asiguri că noul contabil are informațiile necesare. Un acces lăsat deschis după plecarea cuiva este un risc evitabil.

Pași recomandați:

1. Notifici în scris încetarea colaborării, cu data de la care produce efecte.
2. Ceri predarea documentelor: registre, evidențe, arhiva, parole sau acces la programul de contabilitate.
3. Retragi accesul și împuternicirile din sistemele ANAF, conform procedurii în vigoare.
4. Verifici situația din SPV și din fișa obligațiilor, ca să vezi dacă totul era la zi la predare.
5. Împuternicești noul contabil și stabilești de la început regulile de lucru.

Dacă ți-a venit deja o notificare, nu amâna predarea, iar pentru modul în care răspunzi la ea vezi Notificarea de conformare ANAF: ce este și cum răspunzi.